1. Система бухгалтерской документации: основные понятия

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), частью системы управленческой документации является бухгалтерская документация предприятия. Все документы, входящие в группу с кодом 07 «Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятия», связаны единством целевого назначения – в совокупности они обеспечивают возможность вести бухгалтерский учёт, формировать исчерпывающую информацию для целей управления производством.

В ОКУД бухгалтерская документация разделена на три блока:

1. 073 – Первичная учётная документация (ПУД);

2. 072 – Регистры бухгалтерского учёта;

3. 071 – Отчётная бухгалтерская документация.

Такая градация полностью отвечает логике документирования хозяйственной деятельности экономического субъекта (предприятия, организации, учреждения), которое является основой бухгалтерского учёта, важнейшим элементом его метода.

Результатом документирования всех фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций), проводимых организацией, являются ПУД. Они фиксируют факты хозяйственной жизни (совершения хозяйственных операций) и отражают множество натуральных и стоимостных показателей.

Регистры бухгалтерского учёта предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в ПУД, для её отражения на счетах бухгалтерского учёта (аналитических и синтетических) и в бухгалтерской отчётности.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность - информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом №402-ФЗ.

Бухгалтерская отчётность составляется на основе данных синтетического учёта по установленным правилам.

В рамках каждого из 3-х выделенных блоков документы не однородны. Рассмотрим это более подробно.

2. Первичные учётные документы, применяемые в бухгалтерии, их классификация

Согласно статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни (хозяйственной операции) подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичные учётные документы (ПУД) можно классифицировать по нескольким признакам:

1) по целевому назначению они делятся на:

• организационно-распорядительные,

• оправдательные (исполнительные),

• комбинированные,

• бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные ПУД предписывают совершить какое-либо действие или ряд действий. Их особенность состоит в том, что информация из них не переносится непосредственно в учётные регистры.

Например: приказ на выплату премии; наряд на выполнение работ; платёжное поручение на перечисление денежных средств с расчётного счёта; лицевые счета по оплате труда и др.

Перечень организационно-распорядительной документации в области бухгалтерского учёта и налогообложения, необходимой экономическому субъекту, не зависящий от условий его хозяйствования, организационной формы и видов деятельности:

• Приказ об учётной политике определяет способы ведения бухгалтерского и налогового учёта, рабочий план счетов, формы первичных документов, порядок проведения инвентаризации и пр.

• Приказ об утверждении графика документооборота определяет перечень работ по созданию, обработке и систематизации отчётных данных. Обычно имеет вид схемы или перечня.

• Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливает круг лиц, имеющих право выдавать разрешение на совершение той или иной хозяйственной операции, подписывать договоры, акты, счета-фактуры, финансовые документы и т.п.

• Приказ по подотчётным суммам устанавливает круг подотчётных лиц и срок, на который выдаются денежные средства под отчёт, максимальный размер подотчётной суммы.

• Приказ о лимите остатка кассы определяет лимит остатка кассы на конец рабочего дня в структурных подразделениях либо в удалённых кассах экономического субъекта. Издаётся на основании Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утв. Банком России от 05.01.1998 № 14-П.

• Приказ о порядке расходования средств на представительские цели устанавливает круг лиц, которые могут расходовать средства на эти цели, предельный их размер на год с расшифровкой по статьям расходов, порядок документального оформления представительских расходов. Издаётся в соответствии со ст. 264 Налогового Кодекса РФ.

• Приказ о назначении инвентаризационной комиссии устанавливает перечень лиц, входящих в ту или иную комиссию по инвентаризации материальных ценностей, основных средств, денежных средств, полномочия председателя и членов комиссии, порядок проведения и сроки инвентаризации.

Оправдательные (исполнительные) ПУД подтверждают факты хозяйственной жизни (факт совершения определённых хозяйственных операций) и обоснованность их совершения.

Например: авансовый отчёт, расписка, накладная, доверенность и т.д.

Комбинированные ПУД сочетают в себе функции и распорядительного и оправдательного документа.

Например: платёжная ведомость, расходный кассовый ордер, которые в первой части содержат распоряжение выдать определённую сумму денег конкретному лицу, а во второй части лицо, получившее наличные деньги, расписывается в их получении.

Документы бухгалтерского оформления предназначены исключительно для целей бухгалтерского учёта. Они конкретизируют или поясняют отражение в бухучёте каких-либо фактов хозяйственной жизни или их последствий, если для их записей нет других документов.

Например: бухгалтерская справка, исправительная запись, расчёты отпускных, расчёты рентабельности, расчёты издержек производства к реализованной продукции.

Таким образом, документы бухгалтерского оформления являются основанием и подтверждением учётных записей.

2) По количеству отражённых операций ПУД делятся на:

• разовые и

• групповые (накопительные).

Разовый документ составляется отдельно по каждой операции. Например: расходный кассовый ордер, накладная на отпуск материалов.

Групповой (накопительный) документ отражает несколько операций за определённый период. Например: расчётно-платёжная ведомость на выплату зарплаты работникам.

3) По месту составления ПУД могут быть:

• внутренними,

• внешними (входящими),

• исходящими.

Внутренние ПУД составлены внутри предприятия, не выходят за его пределы. Например: кассовые ордера (приходный и расходный), акты ввода в эксплуатацию основных средств.

Внешние ПУД, т.е. входящие, составлены вне предприятия, поступают на него со стороны. Например: накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков; железнодорожные накладные и пр.

Исходящие ПУД – это официальные документы, представленные предприятием внешним пользователям. Например: доверенность предоставляет доверенному лицу права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или гражданина).