2.2 Аналіз вибору програмних засобів реалізації поставленої задачі

2.2.1 Microsoft Access, як система управління вхідними даними

Обираючи спосіб реалізації поставленого завдання я вирішила створити базу даних, котра б полегшила подальшу обробку необхідних даних. База даних – це організована структура, призначена для зберігання інформації. У сучасних базах даних зберігаються не тільки дані, але й інформація.

Це твердження легко пояснити, якщо, наприклад, розглянути базу даних великого банку. В ній є всі необхідні відомості про клієнтів, про їхні адреси, кредитну історію, стан розрахункових рахунків, фінансових операціях і т.д. Доступ до цієї бази даних є у досить великої кількості співробітників банку, але серед них навряд чи знайдеться така особа, яка має доступ до всієї бази цілком і при цьому здатна одноосібно вносити в неї довільні зміни. Крім даних, база містить методи і засоби, що дозволяють кожному зі співробітників оперувати тільки з тими даними, які входять в його компетенцію. У результаті взаємодії даних, що містяться в базі, з методами, доступними конкретним співробітникам, утвориться інформація, яку вони споживають і на підставі якої в межах власної компетенції роблять введення і редагування даних.

На даному прикладі по суті і розроблена і наша база даних, а саме, в ній міститься інформація, що стосується навчально-виховного процесу: напрямки підготовки фахівців (студентів), їхні спеціальності, назви дисциплін, взяті з робочих планів, аудиторії, в яких вони проводяться, а також загальні відомості про викладачів, які ці дисципліни викладають.

З поняттям бази даних тісно пов'язане поняття системи управління базою даних. Це комплекс програмних засобів, призначених для створення структури нової бази, наповнення її вмістом, редагування вмісту і візуалізації інформації. Під візуалізацією інформації бази розуміється відбір відображуваних даних відповідно до заданого критерію, їхнє упорядкування, оформлення і наступна видача на пристрої виводу чи передачі по каналах зв'язку.

У світі існує безліч систем управління базами даних. Незважаючи на те що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний устояний комплекс основних понять. Це дає нам можливість розглянути одну систему й узагальнити її поняття, прийоми та методи на весь клас СУБД. В якості такого навчального об'єкта ми виберемо СУБД Microsoft Access, що входить в пакет Microsoft Office.

Microsoft Access – це інтерактивна реляційна СУБД (relational database management system – RDBMS) для WINDOWS. Це програма, яку можна використовувати для зберігання та вилучення даних в залежності від встановлених зв`язків. Робота з нею спрощена допомогою маніпулятора миші. Графічні можливості оболонки справляють велике враження при виготовленні високоякісних звітів і роздруківок. Все це завдяки підтримки True-type шрифтів і вбудовування OLE-об'єктів (Object Linking and Embeding) в рамках середовища WINDOWS. OLE-об'єкт являє собою посилання на певну інформацію, яка залишається у своїй первісній формі. OLE-об'єктом може бути електронна таблиця, цифрова ілюстрація або звуковий файл.

Access також надає в розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна прямо звертатися до баз даних dBASE, Paradox або Btrieve без конвертації їх у формат, який використовується Access. До складу пакету Access також входить мова Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних.

Зазвичай з базами даних працюють дві категорії користувачів. Перша категорія – проектувальники. Їх завдання полягає в розробці структури таблиць бази даних і узгодження її з замовником. Крім таблиць проектувальники розробляють інші об'єкти бази даних, призначені, з одного боку, для автоматизації роботи з базою, а з іншого боку – для обмеження функціональних можливостей роботи з базою (якщо це необхідно з міркувань безпеки). Проектувальники не наповнюють базу конкретними даними, (замовник може вважати їх конфіденційними і не надавати стороннім особам). Виняток становить експериментальне наповнення модельними даними на етапі налагодження об'єктів бази.

Друга категорія виконавців, що працюють з базами даних – користувачі. Вони отримують вихідну базу даних від проектувальників і займаються її наповненням та обслуговуванням. У загальному випадку користувачі не мають засобів доступу до управління структурою бази – тільки до даних, та й то не до всіх, а до тих, робота з якими передбачена на конкретному робочому місці.

Відповідно СУБД має два режими роботи: проектувальний і призначений для користувача. Перший режим призначений для створення або зміни структури бази і створення її об'єктів. У другому режимі відбувається використання раніше підготовлених об'єктів для наповнення бази або отримання даних з неї.

