Контрольные вопросы

1. Перечислить признаки КИС.

2. Дать определение КИС.

3. Каковы разновидности и особенности КИС, дайте их характеристику.

4. Каковы трудности и преимущества внедрения КИС?

Литература

1. Коноплева И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии: учебное пособие / под ред. И.А. Коноплевой. – М.: Проспект, 2008. – 304 с.

2. Федотова Е.Л. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие. М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2011. – 368 с.:

3. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы: учеб. пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА – М, 2009. – 352с. (профессиональное образование)

4. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие – М.: Проспект, Велби, 2010. – 448 с.

5. Ru.wikipedia.org

Лекция 14. Информационные технологии стратегического корпоративного планирования Содержание

1.Основные понятия и определения программы Microsoft Project. Проекты, вехи, задачи, ресурсы.

2. Составление календарного плана проекта.

3. Отслеживание хода проекта.

4.Консолидация проектов.

5. Взаимодействие Microsoft Project с Microsoft Outlook.

6. Дополнительные возможности Microsoft Project

7. Управление циклом реализации и ресурсами проекта.

8. Финансовое управление проектом.

Введение

В соответствии с общепринятыми подходами теории управления проектами высший уровень руководства любой организации выполняет функции стратегического. планирования, определяя направления развития организации, долгосрочные цели и задачи. Microsoft Project – одно из наиболее популярных средств управления проектами. Этот программный продукт имеет удобные средства построения календарных планов проектов, отчетов и ведения информации, необходимой для принятия управленческих решений, эффективные алгоритмы ее анализа, а также широкие возможности интеграции с другими приложениями Microsoft Office.

1. Проекты, задачи, вехи, ресурсы

Стратегическое планирование – это особый вид научной и практической деятельности, состоящей в разработке стратегических решений (в форме прогнозов, проектов, программ, планов), предусматривающих выдвижение таких целей и стратегий поведения объектов управления, реализация которых обеспечивает их эффективное функционирование в долгосрочной перспективе, быструю адаптацию к изменившимся внешним условиям.

Проектом называется деятельность, имеющая следующие признаки:

• Направлена на достижение определенных целей;

• Требует согласованного выполнения взаимосвязанных действий;

• Имеет ограниченную протяженность во времени.

Чтобы достичь цели необходимо создать план. План определяет, что должно быть сделано, кем и когда. Проекты всегда включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий.

Проекты обычно имеют фиксированные временные рамки: у них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена на его завершение в намеченное время.

В терминологии Microsoft Project действия, из которых состоит проект, называются задачами. Каждая задача имеет название, длительность, дату начала и дату конца. Ключевой характеристикой задачи является ее длительность. Руководитель планирует длительность задач проекта и связывает их между собой. Исходя из этой информации, Project планирует даты начала и конца каждой работы. Самая поздняя дата окончания работы становится датой окончания проекта. Project позволяет определить четыре типа зависимостей между задачами:

• Finish-to-start – одна задача не может начаться, пока не закончится другая задача;

• Finish-to-finish – одна задача не может закончиться, пока не закончится другая задача;

• Start-to-start – одна задача не может начаться, пока не начнется другая задача;

• Start-to-finish – одна задача не может закончиться, пока не начнется другая задача.

Можно спланировать промежуток времени (lag) между окончанием одной задачи и началом другой, если они частично перекрываются во времени, или начало одной задачи задерживается относительно окончания другой.

Частным случаем задачи является веха. В Project веха (milestone) это задача с нулевой длительностью. С точки зрения управления проектами, веха – это одномоментное идентифицируемое событие, которое обычно сопровождается появлением и фиксацией некоторого отчуждаемого материала (документа, программы, объекта). По сути, вехи являются контрольными точками проекта.

Вехи могут быть внешними и внутренними. Внешними вехами являются такие события, которые отслеживаются заказчиком или спонсором проекта. Для внешних вех согласуются и фиксируются отчуждаемые материалы. Состав внутренних вех определяется руководителем проекта, и эти вехи служат ему для контроля за ходом выполнения проекта.

Проекты могут делиться на фазы. Например, в проектах, касающихся разработки программного продукта, можно выделить четыре фазы:

• Анализ рынка;

• Проектирование;

• Реализация;

• Внедрение или продажа.

Фазы проекта заканчиваются вехами, которые называются главными. Главные вехи обычно являются внешними. Фазы могут иметь промежуточные вехи, которые могут быть как внешними, так и внутренними.

Для выполнения задач назначаются ресурсы. Основным ресурсом являются люди, которые могут посвящать проекту часть или все рабочее время. В Project можно указать, какие ресурсы будут связаны с каждой задачей. При этом длительность задачи связана с назначенными ей ресурсами – при добавлении или уменьшении выделенных задаче ресурсов Project автоматически изменит ее длительность. Управление ресурсами в рамках Project позволяет определить загрузку персонала, стоимость выполнения отдельных задач, а значит и бюджет проекта, а также посмотреть, как изменение ресурсов может повлиять на длительность отдельных задач и ход выполнения проекта в целом.

Главную задачу руководителя проекта можно сформулировать следующим образом: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств и в соответствии с техническим заданием».

Именно эти три показателя – время, бюджет и качество – находятся под постоянным контролем руководителя проекта. Они также являются основными ограничениями проекта.

В соответствии с общепринятыми принципами управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент переносится на календарное планирование работ и контроль за соблюдением календарного графика.