2. Составление календарного плана проекта

Кол-воЦена (руб.)НДС сверху (%)ПисательНаписание текста, подготовка примеров, иллюстрацийРедакторПроверка и правка текста, проверка примеров, подготовка указателей и индексовКорректорВычитка текста и примеров, проверка терминовТехнологВедение инструментального ПО, в том числе подготовка шаблонов, обеспечение работоспособности целевого ПО Проект состоит из трех фаз:

• Фаза I. Подготовка к проекту.

• Фаза II. Работа над проектом.

• Фаза III. Завершение проекта.

• Задачи фазы I:

1. Определение состава авторского коллектива.

2. Подготовка планов-проспектов.

3. Первоначальное распределение работы – составление для каждого проекта матрицы распределения ролей, целевых объемов и сроков выполнения работ.

4. Заключение договора с издательством.

5. Задачи фазы II:

1. Подготовка рабочих мест:

• Установка единой версии инструментального ПО.

• Установка работоспособной версии целевого ПО.

• Подготовка детальных планов-проспектов произведений комплекта.

• Подготовка шаблонов документов.

2. Написание текста.

3. Редактирование текста.

4. Вычитка текста.

5. Задачи фазы III:

1. Сдача материалов в издательство.

2. Архивирование результатов.

3. Подведение итогов.

4. 1. Вид окна Microsoft Project

Слева расположена панель, на которой размещены ярлыки, используемые для вывода на экран различных представлений (views) информации о проекте. Наиболее часто используемое представление – так называемая диаграмма Ганта (Gantt chart). Собственно диаграмма размещена в правой части окна и представляет собой изображение календарного графика выполнения задач. В центре окна размещена таблица, похожая на таблицу Excel, которая содержит иерархическое описание задач и их длительность (Рисунок1).

Рисунок 1

Чтобы получить такой график, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Создание нового файла.

2. Определение задач.

3. Создание списка ресурсов.

4. Назначение ресурсов задач.

5. Определение связей между задачами.

7. Каждый план проекта представляет собой файл с расширением .mpp. Чтобы создать такой файл, нужно запустить Project. Первоначально в окне Project таблица будет пуста. Первое, что необходимо сделать, это определить дату начала проекта. Для этого необходимо выполнить команду Project > Project Information. Появится соответствующее диалоговое окно (Рисунок 2).

9. В окне требуется выбрать один из двух способов планирования задач:

• Задается дата начала проекта. И тогда все задачи планируются таким образом, чтобы они начинались максимально рано.

• Задается дата окончания проекта, и тогда все задачи планируются таким образом, чтобы они начинались максимально поздно.

• Выбор одного из этих способов выполняется раскрывающемся списке Schedule From (Расписание с…). В этом же окне выбирается тип календаря (раскрывающийся список Calendar): стандартный, круглосуточная работа, ночная работа.

• Рисунок 2

• Также следует определить календарь проекта. Для этого нужно выполнить следующую команду Tools > Change Working Time (Сервис > Изменение рабочего времени). В раскрывшемся диалоговом окне можно изменить установки для стандартного календаря, ввести новый календарь или календари.

• Чтобы изменить рабочие часы для конкретных дней, нужно выделить эти дни в календаре, выбрать переключатель Working time (Рабочее время) и ввести нужные часы в поля From и To.

• Чтобы определить день как нерабочий, нужно выделить этот день в календаре и выбрать переключатель Nonworking time (Не рабочее время).

• Если в проекте планируется поддерживать армейскую дисциплину, можно установить одинаковые рабочие часы для всех дней проекта.

• И, последнее, нужно определить свойства проекта. Для этого необходимо выполнить команду File > Properties. В диалоговом окне Properties (Свойства) на вкладке Summary (Резюме) ввести название проекта (Title), описание (Subject), фамилию и имя руководителя (Manager) и сохранить файл.

• 1. Определение задач

Необходимо последовательно ввести наименование всех задач, перечисленных в описании примера, в поле Task Name (Имя задачи) таблицы задач. При этом по умолчанию для всех задач устанавливается длительность 1 день, а дата начала устанавливается равной дате начала проекта.

Иерархическая структура проекта. Для этого необходимо выделить соответствующие задачи и нажать кнопку Indent (Код) на панели инструментов.

Определение длительности задач. Для этого необходимо ввести необходимые цифры в столбец Duration (Длительность). Длительности задается только для задач нижнего уровня иерархии. Длительность задач более высоких уровней (они выделены жирным шрифтом) Project определяет автоматически.

Не рекомендуется вводить даты начала и окончания задач, хотя Project позволяет сделать это. План будет более гибким, если определить только длительность задач, а даты предоставить возможность определить Project.

Определение основных вех проекта

Первая веха – подготовка к проекту – закончена. Ее нужно вставить перед задачей «Работа над проектом». Для этого необходимо выделить эту задачу и нажать клавишу INSERT. Вводится пустая строка, а все нижерасположенные задачи перенумеровываются. Ввести название задачи, которая будет вехой, и установить ее длительность равной 0. На диаграмме веха помечается специальным значком, справа от которого указывается дата (дата начала проекта).

Аналогично ввести остальные вехи:

• «Рабочие места готовы» перед задачей «Написание текста».

• «Готовность 60% текста» перед задачей «Редактирование текста».

• «Текст готов к сдаче» перед задачей «Завершение проекта».

• Последнюю задачу «Подведение итогов» сделаем вехой, установив ее длительность равной 0.

• По умолчанию длительность задач определяется в днях. Однако можно изменить единицы измерения на часы, недели (команда Tools > Options).

• 1. Назначение задачам ресурсов

Изначально необходимо создать список ресурсов. В данном примере это будут все члены авторского коллектива. Для этого нужно сменить представление в окне Project, щелкнув на ярлыке Resource Sheet (Лист ресурсов) в панели представлений или выбрать команду View > Resource Sheet. А затем в столбец Resource Name (Имя ресурсов) ввести фамилии участников проекта (Рисунок 3).

Ресурсы можно объединять в группы. В данном случае группы будут определяться ролями. Наименование группы, в которую входит ресурс, вводится в соответствующую ячейку столбца Group. В столбце Max.Units (Мак. Количество) можно ввести данные о том, какую часть рабочего времени будет занят каждый ресурс в проекте. Рабочее время определяется календарем данного ресурса. Календарь ресурса определяется в столбце Base Calendar.

Определив ресурсы, можно назначать их задачам. Для этого необходимо снова вернуться в представление диаграммы Ганта, щелкнув на соответствующем ярлыке в панели представлений. Прежде чем назначать ресурсы, необходимо для всех задач сбросить флажок, который заставляет Project автоматически изменять длительность задачи при изменении выделенных для нее ресурсов (элемент списка Task Name кнопка Task Information вкладка Advanced). После того как ресурсы будут назначены, этот флажок можно снова установить.

Рисунок 3

Назначать ресурсы задачам можно разными способами. Самый быстрый способ следующий. Выполнить команду Tools > Resourсes > Assign Resourсes или кнопка Assign Resourсes (Назначение ресурсов) на панели инструментов. Появится диалоговое окно Assign Resourсes. Теперь нужно пройтись по всем задачам, выполняя ввод значений в ячейку Units (Количество) для каждого ресурса, который пользователь планирует назначить для данной задачи. Введенная величина означает процент занятости ресурса в данной задаче. Имя назначенного ресурса появляется на диаграмме справа от соответствующей задачи.

Теперь остается последнее действие: определить на диаграмме зависимости между задачами. Для этого выделите в списке задач две из них, которые связаны между собой, и нажмите кнопку Link Tasks (Связь задач) на панели инструментов – задачи на диаграмме окажутся соединенными линиями со стрелками и сдвинутся вправо.

По умолчанию для связи задач Project использует зависимость Finish-to-start (Окончание-начало), т.е. вторая задача не начнется, пока первая не закончится. Если необходимо определить другой вид зависимости между задачами, выделите вторую задачу, и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите из контекстного меню команду Task Informatio (Сведения о задаче). Появится диалоговое окно Task Information (Сведения о задаче). Раскройте вкладку Predecessors (Предшественники) и введите в поле ID номер задачи, которая является предшественницей данной (Рисунок 15.4).

Если данная задача зависит от нескольких задач, их все необходимо перечислить в списке. Здесь же можно поменять тип зависимости, выбрав его из списка, и определить время перекрытия задач или задержку между ними (lag). В первом случае значение в столбце Lag (Запаздывание) должно быть отрицательным, а во втором – положительным.

Рисунок 4

Окно Task Information (Сведения о задаче) содержит много информации о задаче, которая рассредоточена по пяти вкладкам. Следует обратить внимание на характеристику, влияющую на планирование дат начала и окончания задачи. Она расположена на вкладке Advanced (Дополнительно) и определяется в полях Constrain Task (Ограничение задачи). Два поля Type (Тип) и Date (Дата) определяют ограничения на данную задачу, например, задача должна быть закончена к определенной дате или начаться не раньше заданной даты.

Задачи, которые имеют ограничения (например, для вехи «Готовность текста 60%» можно поставить ограничение «Must Finish on 1.04.2013»), маркируются специальным значком в столбце индикации слева в таблице задач.

После того как введена информация о проекте, можно посмотреть загрузку персонала. Для управления загрузкой используются два представления: Task Usage (Использование задач) и Resource Graph (Диаграмма ресурсов).