Об'єкти бази даних у Microsoft Access. Таблиці – це основні об'єкти будь-якої бази даних. По-перше, в таблицях зберігаються всі дані, наявні в базі, а по-друге, таблиці зберігають і структуру бази (поля, їх типи і властивості).

Запити служать для отримання даних з таблиць і надання їх користувачеві в зручному вигляді. За допомогою запитів виконують такі операції як відбір даних, їх сортування і фільтрацію. За допомогою запитів можна виконувати перетворення даних по заданому алгоритму, створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати найпростіші обчислення в таблицях і багато іншого.

Якщо запити – це спеціальні засоби для відбору та аналізу даних, то форми – це засоби для введення даних. Сенс їх той самий – надати користувачеві засоби для заповнення лише тих полів, які йому заповнювати належить. Одночасно з цим у формі можна розмістити спеціальні елементи управління (лічильники, що розкриваються списки, перемикачі, прапорці та інше) для автоматизації введення. Переваги форм розкриваються особливо наочно, коли відбувається введення даних з заповнених бланків. У цьому випадку форму створюють графічними засобами так, щоб вона повторювала оформлення бланка – це помітно спрощує роботу розробника, знижує його стомлення і запобігає появі друкарських помилок.

За своїми властивостями та структурою звіти багато в чому схожі на форми, але призначені тільки для виводу даних, причому для висновку не на екран, а на принтер. У зв'язку з цим звіти відрізняються тим, що в них прийняті спеціальні заходи для групування виведених даних і для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів.

Макроси та модулі призначені як для автоматизації повторюваних операцій при роботі з СУБД, так і для створення нових функцій шляхом програмування. В СУБД Microsoft Access макроси складаються з послідовності внутрішніх команд СУБД і є одним із засобів автоматизації роботи з базою. Модулі створюються засобами зовнішнього мови програмування, в даному випадку мови Visual Basic for Applications. Це один із засобів, за допомогою яких розробник бази може закласти в неї нестандартні функціональні можливості, задовольнити специфічне вимога замовника, підвищити швидкодію системи управління, а також рівень її захищеності.

2.2.2. MS Excel, як засіб розробки самого розкладу

Для демонстрації результату виконання програми, а також для можливості швидкого редагування я обрала таблиці Excel. Робота у Excel була інтуїтивно зрозумілою і у ранніх версіях програми, але з появою нового інтерфейсу вона стала ще простіше. Багато операцій користувач може освоїти самостійно, але для повноти опису вони все-таки вимагають окремого розгляду.

MS Excel відноситься до програмних продуктів, що називаються електронними таблицями. Електронна таблиця – це інтерактивна програма, що складається з набору рядків і стовпців, зображених на екрані в спеціальному вікні. Область, що знаходиться на перетинанні рядка і стовпця, називається коміркою. У комірці може знаходитися число, текст чи формула, за допомогою якої здійснюються обчислення, що відносяться до однієї чи декількох комірок. Комірки можна копіювати, переміщати, змінювати їхній розмір, форматувати, а також редагувати інформацію, що в них відображається. При зміні значення комірки відбувається автоматичне перерахування значень усіх комірок, що використовують у формулах змінену комірку. На основі груп комірок створюються діаграми, зведені таблиці і карти. Електронну таблицю можна зберігати в окремому файлі для подальшого її використання.

MS Excel працює в інтерактивному режимі. Це означає, що Excel реагує на будь-які команди користувача. Працювати з командами можна одним з чотирьох способів:

• через основне меню;

• через контекстне меню;

• за допомогою кнопок й інших елементів керування панелі інструментів;

• натискаючи комбінації «гарячих» клавіш.

Створювані в MS Excel файли називаються робочими книгами (workbook). Робоча книга складається з декількох робочих листів (worksheet). Робочий лист – це найпоширеніший елемент, що звичайно мають на увазі, говорячи про електронну таблицю. Крім того, робоча книга може містити в собі:

• діаграми (chart);

• модулі VBA (module);

• діалогові вікна (UserForm).

Часто при виконанні деяких завдань у багатьох додатках MS Office застосовується одна і та ж послідовність команд. Замість того, щоб кожен раз виконувати одну і ту ж послідовність команд, можна створити макрос, який би програма виконувала самостійно у разі необхідності. Запускається макрос однією командою.

