Лекція 1 - 2

Організація документообігу. Основні принципи документообігу

План

1. Організація сучасного документообігу на підприємстві

1.1. Основні поняття, що стосуються організації документообігу. Основні принципи документообігу

1.2. Основні види документів

1.3. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

1.4. Первинна облікова документація

2. Технологія роботи з документами

2.1. Обробка вхідних документів

2.2. Обробка вихідних документів

2.3. Внутрішній документообіг

1. Організація сучасного документообігу на підприємстві

1.1 Основні поняття, що стосуються організації документообігу. Основні принципи документообігу

У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з безліччю різних документів. Порядок їх обробки й руху на підприємстві з моменту створення або отримання до здачі в архів, як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Графік документообігу обов’язково повинен бути пов’язаний з обліковою політикою підприємства.

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки й обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також всіма виконавцями із вказівкою взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

Працівники структурних підрозділів підприємства заповнюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожен виконавець одержує виписку з графіка, у якій перераховуються документи, що відносяться до сфери діяльності виконавця, і терміни їх подання до підрозділів підприємства.

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, якісне заповнення документів, достовірність відомостей, що містяться в них, несуть особи, що підписали документ.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер.

При організації документообігу використовуються такі основні поняття:

документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у просторі та часі;

офіційний документ – документ, створений організацією або посадовцем і оформлений у встановленому порядку;

документообіг – рух документів на підприємстві (в організації) з моменту їх створення або отримання до виконання або відправки;

реєстрація документів – фіксація факту створення або отримання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них;

бланк документа – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації.

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів:

• внутрішні;

• вхідні (ті, що надходять);

• вихідні (ті, що відправляються).

Кожна з цих груп має свої особливості обробки і проходження.

Порядок складання і узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вихідних документів і містить ті ж операції, за винятком відправки адресату.

Реєстрація може проводитися для всіх груп документів, але перш за все для тих, що надходять. Багато підприємств не ведуть реєстрацію внутрішніх документів.

Робота по виконанню і контролю виконання охоплює внутрішні, вхідні і лише як виняток – вихідні документи. Починаючи зі стадії формування справ всі групи документів проходять одні й ті ж операції, окрім вхідних документів, які, за рідкісним виключенням, на архівне зберігання не передаються.