2.1. Унификация пуд, назначение основных реквизитов

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте» № 129-ФЗ (ст. 9 пункт 2), документы принимаются к учёту, если они правильно оформлены, т.е. составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, утверждаемых Госкомстатом.

Унификация форм (установление единообразия, приведение к единой форме) производится для упрощения и облегчения составления и обработки документов. Она способствует рациональной организации учёта, систематизирует его.

Формы унифицированных документов приспособлены и для обработки вручную, и для ведения учёта в условиях механизированной обработки учётных данных.

Бухгалтерии работают с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем (УС) документации:

• УС организационно-распорядительной документации;

• УС первичной учётной документации;

• УС расчётно-денежной документации и др.

Их разработчиками являются Госкомстат, Минфин, Госбанк, Главархив (Гос. архивная служба России).

Кроме бланков типовых (унифицированных) форм, бухгалтерии могут использовать бланки специализированных форм, которые разрабатывают министерства (ведомства) для обязательного применения в подведомственных учреждениях.

Так, в соответствии с приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов…», для ведения бухучёта в бюджетных учреждениях используются:

-формы ПУД и регистров класса 05 ОКУД "УС бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления", которые разработаны с учётом специфики их деятельности;

-отдельные формы ПУД класса 03 ОКУД «УС первичной учётной документации».

Перечень и формы ПУД и регистров бухгалтерского учета приведены в Приложениях №1, 2, 3 к Приказу № 173-н.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета необходимо оформлять в соответствии с Методическими указаниями по их заполнению, также приведенными в Приложении №5 к данному Приказу.

Документы, для которых унифицированные формы не предусмотрены, могут быть разработаны и конкретной организацией. Они должны быть утверждены в приказе об Учётной политике организации и обязательны для применения только в её пределах.

Для придания юридической силы документам, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм, они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа (формы);

2. дата составления;

3. наименование экономического субъекта, составившего документ;

4. содержание факта хозяйственной жизни;

5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (в случае составления ПУД с применением средств автоматизации и их передачи в системах телекоммуникаций).

В официально утверждённых типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Положением по ведению бухучёта и отчётности № 34-н (1998 г.) предприятиям предоставлено право, кроме обязательных, включать в ПУД дополнительные реквизиты в соответствии со спецификой их производственного процесса и технологии обработки учётной информации. При этом нельзя изменять реквизиты, предусмотренные в унифицированных формах. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом предприятия.

Как правило, используются следующие дополнительные реквизиты:

• Номер документа;

• Адрес предприятия;

• Основание для выполнения хозяйственной операции, отражённой в ПУД (договор, приказ, распоряжение и т.п.);

• «в т.ч. сумма НДС руб.» (в накладных, актах приёмки-передачи). Этот реквизит включается в ПУД, потому что Инструкция Госналогслужбы № 39 (1995 г.) «О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость» требует выделения в них сумм НДС отдельной строкой.

Отсутствие в ПУД каких-либо обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухучёта. Оно может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как такие ПУД не имеют юридической силы и не являются подтверждением факта совершения хозяйственных операций.

Чтобы исключить претензии налоговиков, надо заполнять все обязательные реквизиты. Если по какой-то причине некоторые из них не заполнены и проверяющие расценивают это как «грубое нарушение» - не следует спешить с уплатой штрафа. Как свидетельствует арбитражная практика, часто суды занимают сторону налогоплательщиков.

Это происходит потому, что не все из обязательных реквизитов являются так уж и обязательными. Например, отсутствие кода формы (семизначный номер документа в ОКУД) или расшифровки подписи является нарушением правил бухучёта. Но это не является основанием утверждать, что хозяйственная операция вообще не имела места или была совершена неправомерно. Поэтому следует знать назначение основных реквизитов, применяемых в ПУД.