1. Система бухгалтерской документации: основные понятия

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), частью системы управленческой документации является бухгалтерская документация предприятия. Все документы, входящие в группу с кодом 07 «Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятия», связаны единством целевого назначения – в совокупности они обеспечивают возможность вести бухгалтерский учёт, формировать исчерпывающую информацию для целей управления производством.

В ОКУД бухгалтерская документация разделена на три блока:

1. 073 – Первичная учётная документация;

2. 072 – Регистры бухгалтерского учёта;

3. 071 – Отчётная бухгалтерская документация.

Такая градация полностью отвечает логике документирования хозяйственной деятельности предприятия, которое является основой бухгалтерского учёта, важнейшим элементом его метода.

Результатом документирования всех хозяйственных операций (фактов хозяйственной жизни), проводимых организацией, являются первичные учётные документы (ПУД). Они фиксируют факты хозяйственной жизни и отражают множество натуральных и стоимостных показателей.

Регистры бухгалтерского учёта предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в ПУД, для её отражения на счетах бухгалтерского учёта (аналитических и синтетических) и в бухгалтерской отчётности.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность - информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом №402-ФЗ.

Бухгалтерская отчётность составляется на основе данных синтетического учёта по установленным правилам.

В рамках каждого из 3-х выделенных блоков документы не однородны. Рассмотрим это более подробно.

2. Первичные учётные документы, применяемые в бухгалтерии, их классификация, основные требования к содержанию и порядку оформления

Первичные учётные документы (ПУД) можно классифицировать по нескольким признакам:

1) по целевому назначению они делятся на:

• организационно-распорядительные,

• оправдательные (исполнительные),

• комбинированные,

• бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные ПУД предписывают совершить какое-либо действие или ряд действий. Их особенность состоит в том, что информация из них не переносится непосредственно в учётные регистры.

Например: приказ на выплату премии; наряд на выполнение работ; платёжное поручение на перечисление денежных средств с расчётного счёта; лицевые счета по оплате труда и др.

Перечень организационно-распорядительной документации в области бухгалтерского учёта и налогообложения, необходимой предприятию, не зависящий от условий его хозяйствования, организационной формы и видов деятельности:

• Приказ об учётной политике определяет способы ведения бухгалтерского и налогового учёта, рабочий план счетов, формы первичных документов, порядок проведения инвентаризации и пр.

• Приказ об утверждении графика документооборота определяет перечень работ по созданию, обработке и систематизации отчётных данных. Обычно имеет вид схемы или перечня.

• Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливает круг лиц, имеющих право выдавать разрешение на совершение той или иной хозяйственной операции, подписывать договоры, акты, счета-фактуры, финансовые документы и т.п.

• Приказ по подотчётным суммам устанавливает круг подотчётных лиц и срок, на который выдаются денежные средства под отчёт, максимальный размер подотчётной суммы.

• Приказ о лимите остатка кассы определяет лимит остатка кассы на конец рабочего дня в структурных подразделениях либо в удалённых кассах предприятия. Издаётся на основании Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утв. Банком России от 05.01.1998 № 14-П.

• Приказ о порядке расходования средств на представительские цели устанавливает круг лиц, которые могут расходовать средства на эти цели, предельный их размер на год с расшифровкой по статьям расходов, порядок документального оформления представительских расходов. Издаётся в соответствии со ст. 264 Налогового Кодекса РФ.

• Приказ о назначении инвентаризационной комиссии устанавливает перечень лиц, входящих в ту или иную комиссию по инвентаризации материальных ценностей, основных средств, денежных средств, полномочия председателя и членов комиссии, порядок проведения и сроки инвентаризации.

Оправдательные (исполнительные) ПУД подтверждают факт совершения определённых действий и обоснованность их совершения.

Например: авансовый отчёт, расписка, накладная, доверенность и т.д.

Комбинированные ПУД сочетают в себе функции и распорядительного и оправдательного документа.

Например: платёжная ведомость, расходный кассовый ордер, которые в первой части содержат распоряжение выдать определённую сумму денег конкретному лицу, а во второй части лицо, получившее наличные деньги, расписывается в их получении.

Документы бухгалтерского оформления предназначены исключительно для целей бухгалтерского учёта. Они конкретизируют или поясняют отражение в бухучёте каких-либо фактов хозяйственной деятельности или их последствий, если для записей хозяйственных операций нет других документов.

Например: бухгалтерская справка, исправительная запись, расчёты отпускных, расчёты рентабельности, расчёты издержек производства к реализованной продукции.

Таким образом, документы бухгалтерского оформления являются основанием и подтверждением учётных записей.

2) По количеству отражённых операций ПУД делятся на:

• разовые и

• групповые (накопительные).

Разовый документ составляется отдельно по каждой операции. Например: расходный кассовый ордер, накладная на отпуск материалов.

Групповой (накопительный) документ отражает несколько операций за определённый период. Например: расчётно-платёжная ведомость на выплату зарплаты работникам.

3) По месту составления ПУД могут быть:

• внутренними,

• внешними (входящими),

• исходящими.

Внутренние ПУД составлены внутри предприятия, не выходят за его пределы. Например: кассовые ордера (приходный и расходный), акты ввода в эксплуатацию основных средств.

Внешние ПУД, т.е. входящие, составлены вне предприятия, поступают на него со стороны. Например: накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков; железнодорожные накладные и пр.

Исходящие ПУД – это официальные документы, представленные предприятием внешним пользователям. Например: доверенность предоставляет доверенному лицу права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или гражданина).

Статья 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ устанавливает основные требования к содержанию и порядку оформления первичных учетных документов:

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Таким образом, в отличие от статьи 9 Закона № 129-ФЗ, в Законе № 402-ФЗ нет нормы, согласно которой первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Напомним, что прежде исключение делалось лишь для документов, по которым отсутствовали образцы в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Теперь же требование использования «унифицированных» форм первичных учетных документов сохраняется только для организаций государственного сектора, где они устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Учитывая это, в закон введена норма, согласно которой «формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета». Это значит, что в учетную политику хозяйствующих субъектов необходимо внести раздел, в котором следует привести образцы форм первичных учетных документов, применяемых в данной организации.

В первичном учетном документе, как и ранее, допускаются исправления (если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета). Однако в Законе № 402-ФЗ ничего не сказано о возможности внесения исправлений в банковские и кассовые документы.

Комментируя Закон № 402-ФЗ, И.Н. Ложников разъясняет, что при решении вопроса о внесении исправлений в банковские и кассовые документы следует руководствоваться не только нормами этого Закона, но и требованиями банковского законодательства, в частности, Положением «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (утв. Банком России от 03.10.2002 № 2-П). В нем сказано, что «исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются» (п. 2.11 Положения). Аналогичная норма установлена и для кассовых документов.