Представление Task Usage (Использование задач) в левой части содержит список задач, что и на календарном графике, только под каждой задачей размещаются строчки для ресурсов, которые ей выделены. Столбец Work (Трудозатраты) указывает время занятости ресурса задачей. Это время рассчитывается исходя из календаря, длительности задачи и процента загрузки. Основное назначение этого представления – уточнить и оценить затраты на выполнение каждой задачи и оптимального распределения ресурсов между ними (Рисунок 5).

Рисунок 5

Второе представление, в котором просматривается загрузка ресурсов, это диаграмма ресурсов Resource Graph (График ресурсов). На этой диаграмме можно проследить динамику загрузки каждого ресурса на протяжении всего проекта (Рисунок15.6).

Рисунок 6

Столбцы диаграммы отображают суммарную загрузку ресурса по всем задачам проекта на каждый день. Впрочем, масштаб временной шкалы на диаграмме может быть изменен. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на шкале и выбрать из контекстного меню команду Timescale (Шкала времени) или выполнить команду Format > Timescale. Диалоговое окно Timescale имеет две аналогичные группы полей: левая группа (Major scale) используется для определения верхней шкалы, а правая (Minor scale) – для нижней шкалы. По умолчанию цена деления верхней шкалы – неделя, и на шкале отображается дата первого дня недели, цена деления нижней шкалы – день, и на шкале отображаются первые буквы дней недели. Изменяя параметры в этих полях, пользователь в нижней части окна может наблюдать, как изменяется временная шкала, и добиться нужного представления.

Щелкнув правой кнопкой мыши в левой части представления Resource Graph (График ресурсов) и выбрав команду Resource Information, можно открыть диалоговое окно, на вкладках которого отображается основная информация о данном ресурсе, которая введена в проект. Чтобы перейти к следующему или предыдущему ресурсу, необходимо воспользоваться либо контекстным меню, либо кнопками навигации в левой части представления.

3. Отслеживание хода проекта

После того как составлен календарный план-график и распределены ресурсы, этот план можно сохранить как базовый. Именно с ним можно сравнивать реальный ход выполнения проекта. Для того чтобы сохранить план как базовый, необходимо выполнить команду Tools > Tracking > Save baseline.

В качестве базового плана можно сохранить как проект в целом, так и отдельные задачи. Переключатели в диалоговом окне Save baseline позволяют выбрать нужный вариант.

Чтобы контролировать ход проекта, необходимо вводить в проект данные о фактических сроках выполнения задач и сравнивать с запланированными.

Во-первых, можно вводить данные о том, какая часть задачи выполнена (в процентах). Это можно делать двумя способами. Первый способ – графический. Необходимо просто подвести курсор мыши к левому концу полосы, обозначающей задачу на диаграмме, при этом форма курсора изменится, появится значок «%». Затем нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо, наблюдая за табло, на котором меняются даты. Когда на табло появится нужная дата, например текущая, нужно отпустить кнопку мыши. Project отмечает выполненную часть работы на диаграмме в виде черной линии, проведенной вдоль полосы задачи, и вычисляет процент выполненной работы. Такой способ удобен, если задача имеет большую длительность.

Если задача короткая, обычно просто нужно отметить, когда она завершена. Это проще всего сделать в окне Task Information. Окно можно открыть, дважды щелкнув левой кнопкой мыши на имени задачи. На вкладке General (Общие) необходимо ввести в поле Percent Complete число 100 и закрыть окно. Черная линия будет проведена по всей полосе задачи. Все завершенные задачи помечаются специальным значком в столбце индикации.

Изменения, которые необходимо ввести в проект, могут касаться смещения сроков выполнения задач. Допустим для примера, что авторский коллектив не смог вовремя получить работоспособную версию целевого ПО. Она была установлена на рабочие места на неделю позже, не 11 ноября, как планировалось, а 18 ноября. Чтобы внести изменения, необходимо сдвинуть вправо границу между табличной и прокручиваемой частями диаграммы Ганта, чтобы видно было поле Start. Измените значение этого поля для задачи «Установка работоспособной версии целевого ПО». Появляется диалоговое окно Planning Wizard, в котором выдается предупреждение, что с данной задачей связана другая задача, и введенное в план изменение повлияет на нее.

Мастер предлагает выбрать один из трех вариантов дальнейших действий:

• Внести в план введенные изменения и удалить связь между задачами

• Внести в план введенные изменения и соответственно перепланировать связанную задачу

• Отменить внесенные изменения

• Если выбрать второй вариант, пользователь увидит, что на диаграмме сдвинулись не только сроки выполнения данной задачи, но и веха «Подготовка завершена», и дата начала задачи «Написание текста».

• Все изменения в задачи проекта удобно также вносить в диалоговое окно Update Tasks, которое можно открыть командой Tools > Tracking > Update Tasks. Вводя значения в поля этого окна, можно изменить реальную длительность задачи, процент ее завершения, начальную и конечную даты.

• Чтобы эти изменения стали еще нагляднее, необходимо сменить представление. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке Tracking Gantt в панели представлений. Появится окно, которое похоже на представление диаграммы Ганта, но на диаграмме отображаются сразу два плана: базовый и фактический. Сверху синими полосками изображается фактический план-график, а снизу – серыми полосками – базовый план. Очень хорошо заметны отклонения фактического графика работ от базового.

• 1. 4. Консолидация проектов

Microsoft Project позволяет консолидировать в рамках одного файла несколько разных проектов, если эти проекты как-то связаны между собой или имеют общего руководителя. Например, план проекта, описанный выше, является достаточно обобщенным, на самом деле этот проект состоит из нескольких разных проектов, каждый из которых посвящен отдельному произведению комплекта. Эти проекты связаны единым авторским коллективом и некоторыми общими задачами и сроками. В каждом проекте присутствуют все работы, описанные в обобщенном проекте, но они должны быть более детализированы, т.к. требуется распределить главы книги между различными исполнителями и для каждой главы назначить писателя, редактора и корректора (идеологи и технологи обычно отвечают за всю книгу комплекта).

Чтобы научится создавать такие консолидированные планы проектов, необходимо уметь делать следующее:

• Создавать общий пул ресурсов для всех связанных проектов

• Вставлять один проект в другой проект

• Устанавливать зависимости между задачами, входящими в разные проекты

• Использовать ресурсы одного проекта в другом проекте

• Между задачами, входящими в разные подпроекты консолидированного проекта, можно установить связь так же, как и между задачами одного проекта, только вместо номера задачи в окне Task Information будет указываться полный путь и имя файла связанного проекта.

• 1. 5. Взаимодействие Microsoft Project с Microsoft Outlook

При выполнении проекта руководитель должен взаимодействовать со всеми его участниками. И Microsoft Project, как инструмент управления проектами, был бы не достаточно функционален, если бы не имел средств, обеспечивающих это взаимодействие.

Microsoft Project обеспечивает:

• Отправление по электронной почте файлов проектов и графических изображений части проекта (копии экрана);

• Оповещение участников проекта о задачах, которые они должны выполнить;

• Сообщение участникам проекта о тех изменениях, которые происходят в проекте, а также получение уведомления об их согласии (или несогласии) с этими изменениями;

• Запрашивание и получение информации о степени выполнения каждой задачи проекта;

• Перенесение информации о задачах проекта в папку Outlook.

• Спланировав проект, руководитель в первую очередь должен оповестить всех его участников, которые фигурируют в качестве ресурсов проекта, о том, какие задачи и когда они должны будут выполнить. Традиционный способ решения этого вопроса – собрать совещание, на котором поставить всем задачи, объяснить цели и заручиться согласием выполнить все в срок и с высоким качеством. Project позволяет выполнить эти операции автоматически: разослать всем участникам проекта сообщение по электронной почте со списком конкретных задач, назначенных каждому исполнителю, получить от них ответы и предложения по изменению плана и консолидировать все предложения в плане-графике.

• Прежде чем отправлять сообщение участникам проекта, необходимо убедиться, что для каждого ресурса введен электронный адрес (e-mail). Этот адрес вводится в диалоговое окно Resource Information.

• Для каждой задачи в списке указаны даты начала и окончания, продолжительность и комментарий, если он был введен в задачу. Введите текст сообщения и нажмите кнопку Send (Отправить).

• Сообщение попадает в почтовый ящик каждого участника проекта. Он должен открыть это сообщение и отправить ответ руководителю проекта. В списке задач исполнитель может корректировать только два поля: Accept (Принять) и Comment (Комментарий) в конце таблицы.

• Чтобы принять все задачи, следует нажать кнопку Reply (Ответ) и затем Send – и подтверждение будет оправлено руководителю проекта. При этом задачи автоматически попадают в папку «Задачи Outlook» на ПК исполнителя.

• Разумеется, исполнитель может и не принять какую-то задачу или несколько задач. В этом случае он должен в поле Accept соответствующей задачи ввести No, внести комментарии и нажать кнопку Send, чтобы послать ответ. Руководитель получает сообщение с комментариями исполнителя, согласует с ним изменения и далее может нажать кнопку Update Project. Комментарии исполнителя к задаче автоматически вносятся в поле Note. Этот факт отражается в индикаторном столбце диаграммы. Задачи, по которым были высланы сообщения, но ответы еще не получены, также отмечаются специальным значком (конверт с вопросительным знаком).

