46. Первичное наблюдение, документация, учётные регистры. Инвентаризация инвентарь

Первичное наблюдение – это начальное звено в цепи функционирования хозяйственного учёта. От того, как оно будет осуществлено, зависит полнота и достоверность учётной информации, предоставляемой пользователям. По результатам первичного наблюдения составляются документы, которые содержат в себе экономическую и юридическую информацию. Экономическая информация содержится в них в силу того, что по средствам документов осуществляется первичное наблюдение и регистрация фактов хоз.жизни. Юридическая – так как документы имеют материальную форму и содержат сведения о совершённом факте хоз.жизни, обеспечивая тем самым ему доказательную силу. Первичный учётный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершённом факте хоз.жизни, придающее ему юр.силу. Правильно оформленные документы, служат основанием и подтверждением всех учётных записей. Реквизит – это строго оговоренная часть документа или отдельный, неделимый информационный элемент. Различают обязательные и необязательные реквизиты. Обязательные реквизиты придают документам силу закона: наименование документов от формы, дата составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хоз.операции, измерители хоз.операции, наименование должностей лиц ответственных за совершение хоз.операции, личные подписи этих должностных лиц. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции. Если это не представляется возможным, то непосредственно после окончания хоз.операции. Первичный документ принимается к учёту, если он составлен по форме содержащейся в альбомах унифицированных форм первично-учётной документации, разработанный самостоятельно организацией документ приобретает юр.силу и принимается к учёту, если содержит обязательные реквизиты.

Классификация первичных учётных документов:

1. По назначению:

1) Организационно- распорядительные (отражаются вопросы общего руководства предприятия, содержат приказ о выполнении определённого хоз.действия: доверенность, платёжное поручение и т.д.);

2) Оправдательные (составляют лица ответственные за осуществление хоз.операции: товарно-транспортная накладная, приходный ордер, кассовый ордер);

3) Документы бухгалтерского оформления (составляются на основе распорядительных и оправдательных документов, поэтому самостоятельного значения не имеют, они необходимы для систематизации учётной информации и её обобщения;

4) Комбинированные (сочетают в себе разные из выше названных документов: расчётно-платёжная ведомость, авансовый расчёт).

2. По степени обобщения:

Первичные документы – оформляются в момент совершения факта хоз.жизни;

Вторичные – обобщают данные к первичным документам.

3. По месту составления:

Внутренние, оформляются и применяются внутри предприятия; внешние, которые поступают в организацию от других юр. и физ. лиц.

4. По характеру ФХЗ: (Все виды кассовых док-ов, банковские) расчётные – те которые сопровождают материальные операции; по сроку исполнения – срочные, несрочные; по подлинности – подлинные, копии; по типизации – стандартные, нестандартные.

Учётные регистры. Данные первичных учётных документов после их проверки с точки зрения законности, целесообразности, правильности арифметических подсчётов накапливаются и систематизируются в учётных регистрах. За определённый период времени информация, из этих регистров сгруппированная в обобщённом виде переносится в бухгалтерскую отчётность. ФХЗ – первичный документ – учётный регистр – бухгалтерская отчётность.

Классификация регистров:

1) По материальной основе – на бумажной основе (бухгалтерские книги, карточки); регистры на безбумажной основе (учётные таблицы, сформированные в оперативной памяти ЭВМ, на жёстком диске, на лазерных компактдисках, т.е. в электронном варианте).

2) По внешнему виду: книга – это пронумерованный и прошнурованный регистр, скреплённый печатью предприятия и подписями руководителя и гл. бухгалтера (кассовая книга, главная книга, книга продаж, книга покупок); карточки – это бланки с отпечатанной на ней таблицей, подлежащие обязательной регистрации. Эти учётные регистры предназначены для длительного хранения. Они наглядны, удобны в обращении, их не сложно сортировать; регистры – это журналы, ведомости или свободные листы. Это те же бланки с отпечатанной на них таблицей, что и карточки, но большие по объёму и размеру, отражаемой в ней информации (оборотные ведомости). Содержание учётных регистров не подлежит разглашению и признаётся коммерческой тайной организации.

Инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учёте.

Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учёта. Она позволяет проверить, все ли хоз.операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учёте, а также внести необходимые исправления и уточнения.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению в разрезе материально ответственных лиц.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентари-зация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;

- при смене материально ответственных лиц ( на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, выз-ванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (раз-делительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия, которая берет расписку у материально ответственного лица о том, что все поступившие ценности учтены, а выбывшие – списаны, и соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру. Комиссия в присутствии материально-ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентаризационные описи, после чего производится сравнение инвентаризационных данных и данных учета, составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения регулируются сразу же после окончания инвентаризации.

Инвентаризации подлежит всё имущество организации не зависимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, товарно-материальные ценности и денежные средства, прочие запасы, незавершенное производство, расходы будущих периодов, средства в расчетах, документы строгой отчетности, а также ценности, которые не принадлежат данному предприятию).

Различают четыре вида инвентаризации:

- Частичная инвентаризация – бывает один раз в год для каждого объекта. При частичной инвентаризации проверки подвергается один или несколько видов средств в определенных местах хранения. Это надежный способ контроля, не мешающий работе и не требующей высокого уровня внутренней организации;

- Периодическая инвентаризация – проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества;

- Полная инвентаризация – проверка всех видов имущества предприятия. Проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов;

- Выборочная инвентаризация – проводится на отдельных участках производства или при проверке работы некоторых материально-ответственных лиц.

Кроме того, в зависимости от основания проведения, инвентаризация бывает плановая (проводятся в установленные инструкциями сроки) и внеплановые (проводится по мере необходимости, обычно внезапно).