3Тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар

Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы орталықтандырған түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады («жеке өзіне» деген белгісі барынан басқасы). Конверттер жойылады, мұнда жіберушінің мекен-жайы тек конвертте ғана болса, онда сақталуы мүмкін. Барлық түскен құжаттар тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар болып сұрыпталады. Құжаттарды тіркеу – құжатқа бірегей тіркеу нөмірін (құжат индексін) бере отырып және ол туралы тіркеу журналына мәліметтер жаза отырып, оны жасау немесе қабылдау фактісін белгілеу.  Іс қағаздарын жүргізу қызметі тіркелмейтін құжаттарға мыналарды жатқызады: 1. Жарнама материалдары.

2. Жиналыстар, конференциялар туралды хабарламалар және олардың бағдарламалары. 3. Прейскуранттар.

4. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер)

5. Телеграммалар.

6. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер.

7. Құттықтау хаттары және шақыру билеттері.

8. Бухгалтерлік құжаттар.

9. Танысу үшін көшірмесі жіберілген хаттар.

тіркелмейтін құжаттар

Құжаттардың барлығы бірдей тіркеле бермейді. Әрбір ұйымда осындай құжаттар тізбесі арнайы жасалады және басшы бекіткен іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығына не ережесіне енгізіледі. Тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды үлгісі

1. Мәлімет үшін жіберілген хат (көшірмесі).

2. Телеграмма және кезекті еңбек демалысына және іссапарға рұқсат берген хат. 3. Мамандарды шетелге іссапарға жіберу туралы техникалық тапсырма және

іссапар сметасы.

4. Мәжілістер, жиналыстар және күн тәртібі туралы хабарламалар

5. Кестелер, өтінімдер, т.б.

6. Танысу үшін жіберілген ақпараттар.

7. Оқу жоспарлары, бағдарламалар.

8. Жарнамалық хабарландырулар, плакаттар, жиналыс, конференция

бағдарламалары. 9. Прейскуранттар.

10. Техникалық талаптар.

7 Билет.

1 Жеке құрам бойынша ереже, оның деректемелері.

Жеке құрам бойынша ереже дәстүрлі түрде «Ішкі еңбек тәртібінің Ережесі»деп аталады.Онда жұмысшыларды жұмысқа алу,босату тәртібі, кәсіпорын мен қызметкерлердің негізгі құқықтары,міндеттері,кәсіпорындағы еңбек шарттары мен ұйымдастырылуы анықталады. Құжат мәтінінің бөлімдері: -«Жалпы ережелерде» ереженің құқықтық негізі анықталады,мамандардың санаттары белгіленеді. -«Жұмысқа алу» бөлімінде түрлі санаттағы қызметкерлерді жұмысқа алудың тәртібі мен мерзімі,еңбек қатынастарын ресімдеудің тәртібі түсіндіріледі. -«Жұмыс уақыты мен демалыс уақыты» бөлімінде жұмыс аптасының,жұмыс күнінің ұзақтығы,демалыс күндері,мерізімінен артық жұмыс істеудің шарттары белгіленеді. -«Еңбек демалысы» бөлімінде демалыстың ұзақтығы, кезеңдері,ақы төлеу және демалыстың әртүрлі түрлерін алудың тәртібі ұарастырылады. -«Іссапар және ауыстыру» бөлімінде басқару істерінің мерзімі,шарттары және тәртібі белгіленеді. -«Еңбекақы,әлеуметтік сақтандыру және өтемақы төлеу» бөлімі өте маңызды бөлім болып есептеледі.Бұл бөлімде еңбекақының түрі,еңбегі үшін сыйақының көлемі мен шарттары,еңбекақыны төлеудің кезеңдері,өтемақының мөлшері мен төлену тәртібі анықталады. -«Мадақтау және жазалау шаралары» бөлімінде моральдік және материалдық мадақтау,жазалаудың түрлері,шарттары және тәртібі белгіленеді. -«Қызметтен босату» бөлімінде әртүрлі санаттағы жұмысшыларды қызметтен босатудың шарттары мен тәртібі,бұл жағдайдаңы кепілдіктер мен өтемақылар қарастырылады. -«Еңбек дауларын қарау» бөлімінде қызметке алу,босату,жазалау жөніндегі еңбек даулары бағыныштылық немесе заңдар негізінде шешіледі.

2 Өтініш, келісім, түйін, олардың құрылымы мен өзара ерекшеліктері. Өтініш – мекеме, ұйым, кәсіпорын басшыларының атына жеке тұлғалардың атынан қолмен жазылатын ресми құжат. Өтініштің мәтіні қысқа, түсінікті, қарапайым түрде жазылуы керек.

