2. Технологія роботи з документами

2.1. Обробка вхідних документів

Виділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. До централізованого документообігу входить вся документація, що підлягає централізованій реєстрації. Документи, що підлягають обліку лише в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу. Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією (ОРД), а документообіг рівня структурного підрозділу – спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрями діяльності організації (хоча він може містити й ОРД).

У великих організаціях зазвичай існує окремий структурний підрозділ, завданнями якого є забезпечення централізованого документообігу. Воно може називатися по-різному: управління справами, загальний відділ і т. ін. В організаціях, де обсяг централізованого документообігу не настільки великий, щоб ним займався самостійний підрозділ, функції по його підтримці покладаються, наприклад, на секретаря керівника організації. Для визначеності далі структурний підрозділ, відповідальний за забезпечення централізованого документообігу, йменуватиметься канцелярією.

З погляду працівників канцелярії виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг:

1. Вхідні документи, що надійшли до канцелярії із зовнішніх організацій.

2. Вихідні документи, що надійшли до канцелярії із структурних підрозділів з метою відправки до зовнішніх організацій.

3. Внутрішні документи, що надійшли до канцелярії із структурних підрозділів організації або від керівника для розсилки усередині підприємства.

Для обробки вхідних документів регламентовані такі основні процедури:

• експедиційна обробка;

• реєстрація;

• розгляд керівництвом і видача резолюції;

• ознайомлення в структурному підрозділі або виконання;

• контроль виконання.

Контроль виконання здійснюється співробітниками канцелярії або секретарем організації і включає:

• постановку документів, хід виконання яких слід відстежувати;

• відстежування ходу виконання і формування звітів для керівництва;

• зняття виконаних документів з контролю.

Документи, що надходять до організації, потрапляють до структурного підрозділу канцелярії – експедиції. Там вони підлягають експедиційній обробці, яка полягає в перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірці цілісності останніх і попередньому сортуванні документів на реєстровані і нереєстровані. Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, окрім особистої кореспонденції. Конверти, як правило, знищують, за винятком тих випадків, коли тільки по конверту можна визначити адресу відправника, дату відправки і дату надходження або коли на конверті є позначки „конфіденційно”, „терміново”.

Відповідальна особа повинна здійснювати „фільтрацію” вхідних документів, що направляються керівнику підприємства, і передавати йому на розгляд найбільш важливі і термінові з документів, що надійшли. Документи, що не вимагають ухвалення рішення на рівні керівника, можуть бути передані безпосередньо заступнику керівника підприємства, в структурний підрозділ або відразу виконавцям.

Передача вхідних документів на розгляд керівництву підприємства повинна здійснюватися після їх реєстрації.

Під реєстрацією вхідних документів розуміється фіксація факту отримання документів шляхом надання їм порядкових номерів і запису встановлених відомостей про них у реєстраційну форму. Реєструється практично вся вхідна кореспонденція, за винятком матеріалів інформаційно-довідкового характеру, надісланих для ознайомлення, а також газет, журналів, особистих листів і вітальних листівок, тобто для багатьох документів реєстраційний номер є обов’язковим реквізитом. Вимоги, яких повинно завжди дотримуватися, – це одноразова реєстрація документа і подальший облік його пересувань по структурних підрозділах.

Більшість отриманих документів повинна бути адресована на виконання. При цьому існує два основні маршрути проходження документа: безпосередньо виконавцю або керівництву.

За наслідками розгляду документів, що надійшли, керівником видається резолюція, що включає конкретні вказівки про порядок і характер їх виконання, про відповідального виконавця і чіткі терміни виконання. Терміни можуть бути типовими (встановлюваними нормативними актами) або індивідуальними (встановлюваними керівниками). У деяких організаціях резолюція керівництва оформляється як самостійний документ – доручення.

З резолюцією керівника документ прямує через канцелярію призначеному в резолюції відповідальному виконавцю – начальнику департаменту, управління або відділу, який може накласти уточнюючу резолюцію, призначену виконавцю рангом нижче, або ж документ знаходиться у нього в роботі до остаточного вирішення питання.

Розглянуті документи передаються відповідальному виконавцю. Хід виконання деяких вхідних документів (близько 10 % від загального обсягу вхідної кореспонденції) підлягає централізованому контролю. Це означає, що видана керівником резолюція по виконанню документа заноситься співробітником канцелярії в облікову картку, тобто документ ставиться на контроль. Потім під час його виконання в структурному підрозділі співробітник канцелярії відстежує стан справ. Керівництво одержує від нього інформацію про виконання контрольованих документів у формі різноманітних діловодних звітів.

Виконаний документ знімають з контролю і вносять в облікову картку дані про результати роботи з документом, а також посилання на номер справи, у якій розміщується документ.