Лекція № 9. Види робочих нарад та особливості їх проведення

Наради у видавничій компанії мають проводитися такі.

1. Тематична. Це нарада з чітко визначеного питання. Наприклад, нарада з обговорення тематичного плану видання на наступні півроку. Слугує тематична нарада меті детального обговорення питання, чіткому визначенню його сильних та слабких сторін і прийняттю рішення з обговорюваного питання.

Найбільш ефективна тематична нарада тоді, коли її організатор заздалегідь (за 1-2 тижні) призначив тему, час та місце зустрічі, та направив кожному з запрошених учасників пакет з усією необхідною для підготовки інформацією. За 1-2 дні до наради важливо надіслати учасникам її порядок денний. Також для наради слід підготувати проект рішення, яке має бути прийнятим – щоб усі присутні поставили свої підписи під цим рішенням (та у подальшому не казали «не пам’ятаю», «я такого рішення не схвалював» і подібне).

2. Координаційна. Ця нарада слугує для розподілу обов’язків між різними учасниками у спільному проекті. Особливо важлива така нарада з двох причин. Перша полягає у досягненні спільного бачення у всіх учасників щодо проекту як процесу та його результату. Коли таке спільне бачення поділяється усіма учасники проекту, їхні зусилля примножуються. Друга причина – це встановлення домовленості «на березі» про розподіл відповідальностей у проекті. Наприклад, якщо всі заздалегідь домовилися, що на цей проект компанією виділяється конкретна сума, то не може потім хтось сказати, що грошей немає, і треба їх шукати.

3. Мозковий штурм. Це досить гарна форма пошуку нових ідей. Організатор задає тему чи напрямок, а учасники мають придумати якомога більше ідей, не критикуючи жодну з них. Таким чином, завдання мозково го штурму полягає лише у пошуку ідей. Надзвичайно важливо проводити такі зустрічі періодично, для обміну думками та пошуку нових ідей для розвитку (тематичного плану видання чи окремої рубрики, видавничої компанії в цілому, пошуку нових клієнтів та підходів для продажу рекламних площ тощо).

4. Дискусія. Дискусія часто є логічним продовженням мозкового штурму, але дуже важливо чітко розрізняти ці дві наради. На відміну від мозкового штурму, дискусія передбачає постановку проблеми та пошук варіантів її вирішення. Їх треба роз водити у часі та запрошувати на них різних людей. Бо той, хто гарно придумує щось нове, і той, хто здатний гарно аналізувати, насправді є різними людьми.

5. Робоча група. Це вищий пілотаж серед усіх видів нарад. Фактично, це не нарада, а колектив людей, які збираються за певним алгоритмом і проводять наради різних типів. Оскільки члени робочої групи – це команда проекту, головна мета якого знайти рішення для складного питання чи проблеми. Зрозуміло, що до складу робочої групи входять різні люди – як за темпераментом, так і за фахом. Це – група експертів, професіоналів, які можуть вільно переключатися, наприклад, з дискусії на мозковий штурм і знову повертатися до дискусії. Тому спрямовувати діяльність робочої групи має дуже професійний модератор.