2. Основной этап

Основной этап начинается с вводного совместного совещания группы экоаудита с руководством и ведущим персоналом аудируемой организации, выделенным для участия в экоаудите. Вводное совещание имеет своей целью:

а) представление членов группы экоаудита руководству и ведущему персоналу аудируемой организации;

б) обсуждение Плана экоаудита (и/или Программы экологического аудирования, если она имеется) и организации его выполнения;

в) краткое сообщение о методике и процедурах, которые будут использованы при проведении экоаудита;

г) установление связей между членами группы экоаудита и выделенным для участия в экоаудите ведущим персоналом аудируемой организации;

д) подтверждение доступности необходимой документации, производственных объектов, средств обслуживания, контактов с персоналом на рабочих местах, необходимых экоаудиторам для выполнения своих обязанностей по проведению экоаудита;

е) рассмотрение регламента работ и обеспечение условий безопасности для экоаудиторов.

В процессе экоаудита члены группы по экоаудиту в соответствии с закреплением их функциональных обязанностей собирают, анализируют, интерпретируют и записывают в виде свидетельства экоаудита всю информацию, необходимую для определения соответствия или несоответствия критериям экоаудита. Практические рекомендации по деятельности экоаудитора на аудируемом объекте приводятся в приложении.

Содержание аудита:

определяется многофункциональностью и масштабностью деятельности проверяемой организации, количеством аудируемых подразделений, требованиями к их природоохранной деятельности, природопользованию, обеспечению безопасности и защиты от ЧС с учетом состояния экологической обстановки в регионах; наличием особо охраняемых природных объектов, памятников культурного наследия;

зависит от частоты аудитов, заключений по результатам предыдущих аудитов, существенных изменений видов деятельности организации, мнения заинтересованных сторон, в частности, граждан и их объединений, высказанных в ходе общественных обсуждений (слушаний, сходов, местных референдумов и т.д.).

Свидетельства экоаудита могут быть собраны через интервью, экспертизу документов, наблюдения за деятельностью и условиями ее осуществления, особое внимание при этом обращается на воздействия и состояние окружающей среды. Данные, необходимые для составления заключения и отчета по экоаудиту, в том числе выявленные несоответствия, должны быть задокументированы. При документировании этих данных следует указывать конкретное место получения данных, лицо, с которым осуществлялся контакт при получении данных, и относящаяся к этим данным документация.

Свидетельство экоаудита должно иметь такое качественное или количественное выражение, чтобы компетентные экоаудиторы, работающие независимо друг от друга, обнаружили по нему одни и те же находки (при оценке одного того же свидетельства и используя одни и те же критерии аудита).

Информация, собранная через интервью, должна быть проверена из независимых источников, наблюдений, отчетов, стандартов предприятия, инструкций и результатов измерений. В отдельных случаях, по согласованию сторон, для решения отдельных вопросов экоаудита могут быть проведены дополнительные измерения или испытания.

Свидетельства аудита, собранные в процессе аудита окружающей среды, неизбежно являются лишь выборкой доступной информации частично благодаря тому факту, что аудит в области окружающей среды проводится в ограниченный период времени и при ограниченных ресурсах. Поэтому имеет место элемент неопределенности, присущий всем аудитам в области окружающей среды, и все пользователи результатами аудита в области окружающей среды должны быть осведомленными об этом.

Для документирования всех собранных свидетельств и другой информации, необходимой для принятия заключения и написания отчета, каждый экоаудитор ведет

Анализ документации, представляемой аудируемой организацией.

Цель анализа: подтвердить наличие документации, необходимой для проведения аудита, оценить ее полноту, достоверность и правильность оформления.

Анализ документации проводится в соответствии с учетом вида и масштаба деятельности организации (подразделения), целей и области аудита, отчетов по предыдущим аудитам.

Результаты анализа документации могут быть представлены в виде раздела отчета.

Если документация признана неадекватной требованиям по ее содержанию и оформлению, то руководитель аудиторской группы информирует об этом представителя высшего руководства организации.

Принимается решение о продолжении экоаудита или о приостановлении его до устранения выявленных отклонений (несоответствий).

Подготовка к проведению аудита «на месте» (в структурном подразделении).

Подготовка состоит:

в корректировке планов-графиков аудита с руководителями аудируемых подразделений;

в уточнении разграничения ответственности аудиторов за аудит подразделений, технологических участков или технологических процессов;

в подготовке рабочих документов для регистрации материалов аудита. Использование ранее подготовленных рабочих документов не должно ограничивать объем проверок, которые могут быть скорректированы по результатам анализа собранных во время аудита данных.

Проведение аудита «на месте» (экспертиза документации).

Основные элементы аудита:

предварительное совещание с руководством проверяемого подразделения в целях: обсуждения и подтверждения скорректированного плана-графика аудита; времени проведения опросов; ознакомления с методами и процедурами аудита, включая классификацию отклонений (несоответствий); информирования о порядке рассмотрения апелляций по процедурам проведения аудита или выводов по его результатам;

в случаях проведения анализа документации и экспертизы документации на месте без длительного перерыва между ними допустимо не проводить предварительного совещания с руководством подразделений при условии, что соответствующие вопросы обсуждены в процессе вводного совещания;

обмен информацией в ходе аудита (относительно рисков, связанных с безопасностью и охраной окружающей среды, о выходе из области аудита, об обстоятельствах, затрудняющих проведение аудита, о невыполнимости плана аудита и т.д.) в целях корректировки плана аудита или прекращения аудита;

уточнение роли и обязанностей сопровождающих лиц, наблюдателей и технических экспертов;

сбор и верификация информации в соответствии с планом-графиком и анализ соответствия показателей деятельности подразделения критериям экоаудита, подтверждаемого представленной документацией.