Під час запису макросу програма записує усі дії оператора, включаючи помилкові. Коли програмний засіб активізує макрос, всі дії оператора виконуються точно в такому ж порядку, в якому вони були записані. Розробники програмного забезпечення створили засоби для редагування записаних макросів, і тепер можна виправляти помилки, не повторюючи усієї послідовності команд. Одним з таких засобів є VBA. Для уніфікації мов макросів різних додатків і для інтеграції макросів у технологію ActiveX і автоматизацію компанія Microsoft створила спеціальну версію мови Visual Basic, назвавши її Visual Basic for Applications (VBA). Excel 5 був першим комерційним продуктом, який включав у собі підтримку VBA. VBA застосовує технологію візуального програмування, тобто конструювання робочої поверхні додатку та елементів керування безпосередньо на екрані, а також запис всієї програми або її частини при допомозі MacroRecoder.

Сильною стороною VBA є те, що VBA, як такий, є цілком відділеним від своїх програмних засобів. По суті, коли Microsoft Office установлюється на комп'ютер, VBA встановлюється окремо. Додатки Office просто використовують установлений VBA, передаючи йому свою об'єктну модель і надаючи місце у своїх документах для збереження проектів VBA. Таким чином, незалежні розробники програмного забезпечення можуть підключати VBA до своїх додатків. Багато постачальників програмного забезпечення ліцензували VBA для використання у своїх продуктах.

Крім програмування макросів, за допомогою VBA можна керувати виконанням інших програм, скориставшись таким засобом, як автоматизація, і можна організувати обмін даних за допомогою OLE.

В VBA об’єдналися можливості мов програмування високого рівня та засобів об’єкто-зорієнтованих додатків Microsoft Office. Використовуючи стандартні методи програмування разом з величезними бібліотеками об’єктів, можна створювати потужні, повністю автоматизовані додатки.

Основою всього в VBA є об’єкт. Об'єкт дозволяє інкапсулювати дані разом з кодом, призначеним для їх обробки, тобто об'єднати їх в одне ціле. VBA у строгому розумінні не є об'єкто-орієнтованою мовою програмування, однак об'єктний підхід відіграє в ньому важливу роль.

VBА дає можливість автоматизації і взаємодії різних компонентів Microsoft Office. Додатки Office просто використовують установлений VBA, передаючи йому свою об'єктну модель і надаючи місце у своїх документах для збереження проектів VBA.

Для автоматизації, тобто для використання об’єктів VBA сумісно з іншими додатками необхідно знати назви класів, що відповідають конкретним додаткам MS Office.

2.2.3. VBA засіб реалізації вирішення поставленої задачі

Для реалізації зручності при роботі з програмою я обрала Microsoft Visual Basic – засіб розробки програмного забезпечення, що розробляється корпорацією Microsoft і включає мову програмування і середовище розробки. Мова Visual Basic успадкувала дух, стиль і частково синтаксис свого предка – мови Бейсік, у якого є чимало діалектів. Водночас Visual Basic поєднує в собі процедури та елементи об'єктно-орієнтованих і компонентно-орієнтованих мов програмування. Середовище розробки VB містить можливості для візуального конструювання користувальницького інтерфейсу.

Visual Basic вважається хорошим засобом швидкої розробки прототипів програми, для розробки додатків баз даних і взагалі для компонентного способу створення програм, що працюють під управлінням операційних систем сімейства Microsoft Windows.

Перше визнання серйозними розробниками Visual Basic отримав після виходу версії 3 – VB3. Остаточне визнання як повноцінного засобу програмування для Windows – при виході версії 5 – VB5. Версія VB6, що входить до складу Microsoft Visual Studio 6.0, стала по-справжньому зрілим і функціонально багатим продуктом. Після цього розробники з Microsoft суттєво змінили напрямок розвитку даної технології.

Visual Basic.NET не дозволяє програмувати по-старому, тому що по суті є абсолютно іншою мовою, такою ж, як і будь-яка інша мова програмування для платформи – Visual Basic.NET. Індивідуальність мови, так само як і її переваги (простота, швидкість створення програм, легкість використання готових компонентів) при використанні в середовищі Visual Basic.NET не мають такого значення, як раніше – все зосереджено на можливостях самої системи Visual Basic.NET, на її бібліотеці класів.

Ця мова дуже сильно прив'язаний до свого середовища розробки та до операційної системи Windows, будучи виключно інструментом написання Windows-додатків. Прив'язка до середовища полягає в тому, що існує велика кількість засобів, призначених для допомоги і зручності програмування: вбудований відладчик, перегляд змінних і структур даних на льоту, вікно налагодження, спливаюча підказка при наборі тексту програми (IntelliSense). Всі ці переваги роблять марним і навіть неможливим використання Visual Basic поза середовища розробки, наприклад у звичайному текстовому редакторі.