Деректемелері:

- адресат;

- құжаттың атауы;

- мәтіні;

- күні;

- қолы, тегі

Тапсырмалар:

1) Жұмысқа қабылдау туралы өтініш жазыңыз;

2) Кезектен тыс еңбек демалысын беру туралы өтініш жазыңыз;

3) Іссапарға бару туралы өтініш жазыңыз;

4) Өз еркіңізбен жұмыстан босатуға байланысты өтініш жазыңыз;

5) Жұмыстан босату туралы өтініш жазыңыз;

6) Материалдық көмек сұрап басшыңыздың атына өтініш жазыңыз;

7) Іссапарға бару туралы өтініш жазыңыз;

8) Отбасы жағдайына байланысты жұмыстан уақытша сұранып өтініш жазыңыз.

Үлгі

Павлодар қаласының

Абай атындағы №10 жалпы

білім беру мектебінің

директоры А. А. Әбішке

Павлодар қ. Мир к. 10-үй,

11-пәтерде тұратын

азамат А. А. Ахметтен

Өтініш

Мені биология пәнінің мұғалімі ретінде жұмысқа алуыңызды өтінемін. Мен 2001 жылы С. Торайғыров атындағы ПМУ-ды биология және химия мамандығы бойынша бітіргенмін.

Қажетті құжаттар өтінішке тіркелген.

00.00.0000 қолы /тегі/

«Арай» ЖШС-ның

директор А. А. Әбішке

бағдарламашы А. А. Ахметтен

Өтініш

Маған 2007 жылғы қазанның 1-інен 2007 жылғы желтоқсан-ның 31-іне дейін кезекті еңбек демалысын беруіңізді өтінемін.

00.00.0000 қолы /тегі/

«Арай» ААҚ-сының

директоры А. А. Әбішке

жоспарлау бөлімінің

бастығы А. А. Ахметтен

Keлісім - тараптардың бәсекені шектеуге немесе жоюға, кәсіпкерлік қызметте негізсіз артықшылық алуға бағытталған кез келген шарттық (тікелей, деңгейлеснемесеконгломераттық) қатынасы.^[1]

КЕЛІСІМШАРТ

Келісімшарт — тараптар арасында қандай да бір қатынастардың орнауы туралы келісімді белгілейтін және реттейтін құжат.

Мысалы: сату — сатып алу туралы, ауыстыру туралы, қарызға беру туралы немесе сыйға беру туралы және тағы басқа.

Қатысатын адамдар санына қарай келісімшарттар екіжақты немесе көпжақты болады. Келісімшарттың бас жағында келісім жасалған мекенжай және айы, күні, жылы сөзбен жазылады. Содан кейін тараптардың аты-жөні, мекенжайы, жеке куәліктерінің нөмірі және сол куәлікті берген мекеме атауы көрсетіледі. Сосын келісімшарт мәтіні жазылады. Мысалы, пәтерді сату — сатып алу туралы келісімшартта пәтерге қатысты бірнеше мәлімет беріледі, яғни пәтер кімнің жекеменшігі, ТИБ-те тіркелген нөмірі, ТИБ-тің анықтамасы бойынша пәтердің құны, пәтердің жалпы пайдалы аумағы және сол уақытқа дейін көрсетілген пәтердің ешкімге сатылмағаны, қарыз өтеуге берілмегені, дау-таласта, тыйым салуда болмағаны көрсетіледі.

Соңында келісімшарт нотариалдық кеңседе куәландырылады. Келісімшарт үш дана етіп жасалады. Оның бірі нотариалдық кеңседе сақталады. Қалған даналары қатысушы тараптарға беріледі.

2007 жылғы 13 мамырда осы келісімшартты мен, Жазықова Шолпан Ахатқызы, Көкшетау қаласындағы лицензия № 365 "Айқын" нотариалдық кеңсенің нотариусы куәландырамын.

Осы келісімшартқа менің қатысуым кезінде Тараптар қол қойды. Тараптардың жеке басы анықталды, құқықтық іс-әрекетке қабілеттілігі және сатылатын автокөліктің сатушыға тиесілі екендігі тексерілді.

Келісімшарт мәтіні дауыстап оқылды. № 257 тізбеге тіркелді. Тариф бойынша 500 теңге мемлекеттік салық алынды.