• После того как все участники проекта «расписались» в получении заданий, необходимо их выполнять. Теперь руководитель проекта будет требовать отчеты о состоянии задач. Чтобы было легче отчитываться, можно воспользоваться папкой «Outlook /Дневник», в которой есть возможность фиксировать время работы над документами, в том числе и над самим файлом проекта.

• Project позволяет автоматизировать процесс сбора отчетов от исполнителей, регулярно (например, по понедельникам или пятницам) рассылая всем исполнителям запрос о состоянии проекта.

• Когда запрос по задаче отправлен исполнителю, на календаре проекта задача снова помечается: к значку письма добавляются еще часы.

• Каждый исполнитель получает сообщение со списком задач, относящимся лично к нему. От него требуется проставить для каждой задачи количество отработанных часов и сколько еще часов осталось отработать. В этом случае ему пригодится Дневник. Если исполнитель аккуратно отмечал степень выполнения каждой задачи, то при ответе на полученный запрос TeamStatus (Состояние группы) ему будет достаточно отправить этот запрос обратно руководителю проекта. При этом информация о выполнении заданий будет автоматически считана из Outlook и занесена в форму ответа. Если же степень выполнения заданий не отмечалась, то можно внести эти данные вручную прямо в форму ответа. При вводе данных кнопка Reply на форме сообщения автоматически заменяется кнопкой Send, которую и нужно нажать.

• Сообщение, полученное руководителем проекта имеет следующий вид: для каждой работы отмечено, сколько времени еще осталось, чтобы ее выполнить, а дальше для каждого дня недели указываются проработанные часы.

• Получая ответы от исполнителей, руководитель проекта может автоматически обновить проект полученной информацией. Для этого необходимо просто нажать кнопку Update Project на форме сообщения. Результат обновления отразится на диаграмме Ганта.

• Руководитель проекта выполняет еще одну задачу, связанную с взаимодействием с исполнителями, а именно, внося изменения в проект, доводит их до сведения всех, кого они касаются. Для этого можно воспользоваться командой Tools > Workgroup > TeamUpdate…

• Эта команда аналогична команде TeamAssign, только в список отправляемых задач попадают не все задачи проекта, а только те, которые были изменены. Сообщение посылается всем исполнителям, которые являются ресурсами для этих задач. Смоделируем такое сообщение для ситуации, когда руководитель проекта меняет дату начала работы. В этом случае сообщение TeamUpdate (Изменение группы) выглядит следующим образом: измененная задача опять помечается в столбце индикации, только теперь конверт снабжен восклицательным знаком. После отправки уведомления исполнителю пометка исчезает.

• Получив такое уведомление, исполнитель действует так же, как и в случае получения сообщения TeamAssign, т.е. либо принимает их, и эти изменения отражаются в списке задач в Outlook, либо отклоняет, о чем посылается сообщение руководителю проекта.

• Все замечания исполнителей, полученные в ходе переписки, могут быть зафиксированы в поле Notes соответствующих задач и использованы при анализе выполнения проекта.

• Необходимо помнить, что сообщения TeamStatus и TeamUpdate невозможно послать тем исполнителям, от которых не получен положительный ответ на запрос TeamAssign, тем самым соблюдается логическая последовательность действий руководитель проекта.

• Все приведенные почтовые сообщения имеют заданный по умолчанию набор полей. Однако Project позволяет руководителю проекта самому определять набор проектных данных, пересылаемых исполнителям, а также устанавливать ограничения на коррекцию пересылаемой информации.

• Кроме того, предусмотрена возможность автоматически заносить в личное расписание руководителя проекта задачи из Project и автоматически устанавливать напоминания о начале выполнения этих задач.

• 1. 6. Дополнительные возможности MS Project

Печать отчетов

Отчеты (Reports) представляют собой инструмент вывода на печать информации, хранимой в базе данных проекта и отформатированной заданным образом. Управление отчетами осуществляется через меню View > Reports... Из него последовательно вызываются окна выбора группы отчетов и выбора (из группы) отчета конкретного типа.

В Project отчеты делятся на группы:

• Overview – общие сведения о проекте;

• Current Activities – выполняемые работы;

• Costs – затраты;

• Assignments – назначение ресурсов;

• Workload – загрузка ресурсов;

• Custom – созданные пользователем.

• Пользователь может либо воспользоваться встроенными стандартными отчетами, либо разработать собственные типы отчетов. Основой для их формирования являются формы представления данных о графике проекта, таблицы, фильтры. Окно режима определения нового типа отчета вызывается кнопкой Edit из окна Custom Reports.

• В отчеты могут быть включены только данные из табличной части проекта, однако с помощью команды File > Print могут быть распечатаны любые представления проекта.

  1. Задание программных расширений

В Project, как и в других программных продуктах, входящих в семейство MS Office, встроена гибкая система создания дополнительных программных надстроек, которые расширяют его функциональные возможности.

Данные функции доступны из меню Tools > Macro. Макропрограммы создаются в среде встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (VBA), являющейся универсальной для всего семейства MS Office.

Используя редактор и отладчик VBA, пользователь, обладающий определенным опытом программирования, может создавать собственные процедуры и функции, автоматизирующие какие-либо часто повторяющиеся действия по обработке содержания проекта. При этом для обращения из вновь создаваемых процедур к данным проекта и работы с соответствующими функциями (методами) их обработки используется специальный объектно-ориентированный программный интерфейс.

Работа с шаблонами и настройками

Существенная доля трудозатрат пользователя приходится на создание различного рода настроек и конфигураций способов представления данных в проектах, фильтров и т. п.

В большинстве случаев затраты времени пользователя могут быть уменьшены за счет грамотного применения им системы шаблонов и настроек. По умолчанию настройки разработанных и измененных пользователем форм, таблиц, представлений (видов), отчетов, макросов и других объектов запоминаются в специальном файле шаблонов GLOBAL.MPT. Фактически, он играет ту же роль, что и файл NORMAL.DOT в MS Word. Поскольку GLOBAL.MPT открывается всякий раз при запуске Project, то однажды созданные и запомненные в нем настройки становятся доступными для любых новых проектов, с которыми в дальнейшем будет вестись работа на данном компьютере. Одновременно пользователь при желании может сохранять настройки и в файле проекта. Это имеет смысл делать, если такие настройки носят уникальный характер или должны быть перенесены вместе с проектом на другой компьютер, где используется свой GLOBAL.MPT.

Для манипуляций с данными по шаблонам и настройкам, переноса их из проекта в GLOBAL.MPT и обратно в Project предусмотрен режиме организатора, который может быть вызван из меню Tools > Organizer.

Поддержка технологий совместной работы

В Project реализованы возможности по организации совместной работы с общим проектом (или проектами) для группы пользователей (Workgroup), связанных в рамках некоторой вычислительной сети. В данном режиме реализованы следующие функции:

• пересылка плановых заданий на рабочие станции участников проекта;

• получение от членов рабочей группы проекта информации о его ходе и результатах;

• автоматический пересчет графика проекта на основе данных, полученных от других пользователей;

• поддержка системы совместно используемых ресурсов.

• 1. 7. Управление циклом реализации и ресурсами проекта

Критический путь и методы управления им

Одной из главнейших проблем управления проектами является управление циклом реализации. Как правило, задачи такого типа формулируются как задачи минимизации (или ограничения в заданных пределах) времени выполнения проекта.

В случае последовательной структуры проекта (то есть когда проект распадается на операции, выполнение которых не может быть совмещено) задача управления периодом его реализации с точки зрения теории сетевого планирования становится тривиальной. Однако если какие-то работы по проекту можно вести параллельно, то ответ на вопрос, как составить кратчайший по продолжительности график, значительно усложняется.

Существенную роль в методах решения данной проблемы играют понятия критической операции и критического пути. Для начала поясним их смысл на примере. Момент графика проекта, начиная с которого, операция может быть поставлена на выполнение, называют ранним стартом, а момент, позже которого операция не может быть завершена, чтобы не сдвинулось начало зависимых от нее операций, – поздним финишем. Если из значения позднего финиша вычесть значения раннего старта и длительность самой операции, то получится свободный резерв времени. Операции, для которых свободный резерв времени равен нулю, называют критическими. Множество всех критических операций проекта образует его критический путь. Другими словами, критический путь представляет собой совокупность таких операций, увеличение длительности которых ведет к увеличению длительности проекта в целом.

Очень часто та степень точности, с которой мы можем оценить продолжительность той или иной операции, оказывается весьма приблизительной. Project позволяет учитывать эти обстоятельства, относя к критическому пути те операции, величина резерва времени которых отличается от нуля, но не превышает некоторого предела. Очевидно, что в этом случае появляется возможность существования в проекте сразу нескольких "параллельных» критических путей. Для установки данного режима необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Вызвать команду меню Tools > Options.

2. Выбрать вкладку Calculation.

3. В поле Tasks are critical if slack is less than or equal to ввести значение, определяющее предел, после которого в случае снижения значения свободного резерва времени операция будет включаться в критический путь.

4. Установить переключатель Calculate multiple critical paths, что позволит контролировать одновременно несколько критических путей.

5. Нажать кнопку ОК.

6. Среди основных средств управления критическим путем проекта, доступных в Project, могут быть названы:

• визуальное выделение операций, относящихся к критическому пути, при помощи форматирования;

• применение фильтров для обеспечения возможности сосредоточить внимание исключительно на операциях критического пути;

• определение параметров критического пути (продолжительности, моментов начала и завершения операций).

