9.5. Информационный компонент контроллинга

Создание системы информационной поддержки предприятия для службы контроллинга [14, 15, 16] является первостепенной задачей, поскольку именно на ее основе можно помочь руководству в процессе принятия управленческого решения.

В системе контроллинга на производственном предприятии возникают информационные потоки как физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы предприятия.

Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать решение. Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность.

Система контроллинга на предприятии должна совершенствовать систему информационных потоков, изменять алгоритмы прохождения документов, автоматизировать передачу информации. Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа должна отвечать следующим требованиям:

• своевременность (информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать),

• достоверность (чтобы не тратить дополнительное время на ее проверку),

• релевантность (существенность),

• полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение),

• полнота (не должно быть упущений),

• понятность (информация не должна требовать значительных усилий для расшифровки),

• регулярность поступления.

Для обеспечения выполнения этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, должны управлять информационными потоками, чтобы не происходило дублирование информации, информация доходила до адресата и не требовала уточнений. При этом при передаче или трансформации информации должны выполняться требования к ценности и юридической значимости информации: правильность по факту (сообщаемое соответствует запрошенному); правильность по форме (сообщаемое соответствует предопределённой форме сообщения); подлинность факта (факт не изменён); подлинность источника (источник не изменён), правильность трансформаций информации (отчёт правилен при иерархической передаче); архивная сохранность оригиналов (анализ работы и сбоев); управление правами доступа (содержание документов); регистрация изменений (манипуляции).

Система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков, она должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия. Основой системы сбора контроллинговой информации являются:

• доставка данных и информации аналитического и сводного характера как из внутренних, так и из внешних источников для проведения экономических и финансовых оценок, сопоставления планов, разработки моделей и составления прогнозов в бизнесе;

• формирование во взаимодействии с руководством системы информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и управленческих процессов. Решение поставленной проблемы должно базироваться на обеспечении доступа к данным и информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечить:

• доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно выпускаемые базы данных;

• управление данными и информацией в разнородных (многоплатформенных) комплексах, что позволяет обеспечить их открытость;

• хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления, включая модели «что..., если...»;

• анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий;

• представление информации в виде диаграмм, графиков и географических карт в форме, интуитивно понятной и удобной руководству для выработки решений.

Внутренняя деловая среда – это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве. В качестве внутренних источников информации могут выступать:

• транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;

• система внутрифирменного электронного документооборота;

• документы из электронных хранилищ;

• документы на бумажных носителях.

Внешняя деловая среда – совокупность экономических и политических субъектов, действующих за пределами предприятия и отношения, складывающиеся между ними и предприятием. К внешним источникам информации относятся:

• материалы и данные информационных агентств как в электронном виде, так и на бумажных носителях;

• законодательные и нормативные материалы регулирующих органов;

• материалы и данные, представленные клиентами и партнерами предприятия в электронном виде или на бумажных носителях.

Согласно современным оценкам, менеджер в своей деятельности играет три информационные роли: приемника информации; распространителя информации; профессионального представителя во внешнем мире. От того, как менеджеры сыграют свои информационные роли, организовав профессиональные информационные потоки, в существенной степени зависит эффективность работы предприятия. Основа системы поддержки принятия решений менеджером:

• доставка данных и информации из внутренних и из внешних источников;

• управление данными и информацией;

• представление информации в виде диаграмм, графиков и т.д.

• анализ и синтез финансовой и экономической информации.

В процессе анализа информационных связей и информационных потоков служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии. Цель анализа информационных потоков – выявление мест дублирования избытка и недостатка информации, причин сбоев и задержек, оптимизация потоков.

Наиболее распространенный метод анализа информационных потоков – составление графиков информационных потоков. Для построения этих графиков существуют определенные правила их составления с учетом признаков информационных потоков и уровня потока в иерархии информационной системы предприятия.

Каждый информационный поток как единичное перемещение информации имеет следующие признаки:

• документ (на чем физически содержится информация);

• проблематика (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к получению сводных затрат, к планированию производства и т. д.);

• исполнитель (человек, который эту информацию передает);

• адресат (человек, которому эта информация предназначена);

• периодичность (частота передачи ежемесячно, ежеквартально, ежедневно и т. д.).

Основные уровни детализации информационных потоков это уровень предприятия и уровень подразделения. На уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т. е. информация передается между цехами и службами предприятия. На уровне подразделения (например, цеха) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т. е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.