Нотариус

(қолы)

3 Қолхат, оның құрылымы Қолхат – белгілі бір құндылықтардың (құжат, мүлік, бағалы

зат, ақша,т.б.) алынғанын куәландыратын ресми құжаттың бір түрі. Мұнда алынған заттың аты, көлемі, саны, тізімі, т.б. беруші адамның толық мәліметтері және заттың қайтарылу мерзімі көрсетіледі.

Деректемелері:

- құжат түрінің атауы;

- мәтіні;

- құжаттың күні;

- қолхат жазған тұлғаның қолы мен тегі;

- куәландыру белгісі;

- куәландырған тұлғаның қолы мен аты-жөні, тегі;

- мөрі;

- күні.

Тапсырмалар:

1) Үлгі бойынша өзіңіздің досыңыздан бағалы зат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;

2) Алынған ақшаны келісілген мерзімде қайтаруға байланысты қолхат жазыңыз;

3) Танысыңыздан қомақты ақша алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;

4) Жолдасыңыздан ақша алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;

5) Жұмыс орнынан құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;

6) Кадрлар бөлімінен керекті құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз.

Үлгі

Қолхат

Мен, Айбек Сұлтанбекұлы Сапар, жеке куәлік №000212 ҚР ІІМ 09.06.1989 жылы берілген, мекен-жайым: Павлодар қ., Ак. Сатпаев к., 32-үй, 57-пәтер, азаматша, Қарлығаш Сәбитқызынан, жеке куәлік №000153 ҚР ІІМ 04.07.1993 жылы берілген, мекен-жайы: Павлодар қ., Иса Байзақов к., 126-үй, 112-пәтер ,

10000 (он мың) АҚШ долларын алдым.

10000 (он мың) АҚШ долларын 200_ жылғы қыркүйектің 1-іне қайтаруға міндеттенемін.

00.00.0000 қолы /тегі/

А. С. Сапардың қолын куәландырамын

Мемлекеттік нотариус М.О. қолы /тегі/

8 билет

.1 Штат кестесі, оның құрылымы. Штаттық кесте. Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға (бұдан әрі – компания) құрылтайшыларына, олардың қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне мүмкіндік береді.

Компанияның ұйымдық құрылымыдеген ұғымға келсек, бұл сол компанияны дербес заңды тұлға ретінде ұстап тұрған барлық бөлімшелердің, сондай-ақ филиалдар мен өкілдіктердің жиынтығы және олардың иерархиялық сипаты (тік бағыныстылық және көлденең өзара байланыс) болып табылады. Құрылымдық бөлімшелердің атаулары иерархия (бағыныстылық) бойынша (басшылық, негізгі қызмет орындары, көмекші қызмет орындары, қызмет көрсету салалары т.б.) немесе топтарға бөлініп көрсетіледі.

Компанияның штат мөлшері немесе компания штатыдегеніміз – компаниядағы жалдамалы қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және сандық мөлшері. Тізбеде құрылымдық бөлімшелер (ұйымдық құрылымдар) бойынша лауазымдық жалақылар (таривтік ставкалар), қосымшалар мен сыйақылар (пайыздық мөлшері немесе жалпы сомасы) немесе еңбекке ақы төлеудің өзге де жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі. Ұйымдық құрылым сипаты жазылып, штаттық кесте берілген құжат мәтіні, әдетте, кесте формасында жасалады. Штат кестесіне енген лауазым атаулары (штат бірліктері) жұмыс және жұмысшы кәсібі туралы Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығында, Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің 2002 жылғы 22 қарашадағы № 273 бұйрығымен бекітілген Басшылар, мамандар және өзге де қызметтік лауазымдар біліктілік анықтамалығында көрсетілген атаулармен сай келуі керек. Таңдап алынған кандидаттарды белгілі бір лауазымға тағайындау кезінде Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрінің 2005 жылғы 27 қаңтардағы № 43 бұйрығымен бекітілген Техникалық және қызмет көрсету кәсіптері (мамандықтары) бойынша кәсіби дайындық пен біліктілік дәрежесін куәландыру ережелерін басшылыққа алу қажет.

Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат саны негізгі ұйымдық-құқықтық құжаттар қатарына жатады. Оларды міндетті түрде мемлекеттің өкілетті органы немесе компанияның өзі бекітіп, елтаңбалы мөрмен куәландыруы тиіс. Аталған нормативтік актілерді бекіту «БЕКІТІЛДІ» немесе «БЕКІТЕМІН» деген гриф қою арқылы немесе бұйрық (қаулы,өкім т.б.) шығару арқылы жүзеге асырылады.