  1. Визуальное выделение операций критического пути

Для визуального выделения операций, входящих в критический путь, необходимо выполнить команду меню Format > GanttChartWizard. Она вызывает специальную программную надстройку – мастер форматирования, которая в режиме диалога позволяет пользователю в соответствии с его потребностями гибко менять представление проекта в виде диаграмм Гантта.

Далее, следуя подсказкам мастера (последовательно вводя запрашиваемые параметры и нажимая кнопку Next, а в завершении – кнопку Format It), пользователь получает такой вид проекта, в котором отчетливо видны все операции, входящие в критический путь. По умолчанию критические операции выделяются красным цветом, а некритические – синим.

Применение фильтров для выделения операций критического пути

Для того чтобы оставить на диаграмме только критические операции (убрать некритические), следует в окне задания фильтров на панели инструментов выбрать встроенный фильтр Critical.

Определение параметров критического пути

Точные значения начала и конца критического пути можно получить, выполнив команду меню Project > Project Information. По ней вызывается окно Project Information, в котором поле Start Date содержит дату начала работ, а поле Finish Date – дату их окончания.

Для наглядного определения продолжительности операций критического пути в график проекта удобно ввести сводную операцию, объединяющую все его составные части. Это можно сделать с помощью команды Tools > Options. В появившемся окне следует выбрать вкладку View. Если в группе Outline options установить переключатель Project summary task, то в перечень работ графика будет включена составная операция. Ее продолжительность (Duration) будет равна продолжительности критического пути проекта.

Перечисленные методы работы с критическим путем позволяют решать стандартные задачи по его сокращению. Как правило, оно может быть достигнуто за счет:

• сокращения длительности критических операций;

• дополнительного "распараллеливания" операций;

• изменения структуры проекта и его отдельных операций.

  1. Базовый план и контроль его выполнения

Завершающим этапом сетевого планирования является оперативное управление проектом. В его основе лежат:

1. сопоставление действительных результатов процесса выполнения проекта с изначально намеченным планом;

2. анализ имеющихся расхождений;

3. выработка на его основе корректирующих управляющих воздействий.

4. Технологически в Project задачи оперативного управления реализуются через функции и режимы, позволяющие:

• вводить и сохранять данные о базовом плане проекта;

• вносить в график проекта данные о его ходе и результатах;

• выявлять отклонения результатов выполнения от базового плана.

  1. Базовый и промежуточный планы

Под базовым планом (Baseline) в Project понимают эталонный график следования и продолжительности операций, информация о котором сохраняется параллельно с данными о вносимых текущих изменениях.

Для того чтобы сохранить базовый план, необходимо:

1. Выполнить команду меню Tools > Tracking > Save Baseline.

2. В появившемся диалоговом окне выбрать опцию Save Baseline и нажать кнопку ОК.

3. Описанные действия можно выполнить в любой момент работы с проектом. При этом каждый раз ранее сохраненные данные по базовому плану будут заменены текущими данными.

   1. Сохранение данных о ходе работ

Без преувеличения можно утверждать, что необходимым условием успеха любой управленческой деятельности является наличие точной и продуманной системы оперативной отчетности. Принципы формирования такой системы составляют предмет специальной экономической дисциплины – управленческого учета.

В данном случае для нас представляют интерес технологические возможности Project по решению учетных задач. Вообще говоря, их арсенал достаточно богат. Ограничимся описанием простейшего алгоритма внесения отчетной информации в график проекта:

1. Выбрать в качестве способа визуального представления проекта Tracking Gantt, который специально ориентирован на отображение процесса выполнения. При выбранном способе представления каждой операции соответствуют две полосы: нижняя отображает временные характеристики операции в соответствии с базовым планом, а верхняя – фактические. При этом закраска верхней полосы отображает процент выполнения работ по соответствующей операции (его значение находится справа).

2. Выбрать в таблице, находящейся в левой части окна, нужную операцию.

3. В поле % Complete ввести значение доли выполненных работ по операции в процентах.

4. Дополнительно следует отметить и то, что форма представления Tracking Gantt является эффективным инструментом для выявления отклонений текущего состояния проекта от его базового плана.

   1. Управление ресурсами проекта

Естественным и эффективным инструментом по управлению ресурсами проекта является коллекция представлений (видов) проекта, которые специально ориентированы на решение задач данного типа.

Представление проекта Task Usage – таблица данных по операциям с детальным распределением ресурсов – позволяет получить подробную информацию о том, какой вклад в трудоемкость каждой операции вносит каждый ресурс как в течение всего проекта, так и в течение отдельных периодов его реализации. При этом уровень интеграции этих периодов может определяться самим пользователем с помощью функции Zoom контекстного меню.

Представление Resource Usage – таблица загрузки ресурсов (с детализацией по операциям) – решает аналогичную задачу с той лишь разницей, что данные сначала группируются по видам ресурсов, а затем – по операциям. Таким образом, данное представление позволяет проводить анализ количественного распределения отдельно взятого ресурса по различным этапам проекта.

Иногда оказывается полезным совмещать количественный анализ распределения ресурсов во времени с визуальным представлением данного процесса, для чего служит Resource Graph – диаграмма загрузки ресурсов. Несомненным достоинством данного способа работы с информацией является наглядное выделение тех периодов, на которых происходит превышение заранее установленного предела на доступный объем ресурса (Max. Units). Также с помощью различной закраски столбцов диаграммы можно оценить соотношение доступной (Allocated) и требующейся сверх лимита (OverAllocated) долей ресурса.

Наконец, при решении задач сводного планирования и управления ресурсной базой проекта может быть применена таблица Resource Sheet – сводная таблица загрузки ресурсов.

8. Финансовое управление проектом

Технология управления финансами проекта в MS Project

Теория и практика управления финансами работ проектного типа является составной частью специального раздела экономической науки – финансового менеджмента. Принципиальной особенностью задач данного класса является то, что управление финансами проекта предполагает анализ и воздействие на будущие затраты и доходы, в то время как, допустим, бухгалтерский учет всегда обращен к уже произведенным затратам и полученным доходам.

Необходимо обратить внимание то, что здесь речь о финансовом управлении пойдет исключительно с точки зрения изучения информационной поддержки, которую обеспечивает ему Project. Более того, нужно четко выделить тот факт, что возможности данной программной системы позволяют ей работать лишь с весьма ограниченным кругом задач. Это прежде всего задачи, связанные с накоплением исходной информации по финансовым затратам, ее первичная обработка и относительно несложный анализ. Для решения более серьезных задач: обеспечения полномасштабного финансового менеджмента и бизнес-планирования – существуют специальные программные пакеты, например "Альт-Инвест", Project Expert, "Бизнес-План Про".

К типичным задачам финансового управления проектом, которые могут решаться в среде Project, относятся:

• предварительная оценка финансовой состоятельности проекта;

• управление финансовыми ресурсами на основе сопоставления и анализа фактических и плановых затрат.

• Оценка предполагаемых потребностей в финансовых ресурсах основывается на исходной информации о графике проекта. При этом, вообще говоря, могут быть учтены компоненты трех типов:

• затраты, обусловленные фактом существования некоторой операции, или так называемые постоянные затраты на операцию;

• затраты, связанные с фактом использования ресурса некоторого вида (например, плата за заказ);

• затраты, пропорциональные количеству используемого ресурса.

• 1. Формирование информационной базы для финансовых расчетов

Отправным пунктом для действий по организации управления финансами проекта являются операции по формированию исходной информационной базы:

Формирование таблиц тарифных ставок операций

Для формирования таблиц тарифных ставок можно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Выбрать вид проекта Resource Sheet (либо другое представление проекта, содержащее перечень ресурсов).

2. Щелкнув левой кнопкой мыши на записи, соответствующей выбранному ресурсу, активизировать окно диалога Resource Information, в котором выбрать вкладку Costs. (Вкладка Costs содержит набор таблиц тарифных ставок (в качестве их имен используются латинские литеры от А до Е). Такая организация позволяет хранить в проекте одновременно несколько ценовых политик и оперативно переходить от одной к другой).

3. Выбрать нужную таблицу тарифов от А до Е.

4. В строке тарифной таблицы заполнить поля:

• Standard Rate – ставка за использование ресурсов в рамках установленных лимитов;

• OverTime Rate – ставка за использование ресурсов в рамках сверх установленных лимитов;

• Per Use Cost – плата за факт использования ресурса (плата за заказ).

• Поле Cost accrual определяет порядок вычисления затрат в процессе выполнения проекта. Оно может принимать значения:

• Start – финансовые затраты привязываются к моменту начала операции;

• End – финансовые затраты привязываются к моменту завершения операции;

• Prorated – финансовые затраты распределяются в процессе выполнения one рации пропорционально интенсивности работы.

• Для определения того, какую тарифную таблицу следует использовать при исчислении затрат, следует выполнить следующие действия:

1. . Выбрать вид проекта Task Usage.

2. Если в таблице отсутствует колонка Cost Rate Table, то для того чтобы ее вста­вить, необходимо:

• выполнить команду меню Insert > Column;

• в поле Field Name в появившемся окне Column Definition установить значение Cost Rate Table и нажать кнопку ОК.

3. Ввести в строку, соответствующую ресурсу, для которого меняется система цен, в поле Cost Rate Table код выбираемой тарифной таблицы (А, В, С, D или Е).

