20

Тема 3 Сфера профессиональной деятельности документоведа

Основные виды профессиональной деятельности документоведа и их специфика: организационно-управленческая, проектная, технологическая, консультационная

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Основой функционирования любой организации являются документы. Без них невозможно представить работу вообще, потому что без стройной системы документооборота и налаженной передачи информации возникнут хаос и неразбериха. Документовед и есть то лицо, которое помогает мобильной работе предприятия.

Документовед – это специалист в области документоведения, делопроизводства и управления на предприятии или в организации, конторолирующий весь документооборот.

Докуметоведение – относительно новая специальность, однако, уже многие фирмы осознали необходимость иметь у себя квалифицированных специалистов в этой области. Документовед обеспечивает информационную поддержку управления, он владеет всеми «закулисными» сведениями о бизнесе фирмы, понимает механизмы его развития, отслеживает работу структурных подразделений, поэтому в небольших компаниях часто является вторым лицом после руководителя.

В каких областях может проявить документовед свои знания?

В области организационно-управленческой деятельности, он может руководить службой документационного обеспечения управления, умеет организовать работу и квалифицированно управлять деятельностью людей;

В области организационно-проектной деятельности от специалиста потребуется наивысшая квалификация, поскольку эта область связана с улучшением постановки документационного обеспечения управления. Нужно не только хорошо разбираться в делопроизводстве вообще, но и в совершенстве знать законодательные, нормативные и методические документы, относящиеся к постановке делопроизводства, в совершенстве владеть компьютерной техникой и компьютерными технологиями документационного обеспечения управления;

В области аналитической деятельности он должен не только уметь собрать информацию, но и получить из нее сведения, нужные для совершенствования работы организации и ее подразделений;

Научно-исследовательская деятельность - высшая область применения знаний. Чаще всего она реализуется через обучение в аспирантуре;

Педагогическую деятельность документовед может осуществлять в школах, лицеях, учебных заведениях начального профессио­нального образования, техникумах, колледжах, ВУЗах;

Консультационная деятельность открывает перед выпускниками большие возможности карьерного роста в структурах фирм, специализирующихся на консалтинговых услугах, число которых непрерывно возрастает. Документоведы в таких фирмах отвечают за консультации по проблемам, связанным с информационно-документальным обеспечением деятельности организаций, особенно на базе внедрения компьютерных технологий.

Профессиональная деятельность включает:

- планирование, организацию, совершенствование деятельности службы документационного обеспечения управление (ДОУ) и контроля за состоянием делопроизводства в организации

- разработку унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения и уровня направления, классификаторов документной информации

- упорядочивание состава документов и информационных показателей сокращение их количества и оптимизацию документопотоков организации

- отбор документов передаваемых на государственное хранение, организацию текущего хранения и экспертизу ценности документов

- постановку задач проектирования, эксплуатации, совершенствования автоматизированных информационных систем и систем управления

- изучение и обобщение передового опыта в области ДОУ, разработка нормативно-методических документов по вопросам ДОУ

- подготовку предложений по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест сотрудников службы ДОУ

- участие в работе по подбору расстановке и повышению квалификации кадров службы ДОУ.

Статус и задачи службы делопроизводства в организациях всех правовых форм

Делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно обособленной службой, подчиненной руководителю организации, службой документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных их руководством или их коллегиальными органами.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Задачи службы ДОУ включают:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

• сокращение документооборота;

• унификацию форм документов;

• разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. Они представлены на слайде.

1. К технологическим функциям следует отнести:

   • осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

   • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

   • ведение информационно-справочной работы по документам организации;

   • машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

   • копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

   • разработка и проектирование бланков документов;

   • подготовка документов к отправке.

2. Среди организационных функций службы ДОУ:

   • подготовка к докладу руководству поступающих документов;

   • организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

   • регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

   • организация хранения документов в структурных подразделениях;

   • организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

   • повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

   • организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

   • организация делопроизводства по обращениям граждан;

   • разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

3. К контрольным функциям относят:

   • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

   • контроль за сроками исполнения документов;

   • осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

   • организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

   • обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

   • обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

4. Методические функции, выполняемые службой ДОУ:

   • разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

   • проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

   • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.