Документирование и поддержание записей по программе экоаудита.

В целях обоснованности результатов экоаудита аудитор обязан иметь достаточно представительные свидетельства экоаудита - ссылки на информацию, содержащуюся в документации организации, характеризующую ее деятельность в перечисленных выше областях и имеющую отношение к критериям аудита.

Аудитор должен документально оформлять записи, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности и корпоративным стандартом.

Под документацией понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора, получаемые и хранимые аудитором на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

Документация экоаудиторской группы должна содержать:

план аудита;

программу аудита;

план-график аудита;

результаты проверки документации и отчетности аудируемой организации (рабочие записи аудитора);

протоколы выявленных отклонений (несоответствий);

статус мероприятий по устранению отклонений (срочность их выполнения);

протоколы вводного и заключительного совещания аудиторской группы с руководством аудируемых подразделений.

Рабочие записи используются аудитором:

при осуществлении текущего контроля выполненной работы (итоги которой обычно подводятся в конце рабочего дня на совещании аудиторов);

для фиксирования аудиторских доказательств, подтверждающих выводы аудитора.

Аудитор должен составлять рабочую документацию в форме и объеме, необходимых и достаточных для понимания выполненных им аудиторских процедур, их результатов и сделанных выводов.

В случаях, когда аудитор оценивал сложные принципиально важные вопросы деятельности или высказывал по ним профессиональное суждение, в рабочую документацию следует включать факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов, и необходимую аргументацию.

Аудитор вправе определять состав и объем документации, руководствуясь своим профессиональным мнением. Вместе с тем объем документации должен быть таков, чтобы в случае передачи работы другому аудитору он смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с прежним аудитором) понять результаты проделанной работы и обоснованность решений и выводов прежнего аудитора.

Допускается использовать графики, аналитическую и иную документацию, подготовленные аудируемой организацией. В этих случаях аудитор обязан убедиться в том, что такие материалы оформлены надлежащим образом.

Протокол экоаудита.

В ряде случаев при проведении экоаудита может потребоваться разработка специальных форм Протоколов экоаудита и методик их заполнения. Примерами разработки и заполнения специальных Протоколов экоаудита являются случаи экоаудита по следующим комплексным экологическим проблемам:

- идентификация и ранжирование источников воздействия на окружающую среду (по критериям экологической опасности);

- идентификация и ранжирование загрязняющих веществ (по жизненному циклу предприятия);

- система и объекты производственного экологического мониторинга, включая мониторинг неорганизованных источников воздействия; мониторинг использования и образования опасных отходов;

- система регулирования воздействия на окружающую природную среду, включая оценку эффективности охраны окружающей среды;

- система оценки и компенсации ущерба, эколого-экономической и судебно-арбитражной ответственности, экологические санкции, и др.

Группа по экоаудиту должна рассмотреть все полученные в процессе экоаудита данные (свидетельства), задокументированные в Протоколах по экоаудиту, и составить Заключение по экоаудиту (рекомендации по составлению Заключения приводятся в приложении). При этом должно гарантироваться, что результаты экоаудита документированы ясным, кратким способом и подкреплены соответствующими вескими обоснованиями.

Заключение является основным результатом экологического аудирования - это документ, имеющий юридическое значение для всех юридических и физических лиц. Заключение организации по экологическому аудированию (группы экоаудиторов) в случаях, когда экологическое аудирование проводилось по поручению специально уполномоченных органов, может в установленном порядке использоваться как официальный документ.

Заключение группы по экоаудиту состоит из трех частей - вводной, аналитической и итоговой:

а) во вводной части указываются: информационные данные об организации по экологическому аудированию и об экоаудиторах;

б) в аналитической части указывается:

- наименование предприятия, краткая характеристика его деятельности с позиций охраны природы и природопользования;

- результаты проверки и оценки объекта экологического аудирования;

- факты выявленных в ходе экологического аудирования существенных нарушений установленного порядка (несоответствий);

в) в итоговой части заключения по экологическому аудированию содержится запись о подтверждении соответствия проектной и технической документации или хозяйственной деятельности предприятия законодательству РК в области охраны окружающей среды, в том числе выбранным клиентом критериям экоаудита.

Выводы аудита:

а) указывают на соответствие (или несоответствие) критериям аудита;

б) должны определять направления улучшения деятельности проверяемой организации.

После окончания обследования аудируемого объекта и составления Заключения по экоаудиту проводится финальная встреча (совместное совещание). Состав участников совещания тот же, что и при вводном совместном совещании. Здесь руководство предприятия и его персонал знакомятся с Заключением по экоаудиту и в результате его обсуждения подтверждают фактические основания по выявленным несоответствиям. Главная цель этой встречи состоит в том, чтобы представить результаты экоаудита аудируемой организации таким образом, чтобы добиться их полного понимания и подтверждения фактического основания результатов экоаудита.

Все возникшие разногласия в процессе обсуждения Заключения по экоаудиту должны быть разрешены, по возможности, до того, как будет выпущен отчет по экоаудиту.