4. Объем сверхурочной работы по операции задается с помощью следующих действий:

1. Выбрать вид проекта Gantt Chart.

2. Окно представления должно быть составным и содержать дополнительную таблицу в нижней части. Если это не так, то выполнить команду меню Window > Split.

3. Для таблицы в нижней части экрана выбрать тип Task Form:

• выполнить команду меню View > MoreViews...;

• в появившемся диалоговом окне MoreViews выбрать представление проекта Task Form.

4. Выбрать Format > Details > Resource Work.

5. Настроенная данным образом таблица, расположенная в нижней части окна, содержит колонку Ovt. Work. В нее при необходимости могут вводиться объемы сверхурочных работ по соответствующим операциям.

   1. Ввод показателей прямых затрат

Следует помнить, что под прямыми (постоянными, Fixed Cost) затратами на операцию подразумеваются расходы, существование которых обусловливается самим фактом наличия данной операции в проекте, то есть они не связаны с такими характеристиками, как продолжительность и трудоемкость. Очевидно, что такой тип затрат присущ только определенным видам экономической деятельности. Одновременно, необходимо обратить внимание на то, что именно наличие атрибута постоянных затрат позволяет на простейшем уровне вести учет невозобновляемых ресурсов проекта.

Для задания значения постоянных затрат следует:

1. Выбрать вид View > Gantt Chart.

2. Выполнить команду View > Table и выбрать из меню таблицу Cost.

3. По умолчанию выбранная таблица Cost содержит колонку, в которую следуй вводить значение постоянных затрат по операциям.

4. 1. Основные методы решения задач финансового управления проектом

Для решения простейших задач финансового управления проектом, могут эффективно применяться такие формы представления проекта, как Task Usage, Resource Usage, Resource Graph. Другим полезным инструментом являются отчеты группы Costs, в которую входят:

• Cash Flow – таблица распределения затрат по интервалам времени с разбивкой по операциям;

• Budget – таблица стоимостных показателей операций;

• Overbudget Tasks – отчет по операциям, затраты на выполнение которых превысили исходные показатели базового плана;

• Overbudget Resources – таблица ресурсов (в стоимостном исчислении), затраты на которые превысили исходные показатели базового плана;

• Earned Value – таблица сопоставления плановых стоимостных данных с отчетными.

• Перечисленные экранные формы и отчеты, в частности, могут быть использованы:

• на этапе предварительной оценки финансовой состоятельности проекта;

• при разработке плана финансовых затрат по проекту;

• при управлении финансовыми ресурсами в процессе выполнения проекта (составление плановых и фактических показателей, как в разрезе ресурсов, так и в разрезе исполнителей).

• Заключение

• В изложенном материале лекции подробным образом рассмотрены информационные технологии стратегического корпоративного планирования, реализованные в программе Microsoft Project. Эти технологии позволяют не только выполнять календарное планирование всех работ, предусмотренных проектом и отслеживать ход их выполнения, проводить анализ и регулирование для достижения поставленных стратегических целей.

• Контрольные вопросы

1. Какую деятельность называют проектом?

2. Что такое задачи?

3. Каковы основные характеристики задачи?

4. Дайте определение вехи. Каково их назначение и виды?

5. Что такое фаза проекта?

6. Какие показатели являются наиболее критичными при выполнении плана проекта для руководителя?

7. В каком виде можно представить план проекта в программе Microsoft Project?

8. Что понимают под ресурсами в программе Microsoft Project?

9. Как назначить задачам ресурсы?

10. Каким образом можно отслеживать ход выполнения проекта?

11. Что такое базовый план?

12. Дайте понятие критического пути?

13. Как программа Microsoft Project взаимодействует с программой Microsoft Outlook?

14. Каковы возможности программы Microsoft Project по финансовому управлению проектом?

15. Литература

1. Коноплева И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии: учебное пособие / под ред. И.А. Коноплевой. – М.: Проспект, 2008. – 304 с.

2. Федотова Е.Л. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие. М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2011. – 368 с.:

3. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы: учеб. пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА – М, 2009. – 352с. (профессиональное образование)

4. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие – М.: Проспект, Велби, 2010. – 448 с.

8. ЛЕКЦИЯ 15. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

10. Содержание

1. Назначение систем поддержки принятия решений

2. Схема процесса принятия решений.

3. Компоненты системы поддержки принятия решений.

4. Использование систем поддержки принятия решений.

5. Экспертные системы, их назначение, состав и принцип функционирования.

6. Нейросетевые технологии.

8. Введение

9. Основой успешного функционирования производственной среды является принятие решений, адекватных условиям, в которых функционируют объекты. Системы поддержки принятия решений, в которых сконцентрированы мощные методы математического моделирования, науки управления, информатики, являются инструментом, призванным оказать помощь руководителям в своей деятельности во все усложняющемся динамичном мире.

2. Назначение систем поддержки принятия решений

Система поддержки принятия решений (СППР) – это компьютерные интерактивные системы, разработанные в помощь менеджеру (или руководителю) при принятии решений. СППР включают и данные, и модели, чтобы помочь лицу, принимающему решения решить проблемы, особенно те, которые плохо формализованы.

Системы ориентированы на главных управляющих и средних менеджеров, на изменения, гибкость и быструю реакцию. Акцент делается на моделях, предположениях и показе графики. Основа – профессиональный анализ и приемы проектирования. Эти системы по типу итерационные, не жесткие и никогда не закончены. Этого требует суть неструктурированных проблем, которые оригинальны и необычны, для них не имеется никаких алгоритмов для решения и каждая имеет свой ответ.

Поэтому СППР разработаны для поддержки слабоструктурированного и неструктурированного прикладного анализа, чтобы помогать проектировать, оценивать альтернативы и контролировать процесс реализации. Самый распространенный тип СППР – в виде генератора финансового отчета.

Преимущество компьютера состоит в его огромном быстродействии и памяти, что делает его необходимым практически во всех областях человеческой деятельности.

В принятии решений важнейшими областями, в которых компьютер становится ближайшим помощником человека, являются:

• быстрый доступ к информации, накопленной в компьютере лица, принимающего решение, или в компьютерной сети;

• осуществление оптимизации или интерактивной имитации, основанных на математических или эвристических моделях;

• нахождение в базах данных принятых ранее решений в ситуациях, подобных исследуемым, для использования ЛПР в подходящий момент;

• использование знаний лучших в своей области специалистов, включенных в базы знаний экспертных систем;

• представление результатов в наиболее подходящей для ЛПР форме.

• Но традиционное использование ЭВМ не самое эффективное. Руководитель, кроме информации из базы данных, кроме некоторых экономических или технологических расчетов, в своей деятельности встречается с большим количеством задач по управлению системой, которые не решаются в рамках традиционных информационных технологий.

• В связи с необходимостью решения задач подобного рода были разработаны компьютерные системы нового типа - системы поддержки принятия решений (СППР).

• СППР представляют собой системы обработки информации в целях интерактивной поддержки деятельности руководителя в процессе принятия решений.

• Можно выделить два основных направления такой поддержки:

• облегчение взаимодействия между данными, процедурами анализа и обработки данных и моделями принятия решений, с одной стороны, и ЛПР, как пользователя этих систем – с другой;

• предоставление вспомогательной информации, в особенности для решения неструктурированных или слабоструктурированных задач, для которых трудно заранее определить данные и процедуры соответствующих решений.

• Другими словами, СППР - это компьютеризированные помощники, поддерживающие руководителя в преобразовании информации в эффективные для управляемой системы действия. Эти системы должны обладать такими качествами, которые делают их не только полезными, но и незаменимыми для ЛПР. Как любые информационные системы, они должны обеспечивать специфические нужды процесса принятия решений в информации. Кроме того, и это, видимо, главное - СППР должна адаптироваться к его стилю работы, отражать его стиль мышления, ассистировать все (в идеале) или большинство важных аспектов деятельности ЛПР. СППР должны иметь возможность адаптироваться к изменению вычислительных моделей, общаться с пользователем на специфическом для управляемой области языке (в идеале на естественном), представлять результаты в такой форме, которая способствовала бы более глубокому пониманию результатов.

• При этом, естественно, роль СППР не в том, чтобы заменить руководителя, а в том, чтобы повысить его эффективность. Цель СППР заключается не в автоматизации процесса принятия решения, а в осуществлении кооперации, взаимодействия между системой и человеком в процессе принятия решений. СППР должна поддерживать интуицию, уметь распознавать двусмысленность и неполноту информации, и иметь средства для их преодоления. Они должны быть дружественными ЛПР, помогая им в концептуальном определении задач, предлагая привычные представления результатов.

• Каждый руководитель обладает присущими только ему знаниями, талантом, опытом и стилем работы. Одной из целей СППР является помощь человеку в улучшении этих своих качеств. Кроме известных требований к информационным системам (мощная СУБД, которая обеспечивает эффективный доступ к данным, их целостность и защиту; развитые аналитические и вычислительные процедуры, обеспечивающие обработку и анализ данных; транспортабельность, надежность, гибкость, возможность включения новых технологических процедур), СППР должны обладать специфическими чертами:

• возможностью выработки вариантов решений в специальных, неожиданных для ЛПР ситуациях;

• возможностью моделей, применяемых в системах, адаптироваться к конкретной, специфической реальности в результате диалога с пользователем;

• возможностью системы интерактивного генерирования моделей.

