Виды официальной переписки Дипломатическая — официальная переписка межгосударственных учреждений или иностранных представительств в дипло­матической практике.

1. Административная — официальная переписка между органами управления (органы власти, руководящие органы) и исполнителями (учреждения, предприятия, организации), а также их структурными подразделениями.

2. Деловая (коммерческая) — переписка полуофициального характера между фирмами, учреждениями и т. п.

Все деловые письма по функциональным признакам делятся на две группы:

письма, требующие ответа. К ним относятся:

• письма-прошения;

• письма-обращения;

• письма-предложения;

• письма-запросы;

• письма-требования.

письма, не требующие ответа. Сюда относятся:

• письма-предупреждения;

• письма-напоминания;

• письма-подтверждения;

• письма-ответы;

• сопроводительные письма;

• гарантийные письма;

• письма-уведомления (информационные письма);

• письма-распоряжения.

8. Язык и стиль документов –языковые формулы, речевой этикет в документах.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. За многолетнюю практику деловой письменной речи были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и логично излагать мотивы, причины, цели официального документа, его структуру, они упрощают процесс создания деловой бумаги. Приведем примеры некоторых языковых формул, которые вам помогут в определенной ситуации.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:

В порядке оказания помощи прошу Вас ….

Согласно постановлению правительства…

На основании ранее достигнутой договоренности…

Языковые формулы выражающие причины создания документа:

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…

В виду особых обстоятельств…

В связи с досрочной сдачей сессии… и т.д.

Речевой этикет в документах.

Этикет существует и в официально-деловом стиле. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил лежат следующие положения:

·         вежливое, уважительное, доброжелательное отношение к деловому партнеру;

·         соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

·         умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера;

·         терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;

·         умение признать свои ошибки, быть самокритичным;

·         умение использовать в споре аргумента, а не авторитеты.

В деловых бумагах использование этикетных средств носит регламентированный характер. Например, обращение используется в деловой переписке. При обращении учитывается служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее типично звучит: Уважаемый И.О.; к коллегам: Уважаемые коллеги; к должностному лицу: Уважаемый господин мер, Уважаемый декан. В конце письма должна быть запись: С уважением. По деловому этикету при формулировке просьб, запросов, предложений используется форма 1 л. мн.ч.: Предлагаем вашему вниманию…; Представляем на рассмотрение и утверждение…

Категоричность высказывания снижают вводные слова и выражения: например: на наш взгляд, успеваемость на факультете не достаточно высока…