Мемлекеттік кәсіпорындарды және жарғылық капиталы толықтай немесе едәуір бөлігі мемлекеттікі болатын компанияларды құру кезінде бұл мәселе бұрын әзірленіп қойылған тұрпатты ұйымдық құрылымдар (бұлар, әдетте, министрліктер (комитеттер, агенттіктер) туралы ережелерге қосымша ретінде тіркеледі) мен штат санының белгіленген лимиттері негізінде шешіледі. Мәселен, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 21 қыркүйектегі «Штат санының лимиттерін бекіту туралы» № 1433 қаулысымен 2000 жылғы 1 қаңтардан бастап республика министрліктерінің, агенттіктері мен ведомстволарының, сондай-ақ олардың аумақтық органдарының штат санына байланысты лимиттері бекітілді. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2000 жылғы 28 желтоқсандағы «Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің территориялық органдарын құру туралы» № 1920 қаулысымен олардың штат саны жөніндегі жалпы лимиті 520 бірлік мөлшерінде болып белгіленді.

Штаттық кесте нысанының үлгісі 

Ұйымның ресми ататуы (мемлекеттік тілде)	Ұйым эмблемасы	Ұйымның ресми ататуы (орыс тілінде)
ШТАТ КЕСТЕСІ		ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
________________ № ________
Шығарылған орны (мемлекеттік тілде)		Шығарылған орны (орыс тілінде)
		БЕКІТЕМІН   Штат санының бірлігі ___  еңбек жалақысының айлық қоры _____теңге. Ұйым басшысы   Қолы    А.Ә.Тегі «____»__________200__ ж. Мөр

2 Өмірбаян, оның толтыру ерекшеліктері Өмірбаян – жеке тұлғаның өмірінен алынған мәлімет жазылатын құжат. Оның құрылымына құжаттың аты, автордың аты-жөні, тегі, туған жылы, айы, күні, ата-анасы туралы мәлімет, білімі және жұмыс орны мен қызметі, наградалары мен марапаттаулары, қоғамдық жұмыстарға қатысуы, отбасы жағдайы және құрамы, мекен-жайы мен телефоны, жазған күні, айы, жылы, жеке қолы сияқты деректер кіреді.Үлгі

Өмірбаян

Мен, Айдын Ахметұлы Айдархан, 1975 жылғы қазанның 15-інде Павлодар қаласында, қызметкерлер отбасында дүниеге келдім.

Отбасымызда 5 адам бар. Әкем, Ахмет Досымханұлы Айдархан, Павлодар қаласының №1 қалалық емханасында дәрігер. Шешем, Ажар Омарқызы Айдархан, Павлодар қаласының №41 жалпы білім беру мектебінде тарих пәнінің мұғалімі.

1981 жылы Павлодар қаласының №12 орта мектебіне бардым. 1984 жылы №2 орта мектепке ауыстым. 1991 жылы осы мектепті бітіріп, сол жылы Павлодар индустриалдық институтының машинажасау факультетіне түстім. Институтты 1996 жылы машинажасау мамандығы бойынша бітірдім. 1996-1998 жылдары Алматы облысының Отар қаласындағы № 10007 әскери бөлімде әскери міндетімді атқардым, сержант атағым бар. 1998-2000 жылдары Павлодар трактор жасау заводында инженер болып жұмыс істедім. 2000-2002 жылдары «Қазақстан Алюминийі» АҚ-сында бағдарламашы болып жұмыс істедім. 2002 жылдан бері «Қазақстан Алюминийі» АҚ-сында инженер болып қызмет атқарудамын.

Үйленгенмін. Әйелім, Мөлдір Нұрғазықызы, «Жас дарын» мектебінде әдіскер болып жұмыс істейді. Ұлымыз, Қанат Айдынұлы, №101 балалар бақшасына барады.

Мекен-жайым: Павлодар қ., Естай к., 44-үй, 152-пәтер

00.00.0000. қолы / тегі /

3 Шығыс құжаттар, олардың толтыру ерекшеліктері мен деректемелері

9 билет. 1 Қаулылар, шешімдер , олардың толтырылу ерекшеліктері мен құрылымы Қаулы – алқалылық негiзiнде жұмыс iстейтiн мекемелерде шешiмдердi, ұйғарымдарды жинақтайтын ресми құжат. Қаулы мәжiлiстерде, жиналыстарда талқыланатын мәселелер бойынша қабылданады. Онда көрсетiлген шаралардың орындалуы мiндеттеледi.

