1.2. Основні види документів

За відображуваними видами діяльності вся документація ділиться на дві великі групи:

• документи з адміністративних і загальних питань (з питань загального керівництва підприємством і його виробничою діяльністю);

• документи з функцій управління (документи, що складаються працівниками фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних відділень).

Виділяють такі види основних, що складаються в процесі діяльності будь-якого підприємства, документів:

• організаційні документи підприємства (статут, засновницький договір, структура і штатна чисельність, штатний розклад, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку);

• розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, рішення);

• документи по особовому складу підприємства (накази по особовому складу, трудові контракти (угоди), особисті справи, особисті картки форми № Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

• фінансово-бухгалтерські документи підприємства (Головна книга, бухгалтерські баланси і звіти, плани, кошториси, рахунки, касові книги та ін.);

• інформаційно-довідкові документи підприємства (акти, листи, факси, довідки, телефонограми, доповідні записки, протоколи тощо);

• нормативні документи державних органів (ті, що надходять на підприємство від державних і муніципальних організацій і регулюють різні питання його діяльності (податки, охорона навколишнього середовища і т.п.);

• комерційні контракти (угоди) (основні документи підприємницької діяльності).

Вищезазначені документи відносяться до організаційно-розпорядчих документів (ОРД). Виключенням є фінансово-бухгалтерські документи, які мають специфічні особливості складання і обробки.

Залежно від об’єктивних або суб’єктивних чинників будь-яка група документів може переважати або бути незначною.

1.3. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) включає такі документи: постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін., які фіксують рішення адміністративних й організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності підприємств, організацій і їх об’єднань незалежно від організаційно-правової форми й виду діяльності.

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів будується, практично, за єдиним формуляром-зразком. Відмінності торкаються лише заголовних частин внутрішніх і зовнішніх документів підприємства. Так, у зовнішніх документах обов’язково слід указувати довідкові дані про організацію, на внутрішніх документах ці дані не вказуються. З’ясувавши склад реквізитів і правила їх розташування при складанні одного виду документа, нескладно скласти інший. Відмінності більшою мірою торкаються структури й форми викладу тексту.

1.4. Первинна облікова документація

Усі господарські операції, що здійснюються організацією, повинні оформлятися виправдовувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.

Документообіг організації утворюється в результаті руху документів з моменту їх створення (отримання) до ухвалення рішення по них, відправки або передання до справи і включає такі основні етапи:

• створення (отримання документа);

• первинну обробку і реєстрацію документа;

• попередній розгляд і передачу їх на виконання;

• виконання документа;

• здача в архів;

Відповідно до номенклатури проводиться формування справ, їх оформлення.

На підставі експертизи цінності документів здійснюється їх відбір з подальшою передачею певної частини документів на зберігання.

Порядок руху документів, як правило, закріплюється в розроблених службою забезпечення документації схемах проходження документів. В умовах вживання засобів обчислювальної техніки організація документообігу повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.