• В связи с тем, что ЛПР не всегда имеет хорошо определенную цель в каждой ситуации, решение является исследовательским процессом, а СППР - средством более углубленного познания системы и усовершенствования своего стиля работы руководителем. Как правило, СППР имеют модульную структуру, что позволяет включать новые процедуры и модернизировать уже включенные в систему в соответствии с новыми требованиями.

• Принятие решений предусматривает последовательное выполнение следующих шагов: осмысливание проблемы, диагностика, концептуальное или математическое моделирование, выработка альтернатив и выбор тех, которые в наибольшей степени удовлетворяют поставленным целям, а также мониторинг осуществления решения.

• СППР призваны помочь ЛПР на каждом из перечисленных шагов и, следовательно, прогресс в разработке и расширении области их применения зависит и от концепции их построения, и от совершенства отражения каждой из функций, которую они поддерживают.

• Прогресс последних лет выражается в интеграции в СППР систем, основанных на знаниях, что позволяет получать советы и объяснения предложенного решения.

• Эволюция СППР также характеризуется и уровнем помощи, оказываемой ЛПР - от пассивной поддержки к расширенной, активной поддержке. Пассивная поддержка предоставляет удобный инструмент, не претендуя на изменение существующих способов действий ЛПР. Качество этих СППР зависит от удобства и доступности программного продукта, точнее сказать, от его интерфейса. Фактически это интерактивные информационные системы, предоставляющие руководителю только те услуги, которые он требует, и только в ответ на его требование. В пассивный подход включаются традиционные СППР, которые отвечают на вопрос "что если?" (what if?). ЛПР выбирает альтернативы и оценивает их, имея возможность анализировать простые альтернативы, обобщая, увеличивает эффективность процесса принятия решений.

• В настоящее время создались предпосылки для перехода к расширенной поддержке принятия решений, в которой используются новые, нетрадиционные области, используются аналитические методы и, в частности, многокритериальный анализ. Этот подход более широко использует нормативный аспект получения эффективного решения, чем обычные СППР. Одновременно присутствуют процедуры анализа и объяснения полученного решения и оценки как преимуществ, так и возможных потерь.

• Таким образом, ЛПР может оценить предложенный СППР вариант и принять решение, имея более широкий взгляд, как на само решение, так и на его последствия, благодаря консультациям, предоставленным системой.

• Как правило, СППР используют информацию из баз данных и знаний и (или) предоставленную ЛПР. Известно, что руководители пользуются и информацией из текстуальных документов, отчетов, специальных обзоров, статей и др. Возможно и более широкое применение неструктурированной информации в СППР.

• В настоящее время выделяют три класса СППР в зависимости от сложности решаемых задач и областей применения.

• СППР первого класса, обладающие наибольшими функциональными возможностями, предназначены для применения в органах государственного управления высшего уровня (например, министерства) и органах управления больших компаний при планировании крупных комплексных целевых программ для обоснования решений относительно включения в программу различных политических, социальных или экономических мероприятий и распределения между ними ресурсов на основе оценки их влияния на достижение основной цели программы. СППР этого класса являются системами коллективного пользования, базы знаний которых формируются многими экспертами - специалистами в различных областях знаний.

• СППР второго класса являются системами индивидуального пользования, базы знаний которых формируются самим пользователем. Они предназначены для использования государственными служащими среднего ранга, а также руководителями малых и средних фирм для решения оперативных задач управления.

• СППР третьего класса являются системами индивидуального пользования, адаптирующимися к опыту пользователя. Они предназначены для решения часто встречающихся прикладных задач системного анализа и управления (например, выбор субъекта кредитования, выбор исполнителя работы, назначение на должность и пр.). Такие системы обеспечивают получение решения текущей задачи на основе информации о результатах практического использования решений этой же задачи, принятых в прошлом.

• Конкурентоспособное производство должно основываться на новейших достижениях и в связи с этим достаточно легко переориентироваться на более совершенные технологии. Поэтому руководителю любого ранга следует обеспечить необходимую помощь в выработке и обосновании решений, адекватных изменяющимся условиям, в которых функционирует управляемая им система, и воздействиям со стороны среды. СППР являются мощным инструментом для выработки альтернативных вариантов действий, анализа последствий их применения и совершенствования навыков руководителя в столь важной области его деятельности как принятие решений.

• • 2 Схема процесса принятия решений

Общая схема процесса принятия решений включает следующие основные этапы:

Этап 1. Предварительный анализ проблемы.

На этом этапе определяются:

• главные цели;

• уровни рассмотрения, элементы и структура системы (процесса), типы связей;

• подсистемы, используемые ими основные ресурсы и критерии качества функционирования подсистем;

• основные противоречия, узкие места и ограничения.

• Этап 2. Постановка задачи.

• Постановка конкретной задачи принятия решений (ЗПР) включает:

• формулирование задачи;

• определение типа задачи;

• определение множества альтернативных вариантов и основных критериев для выбора из них наилучших;

• выбор метода решения ЗПР.

• Этап 3. Получение исходных данных.

• На данном этапе устанавливаются способы измерения альтернатив. Это либо сбор количественных (статистических) данных, либо методы математического или имитационного моделирования, либо методы экспертной оценки. В последнем случае необходимо решить задачи формирования группы экспертов, проведения экспертных опросов, предварительного анализа экспертных оценок.

• Этап 4. Решение ЗПР с привлечением математических методов и вычислительной техники, экспертов и лица, принимающего решение.

• На этом этапе производятся математическая обработка исходной информации, ее уточнение и модификация в случае необходимости. Обработка информации может оказаться достаточно трудоемкой, при этом может возникнуть необходимость совершения нескольких итераций и желание применить различные методы для решения задачи. Поэтому именно на этом этапе возникает потребность в компьютерной поддержке процесса принятия решений, которая выполняется с помощью автоматизированных систем принятия решений.

• Этап 5. Анализ и интерпретация полученных результатов.

• Полученные результаты могут оказаться неудовлетворительными и потребовать изменений в постановке ЗПР. В этом случае необходимо будет возвратиться на этап 2 или этап 1 и пройти заново весь путь. Решение ЗПР может занимать достаточно длительный промежуток времени, в течение которого окружение задачи может измениться и потребовать корректировок в постановке задачи, а также в исходных данных (например, могут появиться новые альтернативы, требующие введения новых критериев).

• Задачи принятия решений можно разделить на статические и динамические. К первым относятся задачи, которые не требуют многократного решения через короткие интервалы времени. К динамическим относятся ЗПР, которые возникают достаточно часто. Следовательно, итерационный характер процесса принятия решений можно считать закономерным, что подтверждает необходимость создания и использования эффективных систем компьютерной поддержки. ЗПР, требующие одного цикла, можно скорее считать исключением, чем правилом.

  • 3 Компоненты системы поддержки принятия решений

Система поддержки принятия решений требует трех первичных компонентов:

• модель управления;

• модель управления данными для сбора и ручной обработки данных;

• модель управления диалогом для облегчения доступа пользователя к СППР.

• Пользователь взаимодействует с СППР через пользовательский интерфейс, выбирая частную модель и набор данных, которые нужно использовать, а затем СППР представляют результаты пользователю через тот же самый пользовательский интерфейс. Модели управления и управления данными в значительной степени действуют независимо и варьируются от относительно простой типовой модели в электронной таблице до сложной комплексной модели планирования, основанной на математическом программировании.

• С помощью электронной таблицы типа Microsoft Excel создаются модели, чтобы прогнозировать различные элементы организации или финансового состояния. В качестве данных используются предыдущие финансовые отчеты организации. Начальная модель включает различные предложения относительно будущих трендов в категориях расходов и доходов. После рассмотрения результатов базовой модели менеджер проводит ряд исследований типа «что, если», изменяя одно или большее количество предположений, чтобы определить их влияние на исходное состояние. Например, менеджер мог бы зондировать влияние на рентабельность, если бы продажа нового изделия росла на 10% ежегодно. Или менеджер мог бы исследовать влияние большего, чем ожидаемое, увеличение цены сырья, например 7% вместо 4% ежегодно. Этот тип генератора финансового отчета – простые, но мощные СППР для руководства при принятии решений, в том числе и финансовых.

• Генератор системы поддержки принятия решений – это система, которая обеспечивает набор возможностей быстро и легко строить специфические СППР. Генератор СППР – пакет программ, разработанный для решения лишь частично с помощью компьютера слабоструктуризованных или неформализованных проблем.

  • 4 Использование систем поддержки принятия решений

Система поддержки принятия решений помогают находить ответы не только на прямой вопрос «что если?», но и на подобные. Типичные вопросы по системам поддержки принятия решений (СППР):

1. Анализ примеров (casе analyses) – оценка значений выходных величин для заданного набора выходных переменных.

2. Параметрический (casе analyses) анализ – оценка поведения выходных величин при изменении значений исходных переменных.

3. Анализ чувствительности – исследование поведения результирующих переменных в зависимости от изменения значения одной или нескольких входных переменных.

4. Анализ возможностей – нахождение значений входной переменной, которые обеспечивают желаемый конечный результат (известен также под названием «поиск целевых решений», «анализ значений целей», «управление по целям»).

5. Анализ влияния – выявление для выбранной результирующей переменной всех входных переменных, влияющих на ее значение, и оценка величины изменения результирующей переменной при заданном изменении входной переменной, скажем на 1%.