Iрi мекемелерде, министрлiктер мен ведомстволарда ең маңыздымәселелер бойынша алдын-ала анықтама және анықтама бойынша қаулының, шешiмнiң жобасы әзiрленедi. Қаулы мен шешiм тiлдiк құрылымы жағынан ұқсас болып келеді.Тұрғын үй жағдайын жақсарту

қажеттігіне мұқтаждарды есепке алу туралы

        (аты-жөні)(атауы) шағынауданы, (номер)-үй, № (номер) пәтермекенжайындағы туыстарының үйінде 18 ш.м. 2 адам тұрады. Азамат  (аты-жөні) өтінішін және ұсынылған құжаттарды қарай келіп,аудан әкімі ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ:     ҚР «Тұрғын үй қатынастары туралы» Заңының 68-бабына сәйкес, ҰОС қатысушысы, азамат  (аты-жөні) тұрғын үй жағдайын  жақсарту мақсатында мұқтаждар есебіне алынсын, отбасы құрамы – 1 адам.  

(Лауазымы)                                                                (аты-жөні)  

                                   Келісілді:

(Лауазымы)                                                                (аты-жөні)   (Лауазымы)                                                                (аты-жөні)  

                                   Енгізген:

(Лауазымы)                                                                (аты-жөні)

2 Анықтама, оның деректемелер құрамы. Анықтама – белгілі бір фактіні немесе оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын құжат түрі.

Деректемелері:

- мекеме, ұйым, кәсіпорын атауы;

- құжаттың номері;

- құжаттың атауы;

- датасы;

- мәтін;

- мекеме басшысының лауазымы;

- мөр;

- қолы, тегі

«АРАЙ» ЖШС-і

№2 АНЫҚТАМА

«___» __________ 20___ж. Павлодар қ.

Арман Қайратұлы Ахмет 2000 жылдан ақпарат бөлімінде бағдарламашы болып жұмыс істейді.

А. Қ. Ахметтің бір айлық еңбекақысы 30000 (отыз мың) теңге көлемінде.

Анықтама Ұлттық зейнетақы қорына көрсету үшін берілді.

«АРАЙ» ЖШС-ның төрағасы М.О. қолы /тегі/

3 Компьютерде іс қағаздарын толтыруДербес компьтерде құжаттарды жасау, өндеу үшін бірнеше бағдарламалар құрылған:   Microsoft Office Word   Microsoft Office Excell   Microsoft Office Publisher  Бірақ оның ішіндегі ең негізгісі күнделікті қолданып жүретін мәтіндік редактор Microsoft Word болып табылады. Бұл бағдарламада құжаттарды толығымен жасап шығару, өндеу, түзетулер енгізу, жою және т.б. мүмкіншіліктер толығымен қарастырылған.  MS WORD - мәтіндік құжаттарды дайындауға, түзетуге және қағазға басып шығаруға арналған Windows жүйесінің қосымша программасы.Ол-мәтіндік және графикалық информацияларды өңдеу барсында жүзден аса операциялды орындай алатын ең кең тараған мәтін редакторының бірі.  Қазіргі компьютерлік технологияларда орындауға болатын кез келген операция бұл ортада жүзеге асырыла береді. Мысалы, басқа ортада дайындалған мәтіндік фрагменттер, кестелер, суреттер сияқты неше түрлі объектілерді байланыстыра отырып осы ортаға енгізуге болады. Жалпы, Word редакторында типография жұмысына керекті баспа материялдарын теруден бастап, олардың оригинал – макетін толық жасауға дейінгі барлық жұмыс орындалады. Мұндай құжаттар мен кестелерді көрікті етіп , безендіруге қажет көптеген дайын шаблондар , стильдер , жазылып бірден орындалатын ішкі макропрограмалар тілі , қарапайым графиктік бейнелерді салатын аспаптар және т. с. с. жетіп артылады.  Бұл бағдарламады жұмыс жасаудың даму қарқыны келесідей дамиды:  1. Пуск – Программы - Microsoft Office - Microsoft Office Word, жұмыс үстелінде контексттік менюді шақырып Создать - Microsoft Office Word, ашылған бума ішінде Файл – Создать - Microsoft Office Word командаларын орындап жаңадан мәтіндік редакторды жүктейміз де керек мәтінді тереміз.  2. Іс-қағаздарды қазақ тілінде теру үшін біз мәтәндәк редактордың, яғни Microsoft Office Word бағдарламасының тілін аустыру қажет. Ол үшін Пуск- Панель управления – Язык и региональные стандарты командасын орындап «Языки» вкладкасын ашып «подробнее» батырмасын шертеміз де «добавить» командасын беріп қазақ тілін тілдер мәзіріне қосып алмыз да, оны есептер тақтасында «тілдер панелінде» қазақ тілін таңдап аламыз.  3. Теріліп алынған мәтінді тексеріп шығарып оны басып шығарамыз. Ол үшін келесі команданы орындау қажет Файл – Печать және «ОК» батырмасын шерту немесе стандарттық панелінде «печать» батырмасын шерту арқылы қағаз беіне түсіреміз.  4. Содан соң бұл құжаттың алдағы уақыттың керек-керек еместігіне қарай оны сақтаймыз. Файл – Сохранить как... командасы сол құжатты қандай атпен және қай жерде сақтау керектігін қамтамасыз етеді немесе стандарттық панельде «сохранить батырмасын шертеміз.  5. Мәтіндік редактордын шығамын Оң жақ үстінжегі «х» батырмасын шертеміз немесе Файл – Выход командасын орындаймыз.  Microsoft Office Word бағдарламасында кейбір құжаттардың шаблондары сақталған. Мысалы, резюме, хаттар, есептер және т.б. Оларды іске қосу үшін Файл – Создать командасын орындаймыз да оң жақ бетте шыққан сұхбаттық терезеде «шаблоны» бөлімінде «на моем компьютере» батырмасын шерткенде құжаттар түрлері алдымызға шығады. Олардың ішінен белгілі бір құжат үшін шеберді қолданып өзіміздің қалауымызға қарай құжаттың түр-сипатын анықтаймыз. Содан соң құжаттың мазмұнын енгіземіз.  Құжат даярлау үшін дербес компьютердегі тағы бір редактордың бірі Microsoft Office Excell кестелік редакторы қолданылады. Microsoft Excel - бұл құжаттарды тез арада таблица түрінде дайындауға арналған программа.  Ол математикалық амалдарды, күрделі есептеулерді жеңілдету үшін қолданылады. Осы кестедегі мәліметтер негізінде әртүрлі диаграммалар тұрғызып, мәліметтер базасын даярлауға болады.  EXCEL программасын іске қосу үшін «Пуск» менюінің «программы» тобынан «Microsoft Excel» таңдаңыз. Excel терезесі ашылады. Excel:

1- меню жолынан тұрады, яғни «Файл», «Вставка», «Правка», «Вид» және т.б.  2- Стандартты аспаптар тақтасы  3- Форматтау аспаптар тақтасы  Excelде құжатымызды сақтау, жаңа құжат ашу, қағазға басып шығару, қате тексеру т.б операциялар үшін стандартная аспаптар тақтасы, ал құжатымызды өндеуге және көрнекті қылдырып көрсету үшін форматирование аспаптар тақтасы қолданылады немесе меню командалары қолданылады.  4- Формула жолында біріншісі- төртбұрышты көрсеткіш тұрған ұяшықтың адресін көрсетеді. = белгісі бар жол формула жолы деп аталады да көрсеткіш тұрған ұяшықтағы текст, формула, яғни ұяшықтағы т.б мәндерді көрсетеді. Егер ұяшықтағы текст қате жазылса, тышқанмен осы жолға түртіп, қате жөндеуге болады.  Одан төмен Excel жұмыс парағы орналасқан. Жұмыс парағының төменгі жағында Excel жұмыс режимінің көрсеткіші орналасқан. Excel мәлімет енгізуді күтетін сәтте, ол Дайын режимінде болып, режим индикаторы Готов сөзін көрсетеді.  Құжаттар даярлауға Microsoft Office Publisher бағдарламасы біршама көмегін тигізетіні мәлім. Бұл редактор арқасында түрлі сипаттағы құжаттар жасауға болдады. Оның ішінде шығыс туралы есеп, факстік баяндамалар, инвентарлық ведомосттер, буклеттер, бұйрықтар, қаулылар және т.б. іс-қағаздары кіргізілген. Ең алдымен құжаттар даярламас бұрын Правка – Личные данные командасын орындап өзіңіз және жұмыс істейтін мекеме туралы толық ақпаратты енгізгеніңіз дұрыс. Ол сіз таңдаған құжаттың қаңқасы дұрыс құрылуына әсерін тигізеді. Содан соң алдыңызда тұрған құжат нысанын көрсетілген мәлімет негізінде толтыру қажет. Бұл бағдарламаны жүктеу , өндеу, жою, жабу Microsoft Office бағдарламасының барлығына тән жолмен жүзеге асырылады.

