8.3. Системы управления запасами
Система управления материально-производственными запасами – это совокупность правил и способов регулирования, с помощью которых можно контролировать уровни запасов и определять, какие уровни следует поддерживать, какой запас следует пополнять и каким должен быть объем заказа.
К основным сложностям, возникающим при решении проблемы управления запасами, можно отнести большое число факторов, влияющих на размер заказа: величина и возможная неравномерность расхода, отдаленность поставщиков, ограничения по ресурсам, способы транспортировки; многообразие видов запасов: текущие, страховые, сезонные и др.; большое число параметров, по которым необходимо принимать решения при управлении запасами, например: величина заказа, момент заказа, момент поставки, интервал времени между заказами, величина страхового запаса; разнообразие систем контроля состояния запасов; возможная ошибочность прогнозов, возрастающая в связи с развитием товарного предложения.
Основные условия эффективного управления запасами могут быть сформулированы как необходимость:
учета наличных запасов и заказов в стадии исполнения;
прогнозирования спроса (определение возможной ошибки прогноза);
постоянного наличия информации о сроках производства и доставки, их возможных изменениях;
оценки затрат, связанных с запасами;
использования системы классификации запасов.
Один из подходов к управлению запасами [1, 2, 4] базируется на тщательной отработке процедур контроля и предполагает необходимость предварительного решения ряда имеющих большую практическую важность проблем. К ним относятся:
установление необходимой степени детализации контроля запасов;
классификация запасов;
решения по поддержанию необходимой точности учета запасов (на основе циклов расчета);
определение периодичности инвентаризации запасов.
Как уже отмечалось, поддержание запасов на необходимом уровне (контроль уровня, выполнение расчетов, размещение очередных заказов, получение заказанных материалов и т.д.) требует определенных затрат. Эти ресурсы (затраты) всегда ограничены, поэтому для управления запасами целесообразно их использовать наиболее приемлемым и рациональным образом. Для этого следует сосредоточиться на наиболее важных элементах материального запаса.
Пример.
К управлению запасами может быть успешно применен подход, известный как принцип Парето или АВС-анализ («правило 80- 20). В XIX столетии Вильфредо Парето (Vilfredo Pareto)2 в своем исследовании распределения материальных богатств обнаружил, что 20% людей контролируют 80% всех материальных богатств. Закономерность, в соответствии с которой меньшая часть общества имеет наибольшее влияние, в то время как большинство довольствуется лишь минимальной ролью, Парето распространил на множество других ситуаций. Впоследствии этот подход получил название «принципа Парето». Подход Парето указывает на то, что в некотором множестве реальных объектов обычно имеется критическое меньшинство и тривиальное большинство. Идея состоит в том, чтобы сконцентрировать внимание и ресурсы управления на критическом меньшинстве объектов (в нашем случае – запасов), оставляя минимум внимания тривиальному большинству.
Поясним необходимость применения такого подхода в управлении запасами.
Любая система управления запасами должна указывать, в какой момент следует размещать заказ на тот или иной материал и сколько его следует заказывать. В большинстве случаев управления запасами номенклатура материалов настолько широка, что осуществлять контроль и тщательный анализ запасов каждого наименования в отдельности представляет собой слишком трудоемкую задачу. Чтобы упростить эту проблему, проводится ABC-анализ всей номенклатуры материалов. Это означает, что в результате анализа происходит разделение единиц запасов всех наименований на три классификационные группы A, B, C по тому или иному признаку. В качестве такого признака может быть использовано: количество ресурса данного наименования, прошедшее через склад за период (год, квартал и т. д.) в натуральных измерителях (штуки, тонны, м3 и т. п.); то же, но в стоимостном измерении.
Запасы делятся на три группы следующим образом. Группа А единиц наименований запасов – это та, на которую приходится 70 –80% общего количества запасов в стоимостных (или натуральных) измерителях, при этом они могут составлять только около 10 – 20% наименований от общего числа наименований единиц запаса. Группа В – это те запасы, на которые приходится порядка 15–20% от общей стоимости и, как правило, около 30% от общего числа наименований. Остальные запасы с низким объемом хранения образуют класс С. Они могут составлять примерно 5% от общей стоимости и 70–80% наименований от их общего числа.
Такой критерий, как оборот в штуках может быть полезен, если складируются громоздкие грузы, требующие применения специальной транспортно-погрузочной техники, размещение которой на территории склада вызывает затруднения. Но часто в качестве критерия деления на АВС группы выбирается годовая стоимость запасов в денежных единицах.
Проиллюстрируем на примере вариант AВC-анализа применительно к управлению запасами. В таблице 8.2 приведены данные о запасах фирмы: наименование (код) единиц хранения запаса товаров, годовой объем в денежном измерении и процент стоимости каждого наименования в общей стоимости запаса. Данные упорядочены по убыванию.
Таблица 8.2 – Данные по запасам для АВС-анализа
-
№
Код товаров
Годовой объем в денежном выражении (в руб.)