6. Анализ данных – прямой ввод в модель раннее известных данных и манипулирование при прогнозировании.

7. Сравнение и агрегирование – сравнение результатов двух или более прогнозов, сделанных при различных входных предположениях, или сравнение предсказанных результатов с действительными, или объединение результатов, полученных при различных прогнозах или для разных моделей.

8. Командные последовательности – возможность, использовать, сохранять для последующего использования регулярно выполняемые серии команд и сообщений.

9. Анализ риска – оценка исполнения выходных переменных при случайных изменениях входных величин.

10. Оптимизация – поиск значений управляемых входных переменных, обеспечивающих наилучшее значение одной или нескольких результирующих переменных.

11. Примеры задач, решаемых с привлечением СППР: выбор методов завоевания рынка бытовой техники; оценка перспективности видов альтернативного горючего для автомобилей.

12. В последнее время СППР начинают применяться и в интересах малого и среднего бизнеса (например выбор варианта размещения торговых точек, выбор кандидатуры на замещение вакантной должности, выбор варианта информатизации и т.д.). В общем, они способны поддержать индивидуальный стиль и соответствовать персональным потребностям менеджера.

13. Существуют системы, созданные для решения сложных проблем в больших коммерческих и государственных организациях:

14. Система авиалиний. В отрасли авиаперевозок используется система поддержки принятия решений – Аналитическая Информационная Система Управления. Она была создана American Airlines, но используется и остальными компаниями, производителями самолетов, аналитиками авиаперевозок, консультантами и ассоциациями. Эта система поддерживает множество решений в этой отрасли путем анализа данных, собранных во время утилизации транспорта, оценки грузопотока, статистического анализа графика. Например, она позволяет делать прогнозы для авиарынка по долям компаний, выручке и рентабельности. Таким образом, эта система позволяет руководству авиакомпании принимать решения относительно цены билетов, запросов в транспорте и т.д.

15. Географическая система. Географическая информационная система – это специальная категория систем поддержки, которая позволяет интегрировать компьютерную графику с географическими БД и с другими функциями систем поддержки принятия решений. Например, IBMs GeoManager – это система, которая позволяет конструировать и показывать карты и другие визуальные объекты для помощи при принятии решений относительно географического распределения людей и ресурсов. Например, она позволяет создать географическую карту преступности и помогает верно перераспределить силы полиции. Также ее используют для изучения степени урбанизации, в лесной промышленности, железнодорожном бизнесе и т.д.

16. 1. 5. Экспертные системы, их назначение, состав и принцип функционирования

Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Под искусственным интеллектом понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека.

Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Являясь одним из основных приложений искусственного интеллекта, экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия. Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии – знаний.

Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются (рис. 1): интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.

Рисунок 1 -. Основные компоненты информационной технологии

экспертных систем

Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным.

Менеджер может использовать четыре метода ввода информации: меню, команды, естественный язык и собственный интерфейс.

Технология экспертных систем предусматривает возможность получать в качестве выходной информации не только решение, но и необходимые объяснения.

Различают два вида объяснений:

• объяснения, выдаваемые по запросам. Пользователь в любой момент может потребовать от экспертной системы объяснения своих действий;

• объяснения полученного решения проблемы. После получения решения пользователь может потребовать объяснений того, как оно было получено. Система должна пояснить каждый шаг своих рассуждений, ведущих к решению задачи. Хотя технология работы с экспертной системой не является простой, пользовательский интерфейс этих систем является дружественным и обычно не вызывает трудностей при ведении диалога.

• База знаний содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условие, которое может выполняться или нет, и действие, которое следует произвести, если выполняется условие.

• Все используемые в экспертной системе правила образуют систему правил, которая даже для сравнительно простой системы может содержать несколько тысяч правил.

• Все виды знаний в зависимости от специфики предметной области и квалификации проектировщика (инженера по знаниям) с той или иной степенью адекватности могут быть представлены с помощью одной либо нескольких семантических моделей. К наиболее распространенным моделям относятся логические, продукционные, фреймовые и семантические сети.

• Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний, находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, то выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

• Кроме того, во многих экспертных системах вводятся дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода и корректировки данных. Блок расчета необходим в си­туациях, связанных с принятием управленческих решений. При этом важную роль играет база данных, где содержатся плановые, физические, расчетные, отчетные и другие постоянные или оперативные показатели. Блок ввода и корректировки данных используется для оперативного и своевременного отражения текущих изменений в базе данных.

• Модуль создания системы служит для создания набора (иерархии) правил. Существует два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем.

• Для представления базы знаний специально разработаны языки Лисп и Пролог, хотя можно использовать и любой известный алгоритмический язык.

• Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.

• Применение ЭС

• Экспертные системы - одно из перспективных направлений в области искусственного интеллекта. Причиной повышенного интереса, который экспертные системы вызывают к себе на протяжении всего своего существования, является возможность их применения для решения задач из самых различных областей человеческой деятельности. Пожалуй, не найдется такой предметной области, в которой не было бы создано ни одной ЭС или, по крайней мере, такие попытки не предпринимались бы.

• Основные типы задач, решаемых с помощью ЭС:

• 1) интерпретация, определение смыслового содержания входных данных;

• 2) предсказание последствий наблюдаемых ситуаций;

• 3) диагностика неисправностей (заболеваний) по симптомам;

• 4) конструирование объекта с заданными свойствами при соблюдении установленных ограничений;

• 5) планирование последовательности действий, приводящих к желаемому состоянию объекта;

• 6) слежение (наблюдение) за изменяющимся состоянием объекта и сравнение его параметров с установленными или желаемыми;

• 7) управление объектом с целью достижения желаемого поведения;

• 8) поиск неисправностей;

• 9) обучение.

• В экономических информационных системах с помощью ЭС возможно решение следующих задач:

• 1. Анализ финансового состояния предприятия.

• 2. Оценка кредитоспособности предприятия.

• 3. Планирование финансовых ресурсов предприятия.

• 4. Формирование портфеля инвестиций.

• 5. Страхование коммерческих кредитов.

• 6. Выбор стратегии производства.

• 7. Оценка конкурентоспособности продукции.

• 8. Выбор стратегии ценообразования.

• 9. Выбор поставщика продукции.

• 10. Подбор кадров.

• 6. Нейросетевые технологии

• Нейронные сети еще одно из направлений систем искусственного интеллекта. Они особенно эффективны в случаях, когда нужно проанализировать большое количество данных для оценивания ситуации. Например, при принятии решения о выдаче кредита нужно просмотреть случаи из прошлого опыта с ответами да/нет.

• Области применения нейронных сетей в сфере экономической деятельности:

• обнаружение нарушений при уплате налогов;

• анализ рынка ценных бумаг, предсказание курсов валют;

• выдача кредитов;

• предсказание последствий того или иного решения;

• предсказание результатов продвижения на рынке новых товаров;

• управление авиалиниями: заполнение мест и составление расписания;

• оценивание кандидатов на должность;

• оптимальное распределение ресурсов;

• установление подлинности подписи и др.

• Заключение

• Таким образом, системы поддержки принятия решений разработаны для решения задач слабоструктурированного и неструктурированного прикладного анализа, чтобы помогать управленческому аппарату организаций и учреждений проектировать, оценивать альтернативы и контролировать процесс реализации.

• Контрольные вопросы

1. Что такое системы поддержки принятия решений?

2. Назначение систем поддержки принятия решений?

3. Какова схема процесса принятия решений?

4. Какие компоненты входят в состав систем поддержки принятия решений?

5. Приведите примеры использования систем поддержки принятия решений.

6. Экспертные системы, их назначение, состав и принцип функционирования.

7. Что такое нейронные сети?.

10. Литература

1. Коноплева И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии: учебное пособие / под ред. И.А. Коноплевой. – М.: Проспект, 2008. – 304 с.

2. Федотова Е.Л. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие. М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2011. – 368 с.:

3. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы: учеб. пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА – М, 2009. – 352с. (профессиональное образование)

4. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие – М.: Проспект, Велби, 2010. – 448 с.

9. ЛЕКЦИЯ 16. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Содержание

1. Бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия 8». Назначение программы

2. Возможности программы «1С: Бухгалтерия 8».

Введение

Информационные технологии ведения бухгалтерского учета были одними из первых технологий, получивших широкое распространение. Они позволяют вести учет, как в крупных компаниях, так и на небольших фирмах, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации все предприятия и организации должны представлять информацию о результатах своей хозяйственной деятельности в программе «1С».

1. Бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия 8». Назначение программы

"1С Бухгалтерия 8" - универсальная программа для ведения бухгалтерского учета и налогового учета массового назначения, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета, как в крупных компаниях, так и на небольших фирмах, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.

Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" от 31 октября 2000 г. № 94н.

Бухгалтерская программа «1С:» 8-ой версии обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.

Версии 1С Бухгалтерия 8 и совместимость с другими прикладными решениями

"1С Бухгалтерия 8" выпускается в двух версиях, предназначенных для ведения бухгалтерского и налогового учета:

• базовая версия

• версия ПРОФ.

• Базовая версия представляет собой однопользовательский аналог версии ПРОФ "1С Бухгалтерии 8".