ІІІ Қорытынды  Іс жүргізудің автоматтандырылған жүйелерінде, бағыт-тандыру модульдерінде құжаттардың әр түрлі және түрлілігі үшін келісушілердің алдын-ала жасалған тізіміне сәйкес бұл процесс автоматты түрде жүзеге асырылады. Мысалы: келісім-шарт автоматты түрде бухгалтерияға, заңгерге және келісім-шарт үлгісіне тәуелді – басқа мүдделі бөлімшелерге түседі.  Автоматты жүйе құжаттың өтуіне бақылауды, егер құжат қайсы бір бөлімшеде бөгеліп қалған жағдайда ескертуді жүзеге асырады. Белгілі бір құжатқа рұқсат беретін тұлғалардың тізімін басшы бекітуі тиіс. Бұл тек құжатты жасауды жеделдетіп қана қоймайды, қателерді болдырмауға мүмкіндік береді.  Басқару қызметінде орын алған стандартты емес жағдайды көрсететін жеке мәтінде құжатты жасауды талап ететін жағдайлар кездеседі. Компьютер мұндай құжатты жасау кезінде дн көмектеседі.  Құжатты әзірлеудің бірінші кезеңі – мұндай үлгілердегі мәселелерді шешудің тәртібін айқындайтын нормативтік-әдістемелік құжаттардың заңдық базаларын зерттеу екені мәлім. Құжаттарды әзірлеудің бұл кезеңі заңдық базаларының күрделілігіне, оңай қол жеткізбейтіндігіне және заң шығару материалдарын іздеу жұмыстары бойынша көп еңбектенуді қажет ететін жұмыстарды жүргізу қажеттілігіне байланысты жиі назардан қалып отырды. Қазіргі уақытта жан-жақты заң шығару және нормативтік-әдістемелік құжаттарды қамтитын көптеген заң және құқықтық деректер банктерінің бар болуы құжаттардың әзірлену сапасын айтарлықтай арттыруға мүмкіндік береді.  Құжатты жасауға әзірлеудің екінші кезеңі – осы мәселе бойынша мұның алдындағы құжаттарды, осыған ұқсас мәселелер бойынша құжаттар мен шешімдерді зерттеу б.т. Құжаттарды іріктеу проблемасы көп жағдайда әзірленіп жатқан құжаттың дұрыстығын, қарама-қайшы еместігін және толықтығын айқындайды. Тіркеудің кәртішкелік жүйесі кезінде құжаттарды тақырыптық іріктеу пәндік-тақырыптық кәртішкелермен шектелетін және жұмсалған айтарлықтай еңбек толық қайтарымын бермейтін. Тек тіркеудің компьютерлендірілген жүйесі ғана құжаттар мен автоматтандырылған іздеу арасында байланыс орнату арқылы тапсырылған мәселе бойынша барлық қажетті құжаттарды іс жүзінде табуға, ал құжаттардың мәтіндерін толық сақтау жүйесі кезінде – барлық қажетті ақпаратты экранға бірден шығаруға мүмкіндік береді.  Құжатты әзірлеудің үшінші кезеңі – нақтылы ситуациялар бойынша деректер жинау б.т. Бұл кезеңде деректердің алынған базаларымен қатар ұйымда, мекемеде және фирмада әзірленген деректер базалары пайдалануы мүмкін.  Құжат қарапайым мәтін түрінде ұсынылуы мүмкін:  Таблица ақпараттардың көрнекілігі мен қолайлылығы үшін жақсы нысан б.т. Үлкен энциклопедиялық сөздікке сай таблица (польск. tablica, лат. tabula – тақта, тізім) – белгілі бір жүйеге келтірілген мәліметтердің тізбесін, сандық деректерді; мәлі-метті, тізімдемені білдіреді. Мәтіндік сипаттағы ақпарат-тардағы таблицалар тікелей MS Word-та тиісті бағдарламамен байланыстырыла сақтала отырып көшіріледі, ол құжатқа енгізілген деректерді жаңартуға және редакциялауға мүмкіндік береді. Таблицаның түрлі-түсті безендірілуін қабылдауды жеңілдетеді.  Диаграмма (грек. diagramma – бейнелеу, сурет, сызба ) – көлемнің ара-қатынасын көлнекілілікпен көрсетіп бейнелеу. Диаграмманың кең тараған нұсқасы гистограмма (грек. histos, бұл жерде – бағана және ...грамма), яғни бағаналы диаграмма. Гистограмма аралас тік бұрыштардың жиынтығын білдіреді. Диаграмманы сандық көрсеткіштері бар таблицалардың негізінде оңай жасауға болады. Таблица тікелей MS Word-да жасалуы мүмкін, егер көрсеткіштерді өзгерту, таблицалардың мәнін есептеу және деректерді қайта есептеу қажет болса MS Excel пайдаланылады. Қажетіне орай ондаған нұсқалардың ішінен диаграммалардың кез-келген қолайлы түрін таңдап алуға болады.  Диаграмма, таблицалар, суреттер және басқа да элементтер  автоматты түрде нөмірленуі мүмкін. Бұл жаңа элемент қосылған кезде нөмірлеудің автоматты түрде өзгеруін және тиісті таблицалар мен диаграммаларға жасалған сілтемелерді құжаттың мәтініне енгізуді жүзеге асыруға мүмкіндік береді.  Мәтіндік редакторлар жазу машинкаларына қарағанда мәтінді рәсімдеу үшін айтарлықтай мол мүмкіндік береді. Атап айтқанда: тақырыпшаларды жазуға, абзацтық шегерімдерді жасауға, мәтін жолдары арасындағы ұлғайтылған кеңістік-терді жоюға, жуан қаріптермен, курсивпен боліп, мәтінді жәй және қосарланған сызықтармен сызып көрсетуге, қаріптің көлемі мен үлгісін өзгертуге, мәтіннің сыртқы үлгісін жақсартуға және мазмұнын қабылдауды жеңілдетуге мүмкіндік береді. Алайда, бір құжатта түрлі гарнитуралардағы қаріптердің көп санын пайдалану орынсыз деп саналады, ол құжатты оқуды қиындатады.  Бір компьютерден екінші компьютерге берілетін құжаттар ұйымның барлық компьютерлерінде бірдей болып көрінуі үшін біркелкі орыс қаріптері орнатылған. Маңызды сәттері бөліп көрсету үшін мәтінде түрлі-түсті безендіруді пайдалануға болады.  Мәтінді әзірлеу кезінде синонимдер, антонимдер, түсіндірме сөздіктер, ал мәтіндерді шетел тілдерінде даярлаған кезде – ағылшын-орыс, орыс-ағылшын немесе тиісінше неміс, франсуз тілдеріндегі сөздіктерді пайдалануға болады. Олар таңдалған сөзді сөздіктің тиісті бабында сол сәтте қарауға мүмкіндік береді.  Осылайша компьютер ең күрделі деген құжаттың өзін тез әрі сауатты жасауға және оны әсем безендіруге мүмкіндік береді.

