Планирование мероприятий

Если щёлкнуть на значке папки \Календарь в панели Outlook, можно увидеть одно из представлений этой папки (Рисунок8.4).

Р исунок 8.4 –Представление папки Календарь

По умолчанию используется представление "День". Левая часть окна выглядит как листок обычного ежедневника, разграфлённый на получасовые интервалы. На этом листе можно планировать основные события своего рабочего дня, отмечая время, уже занятое какими - либо делами. Правая часть окна разделена на две панели. Вверху расположен маленький календарик, с помощью которого можно быстро раскрыть нужную страницу ежедневника – достаточно щёлкнуть по необходимому дню. Обычно на календаре раскрыт текущий месяц, но можно прокрутить календарик до любого требуемого месяца с помощью кнопок со стрелками, расположенными в его заголовке.

При этом дату можно указывать самыми различными способами, например, Outlook "понимает" не только обычный формат даты, вроде "12 июня", но и такие ссылки на дату, как "послезавтра", "следующий четверг" и даже "День независимости" или "Рождество" (но не понимает ссылку "Пасха" – определение "плавающих" дат некоторых религиозных праздников Outlook не под силу). Раскрыв нужный листок ежедневника, можно увидеть, какие дела и встречи уже запланированы на этот день, а также сделать на этом листке запись о новом планируемом на этот день деле. Причём можно планировать любые дела и встречи в течении всего времени дня.

Если при выборе времени поместить очередную встречу вплотную к другому ранее запланированному делу или даже запланировать новое дело на уже занятый период времени, в заголовке встречи над строкой темы появится предупреждающее сообщение: "Примыкает к другой встрече в календаре" или "Противоречит другим встречам в календаре".

Прежде чем закончить планирование нового дела и закрыть диалоговое окно, можно изменить стандартные значения для напоминания и статуса распланированного времени. По умолчанию напоминание выдаётся за 15 минут до начала события, а используемый период времени помечается как занятый.

Иногда приходится отменять, переносить или иным образом изменять заранее запланированные встречи и события. Есть также удобный инструмент для поиска запланированных событий, который может пригодиться в самых различных ситуациях.

Некоторые встречи и события происходят достаточно регулярно, на еженедельной или ежемесячной основе. Можно спланировать также регулярно повторяющиеся события одним приемом, избавив себя от необходимости планировать их в индивидуальном порядке.

Контакты, задачи, дневники, заметки

Папка \Контакты предназначена для хранения сведений о лицах, с которыми приходится иметь дело.

Здесь можно хранить обычные адреса и телефоны, адреса электронной почты, адреса URL личной страницы Web, сведения о занимаемой должности, дни рождения, да и вообще любую необходимую информацию об интересующих лицах. Для ввода данных используется диалоговое окно с несколькими вкладками, раскрыть которое можно с помощью кнопки панели инструментов или соответствующей команды Действия > Создать контакт.

Контакт имеет множество различных полей – на все мыслимые и немыслимые случаи жизни. Совершенно необязательно заполнять их все, достаточно заполнить только нужные.

Использовать введённые данные можно в самых разных ситуациях: например, при отправке электронных сообщений для автоматического заполнения поля адреса (вместо личной адресной книги Outlook), при выводе на печать конверта для отправки обычного письма, при просмотре страниц Web, для набора нужного номера телефона с помощью подключённого к компьютеру модема.

П апка \Задачи – это ещё один из способов планировать свою работу. На этот раз идёт речь не о кратких встречах или иных событиях, укладывающихся в рамки одного дня, а о задачах и проектах, требующих длительного времени и серьёзных усилий. Раскрыв папку \Задачи, можно увидеть разграфлённый лист, на котором перечислены уже запланированные задачи (Рисунок8.5.).

Рисунок 8.5- Окно папки Задачи

Чтобы добавить новую задачу, следует щёлкнуть мышью в верхней строке этой таблицы или выполнить команду Действия > Новая задача.

Будет открыта форма для ввода информации о новой задаче с двумя вкладками "Задача" и "Подробно", с помощью которых можно ввести изменения в данные об уже существующей задаче.

Можно также использовать планирование задач и для коллег и подчинённых, и, в свою очередь, получать задания от коллег или начальства (при условии, что папки задач хранятся на сервере Microsoft Exchange). При этом для отсылки сообщения о поставленной задаче используется электронная почта. Кроме того, папка \Задачи может использоваться и другими приложениями.

Папка \Дневник является своеобразным "судовым журналом", который Microsoft Office автоматически ведёт на компьютере (Рисунок8.6). В нём сохраняются сведения о тех документах Microsoft Office, с которыми работали. Зафиксированные в дневнике сведения отображаются в хронологическом порядке и имеют наглядную форму представления.

Рисунок 8.6 – Представление папки Дневник