• "1С Бухгалтерия 8" представляет собой совокупность платформы "1С: Предприятие 8" и конфигурации "Бухгалтерия предприятия". В "1С: Бухгалтерии 8" заложена возможность совместного использования с прикладными решениями:

• "Управление торговлей"

• "Зарплата и Управление Персоналом"

• Другими прикладными решениями, созданными на платформе "1С: Предприятие 8".

2. Возможности программы «1С: Бухгалтерия 8».

Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.

Учет "от документа" и типовые операции. Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным документам бухгалтерского учета. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции - простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.

Партионный учет. Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован согласно ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и методическим указаниям по его применению. Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:

• По средней себестоимости;

• По себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);

• По себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО).

• Складской учет. По складам может вестись количественно-суммовой учет и учет по партиям. Складской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.

• Учет торговых операций. Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг. Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и неавтоматизированными торговыми точками. Автоматизирован учет комиссионной торговли как в отношении товаров, взятых на комиссию, так и переданных для дальнейшей реализации.

• Учет операций с денежными средствами. Автоматизирован учет движения наличных и безналичных денежных средств, в том числе операций обмена валюты. Автоматизированы расчеты с контрагентами и подотчетными лицами. Учет расчетов с контрагентами может вестись в рублях, условных единицах и иностранной валюте.

• Учет основных средств и нематериальных активов. Учет основных средств и нематериальных активов ведется в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств" и ПБУ 14/2000 "Учет нематериальных активов". Автоматизированы все основные операции по учету: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация, передача, списание, инвентаризация.

• Учет производства. Автоматизирован расчет себестоимости продукции и услуг, выпускаемых основным и вспомогательным производством. Автоматизированы начисление заработной платы работникам предприятия, взаиморасчеты с работниками вплоть до выплаты заработной платы через кассу, перечисление зарплаты на лицевые счета работников в банке и депонирование.

• Учет хозяйственной деятельности нескольких организаций в единой информационной базе. "1С Бухгалтерия 8" предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций в общей информационной базе, причем в роли отдельных организаций могут выступать индивидуальные предприниматели. Это будет удобно в ситуации, когда хозяйственная деятельность этих организаций тесно связана между собой: в текущей работе можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, собственных складов и т.д., а обязательную отчетность формировать раздельно.

• Благодаря возможности учета деятельности нескольких организаций в единой информационной базе, "Бухгалтерия 1с 8" может использоваться как в небольших организациях, так и в холдингах со сложной организационной структурой.

• ЛЕКЦИЯ 17. ОТРАЖЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ В ПРОГРАММЕ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

• Содержание

1. Ввод операций в «Журнал операций» вручную

2. Ввод операций в «Журнал операций с помощью документов («Платежных поручений»).

3. Формирование Платежного поручения

4. Формирование проводки на основании Платежных поручений

5. Ввод операций поступления товара

6. Ввод операции отгрузки (продажи) товара.

Введение

Целью данной лекции является изучение информационной технологии отражения хозяйственных операций за расчетный период в программе «1С: Бухгалтерия».

Ввести хозяйственные операции за расчетный период — 4 квартал 2013 года

1. Ввод хозяйственных операций вручную

Пусть требуется ввести в журнал хозяйственных операций следующую операцию: Получен аванс (деньги в кассу) 26.12.13 в сумме 12000 руб. от покупателя ООО «Сокол» по основному договору.

Порядок работы:

1. Выбрать интервал видимости с 01.10.03 по 31.12.13 (Сервис/Параметры/Журналы 01.10.03 - 31.12.13).

2. Откройте журнал операций Операции/Журнал операций.

3. Введите новую строку в Журнал операций, установите дату 26.12.13.

4. Введите операцию вручную: включите проводку Д50.1 — К62.1, получено от покупателя, контрагент ООО «Сокол», по основному договору, сумма проводки 12 000 руб., комментарий — «Получен аванс».

5. Замечание: Если в журнале не заполнилась сумма, то зайдите в Сервис/ Параметры/ Операции и установите расчет суммы операции — Стандартным способом.

7. Для записи операции нажмите на кнопки «Записать», «ОК»

8. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за 4 квартал, убедитесь, что операция присутствует в ведомости.

10. Краткая справка:

11. Главное, что пользователь выполняет в программе «1С:Бухгалтерия» — производит записи хозяйственных операций организации в журнал операций. Дальше программа сама все рассчитывает, разносит по счетам и готовит отчеты.

2. Ввод операций в Журнал операций с помощью документов

Пусть требуется ввести в журнал документов Платежное поручение на авансовый платеж ГНИ №17 на сумму 1 450 руб. от 27.12.13

Порядок работы:

1. Выберите платежное поручение для ввода документа (Операции/Журнал документов – Платежные документы). В открывшемся журнале нажмите кнопку «Новая запись» и выберите документ Платежное поручение

2. Введите в бланк Платежного поручения дату — 27.12.13, получателя — ГНИ №17, сумму 1450 руб., НДС — без НДС, назначение платежа — авансовый платеж, вид платежа — почтой.

4. Расчетный счет ГНИ № 17: 23450000125601223227 В Мещанское ОСБ №7811/1579 Сбербанка России г. Москва.

5. Замечание: если имеется возможность, распечатайте платежное поручение, нажатием на кнопку «Печать».

7. Для записи операции нажмите на кнопку «Записать».

8. Краткая справка: Платежное поручение регистрируется в журнале «Платежные документы». Поскольку документ не порождает проводок, его проведение не выполняется.

10. Сохранить и закрыть документ кнопкой «ОК».

2. Формирование Платежного поручения

Пусть требуется ввести в журнал документов Платежное поручение на авансовый платеж ГНИ №17 на сумму 1200 руб. от 28.12.13 (копированием ранее введенного платежного поручения).

Порядок работы:

1. В общем журнале операций установите курсор на платежное поручение, созданное в Задании 2 и нажмите в панели инструментов журнала кнопку «Копировать строку» (меню Действия/Копировать). Программа автоматически перенесет все реквизиты из ранее созданного платежного поручения в текущий документ.

2. Измените дату на 28.12.13, сумму на 1200 руб.

3. Нажмите «Записать» и «ОК» — новое платежное поручение готово. В журнале документов появился новый документ.

5. Формирование проводки на основании Платежных поручений

6. 1. Пусть требуется ввести проводку на основании Платежных поручений (выписка №1 от 30.12.13).

Краткая справка: Для того чтобы провести платежное поручение, необходимо ввести банковскую выписку. Банковская выписка вызывается командой Документы/Выписка или Операции/Журнал документов/ Банк, нажмите клавишу [Insert], выберите документ Банковская выписка.

Сформируем проводку на основании платежного поручения.

Порядок работы:

1. Откройте документ банковской выписки (Торговля и бухгалтерия/Документы по банку/ Строка Выписка (расход)).

2. Нажмите на кнопку «Основание». Откроется журнал платежных документов

3. Выберите платежное поручение для проводки м кнопкой «Заполнить на основании».

4. Нажмите кнопку «Записать» и проведите документ.

5. В журнале «Документы по банку» появляется новая запись.

7. Краткая справка: Приход по банковской выписке оформляется документом «Банковская выписка». При вводе новой записи нужно выбрать соответствующее движение средств - поступление от покупателя (Справочник: Движение денежных средств/Поступления от покупателя). При перечислении соответственно выбирается нужное название движения денежных средств.

5. Ввод операций поступления товара

Пусть от ТОО «Прогресс» поступили 26.12.13 товарно-материальные ценности (НДС-20%) согласно табл. 1 на сумму 67 200 руб.

Таблица 1

Наименование товара

Название роли

Выполняемые функции

Идеолог

Подготовка плана-проспекта и структуры книги, разработка правил и стиля изложения, выбор и согласование примеров, взаимодействие с издательством, ведение оперативного учета проделанной работы, ведение резервных копий

Брюки белые

20

500

20

Брюки серые

30

600

20

Кол-воЦена (руб.)НДС сверху (%)Брюки белые1060020

Брюки черные

40

700

20

Порядок работы:

1. Введите поступление товарно-материальных ценностей (Журнал документов/Документы по поставщикам).

2. Введите новую строку — Поступление ТМЦ.

3. Введите дату, номер, склад — основной склад, поставщик — ТОО «Прогресс», договор — основной договор, товары поступили - на оптовый склад, НДС сверху 20%, дата и номер счет-фактуры — №23 от 20.12.13, сведения о товаре введите в справочник

4. «Номенклатура» в группу «Платья, костюмы» согласно таблице.

5. Нажмите кнопки «Записать», «ОК».

7. Оформление полученной счета-фактуры

Пусть необходимо ввести запись в Книгу покупок на основании поступления товара.

Порядок работы:

1. Заполните счет-фактуру полученную на основании операции «Поступление ТМЦ», В окне «Поступление товара» нажмите на кнопку «Основание».

2. Выберите вид документа для ввода «на основании» — «Счет-фактура полученный». Запишите документ, сохраните и закройте - нажмите кнопки «Записать» и «ОК».

3. Выберите вид документа для ввода «на основании» - «Внесение записи в книгу покупок». Откроется окно «Запись книги покупок», заполненное автоматически на основании поступления товара. «Записать» и «OK».

8. Ввод операции отгрузки (продажи) товара.

Пусть требуется оформить отгрузку 26.12.13 ЗАО «Голд» с основного склада товара согласно табл. 2 на сумму 48 600 руб.

Таблица 2

Наименование товара

Брюки серые

20

700

20