10 билет. 1 Хаттама, оның құрылымы мен түрлері . Хаттама – мекеменiң, ұйымның, кәсiпорынның жиналысы мен мәжiлiстерiнде қаралған, талқыланған, қорытындыланған істерді тiркейтiн ресми құжат.

Қоғамдық тәртiптiң бұзылғаны туралы факт тiркелетiн ресми құжат. Хаттамада қаралған мәселелер бойынша баяндамашының, талқылауға қатысқан сөйлеушiлер сөздерiнiң қысқаша мазмұнынан және алынған нақты қаулылардан тұрады. Хаттамаға мекеме басшысы, фактiнi тiркеуге жауапты адам және хаттаманы жазған адам қол қояды, мөр басылады.

Деректемелері:

- мекеменiң, ұйымның, кәсiпорынның атауы;

- құжаттың номері, атауы;

- мекеменің орналасқан жері (қаланың атауы)

- күнi;

- төраға мен хатшының аты-жөні;

- қатысқандар туралы мәлiмет (саны, аты-жөнi, лауазымы);

- күн тәртiбi;

- негізгі мәтіні;

- қабылдаған қаулы;

- төраға мен хатшының қолдары

Мекеменің атауы

№ Хаттамасы

мекеменің орналасқан жері (қаланың атауы)

00.00.0000

Төраға – А.Ахмет

Хатшы – Н.Омар

Қатысқандар: 15 адам /тізім қоса берілді/

Күн тәртібінде:

1. 2007 жылдың бірінші жартысында атқарылған жұмыстардың есебін талқылау туралы.

2. 2007 жылдың екінші жартысында атқарылатын жұмыстардың жоспарын бекіту туралы.

1.ТЫҢДАЛДЫ: ______________________________________________

(баяндаманың мәтіні ІІІ жақтан жазылады)

СӨЙЛЕГЕНДЕР: _____________________________________________

(баяндаманың мәтіні ІІІ жақтан жазылады)

ҚАБЫЛДАНҒАН ҚАУЛЫ: ____________________________________

2. ТЫҢДАЛДЫ: _____________________________________________

СӨЙЛЕГЕНДЕР: _____________________________________________

ҚАБЫЛДАНҒАН ҚАУЛЫ: ____________________________________

Төраға қолы /тегі/

Хатшы қолы /тегі/