Доля от общей стоимости, %
Группа А
1
22
95000
40,8
2
68
75000
32,1
Группа В
3
27
25000
10,7
4
03
15000
6,4
5
82
13000
5,6
Группа С
6
54
7500
3,2
7
36
1500
0,6
8
19
800
0,3
9
23
425
0,2
10
41
225
0,1
Итого
233450
100%
В процессе ABC-анализа весь перечень товаров подразделяется на три группы, отличающиеся своей стоимостью. Из анализа данных, приведенных в таблице 8.2, следует, что по стоимостной оценке весь перечень запасов можно разделить на группы следующим образом. Группа А будет включать 20% наименований запасов (2 наименования из 10 приведенных), процент стоимости запасов этой группы от общей стоимости составит 72,9% (40,8 + 32,1). Группа В включает 30% наименований запасов (3 из 10), а группа С– 50%. Эти величины определяют границы групп А, В и С. Результат такого группирования представлен в таблице 8.3.
Таблица 8.3 – Группирование товаров при АВС-анализе запаса
-
Группа
Код товаров
Годовой объем в денежном выражении (в руб.)
Доля от общей стоимости, %
А
22, 68
170 000
72,9
В
27, 03, 82
53 000
22,7
С
54, 36, 19, 23, 41
10 450
4,4
Итого
233 450
100%
На рисунке 8.2 представлена графическая интерпретация описанного разбиения запасов на группы.
Рис. 8.2. Зависимость вклада каждой группы запасов в общую стоимость от доли соответствующей группы в общей номенклатуре
Из примера видно, что цена единицы запаса при разбиении на группы непосредственно не влияет. Элемент группы А может иметь большой годовой объем в денежном выражении за счет сочетания либо низкой цены единицы запаса и большого их количества, либо высокой цены единицы запаса и малого количества.
Практическая ценность управления запасами на основе метода АВС-анализа, заключается в том, чтобы с разной степенью внимания подходить к учету, контролю и регулированию хода работ, связанных с поддержанием запасов групп А, В и С: прогнозирование потребности; размещение заказа на закупки и производство; физический контроль наличия; обеспечение сохранности; ведение записей учета. Очевидно, что объектом наиболее пристального внимания управления являются запасы группы А, наименее – группы С, единицы группы В занимают промежуточное положение. Отсюда выводы для принятия решений:
1) прогнозирование потребности в ресурсах группы А должно выполняться более тщательно, чем потребности остальных групп;
2) закупки ресурсов группы А следует осуществлять у более надежных поставщиков, чем группы С;
3) ресурсы группы А должны подвергаться более тщательному контролю при складировании, чем групп В и С, и по возможности размещаться в наиболее надежных местах;
4) точность учета объектов группы А должна быть выше и должна подвергаться более частым проверкам.
Разграничение групп зависит от конкретных запасов, которые анализируются, а также от трудовых ресурсов организации. Группирование не всегда бывает таким однозначным, как в приведенном примере. Иногда то или иное изделие может оказаться критичным для системы, если его отсутствие приводит к ощутимым потерям. В таком случае, независимо от принадлежности этого изделия к той или иной группе, приходится поддерживать достаточный его запас и, по мере возможности, предотвращать полное исчерпание этого запаса. Одним из способов обеспечения более жесткого контроля за поддержанием запаса таких изделий, является включение их в категорию А или В даже в случае, если их годовой объем в денежном выражении не оправдывает такого включения. В любом случае цель анализа заключается в отделении существенных позиций от несущественных.
Остановимся на таком аспекте управления запасами на основе АВС-анализа как циклы расчета. Чтобы гарантировать точность учета запасов, записи прихода и расхода должны быть также надежны, как и сохранность предметов на складах и в кладовых. Если фирма создает систему точных записей учета движения запасов, эти записи должны подтверждаться инвентаризацией или системой аудиторских проверок. Такие системы аудиторских проверок называются циклами расчета. В ходе процедуры цикловых расчетов (инвентаризации) подсчитываются физические единицы хранения и сравниваются с записями запасов (информационной моделью), установленные неточности периодически документируются. Причина неточностей затем выясняется, устраняются, и соответствующая корректировка вносится в записи запасов.
Циклы расчета опираются на классификацию запасов, полученную в результате АВС-анализа: единицы группы А подвергаются проверке чаще (например раз в месяц); единицы группы В проверяются менее часто (возможно раз в квартал); единицы группы С проверяются еще реже (возможно, раз в полгода).
Преимущества системы цикловых расчетов следующие: избежание перебоев в обеспечении потребности; повышение точности оценки запасов; выявление причин ошибок и возможность оперативно принимать меры по их устранению.
Таким образом, подход к управлению, основанный на АВС-анализе, предполагает обеспечение адекватной точности, тщательности и надежности в выполнении работ применительно к единицам запаса различной ценности для фирмы, позволяя выполнять функции управления запасами наиболее экономично.