3. Регистры бухгалтерского учёта, их классификация, требования к оформлению

Чтобы получить сведения о финансово-хозяйственной деятельности организации, данные о хозяйственных операциях, содержащиеся в ПУД, должны систематизироваться, накапливаться и отражаться на счетах в виде бухгалтерских проводок. Для этой цели предназначены регистры бухучёта (учётные регистры).

Учётные регистры – это специальные таблицы определённого формата и графления, на которых ведётся запись хозяйственных операций. Они являются сводными учётными документами, основными носителями учётной информации.

Регистры можно классифицировать по нескольким признакам в зависимости:

• от характера учётных записей (регистры хронологической записи; регистры систематической записи; регистры комбинированные);

• от объёма содержания хозяйственных операций (регистры систематической записи делятся на синтетические и аналитические);

• от формы построения (регистры односторонние, двухсторонние, многографные и шахматной формы);

• от внешнего вида (карточки, отдельные листы-ведомости, специальные книги-журналы, машинограммы).

Регистры последней группы рассмотрим более подробно.

Карточки – отдельные листы из плотной бумаги или картона, которые имеют вид таблиц, разграфлённых для нужд учёта. Они бывают определённых стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке.

Карточки предназначены для аналитического учёта основных средств (инвентарные карточки учёта основных средств) и материально-производственных запасов (карточки учёта материалов; карточки учёта малоценных и быстро изнашивающихся предметов).

Карточки открываются на 1 год и регистрируются в специальном реестре. Между собой они не скрепляются и хранятся в специальных ящиках-картотеках. Это облегчает их группировку по необходимому признаку – по материально-ответственным лицам, а внутри – по субсчетам.

Отдельные листы (ведомости) – это разновидность карточек, но большего формата и с большим количеством сведений. Они делаются из менее плотной бумаги, чем карточки, поэтому могут заполняться с помощью технических средств.

Ведомости - это самый распространённый вид регистров (например, мемориальные ордера; платёжная ведомость на выдачу зарплаты). Они предназначены для синтетического и аналитического учёта, заводятся обычно на месяц или квартал.

Ведомости хранятся не в картотеках, а в специальных папках или скоросшивателях, откуда могут изыматься для внесения записей, подсчёта.

Бухгалтерские книги (журналы) состоят из листов бумаги одного формата и различного графления.

Например, Кассовая книга; Главная книга; Книга учёта доходов и расходов; Инвентарная книга учёта основных средств, Журнал операций и др.

До начала записей все страницы в книгах должны быть пронумерованы и сброшюрованы. На последней странице указывается количество пронумерованных листов (страниц), ставятся подписи руководителя и главбуха и проставляется печать.

На каждой книге (журнале) указывают:

• наименование учреждения,

• год, на который она открыта,

• оглавления субсчетов, открытых в ней.

Машинограммы – отдельные листы, заполненные с помощью компьютера и содержащие показатели учётных регистров.

Регистры могут вестись и на машинных носителях информации (дисках, дискетах). При этом должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Статья 10 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ устанавливает основные требования к содержанию и порядку оформления регистров бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 4 ст. 10, обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 5 ст. 10 Закона).

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 6 ст. 10 Закона).

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа (п. 7 ст. 10 Закона).

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 8 ст. 10 Закона).

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета (п. 9 ст. 10 Закона).

В новом Законе нет упоминания о коммерческой тайне в отношении содержания регистров и ответственности за ее разглашение.

Из учётных регистров данные о хозяйственных операциях, произведённых предприятием за определённый период времени, переносятся в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчётность.