7 Программа Microsoft Outlook – универсальная система управления информацией Общие сведения о программе

Программа MICROSOFT OUTLOOK входит в состав интегрированного программного пакета MS Office и представляет собой универсальную систему управления информацией.

Система планирования дел и ведения переписки. Outlook позволяет организовать:

• Обмен сообщениями электронной почты, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, которые могут располагаться на почтовом сервере или на жестком диске, вывод сообщений на печать;

• Передачу файлов, созданных в других приложениях, и сопровождающих их пояснительных записок или сообщений;

• Ведение электронного календаря, позволяющего планировать дела и представлять нужные данные в наиболее удобной форме - ежедневника, понедельного или помесячного планировщика;

• Ведение списка контактов, позволяющего хранить адреса, телефоны и иную информацию о лицах, с которыми пользователю приходится иметь дело;

• Ведение журнала, в котором в хронологичном порядке автоматически фиксируются документы Office, с которыми пользователь работал, что позволяет их отыскивать не по их местоположению на диске, названию или содержанию, а просто по времени работы с документом;

• Создание заметок.

Outlook сильно отличается от остальных приложений Office тем, что предоставляет средства для работы не с отдельным документом, а с множествами документов, которые в терминологии Outlook называются элементами. Элементы могут быть самой произвольной природы (заметка, сообщение, задача). Более того, их набор может расширяться за счёт создания новых типов элементов. Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определённым набором полей (свойств), в которых собственно и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Для редактирования элемента каждого конкретного типа необходимо специальное приложение. Такие приложения называются формами. Формы стандартных типов элементов Outlook являются встроенными. Для элементов других типов можно зарегистрировать специальную форму, максимально приспособленную к отображению и редактированию элементов такого типа.

Этим универсальность и расширяемость Outlook не ограничиваются. Формат хранения элементов является фиксированным, но вот место их хранения может быть совершенно произвольным: файл личных папок, почтовый ящик на сервере, набор файлов на жёстком диске. Поэтому к хранилищу элементов Outlook обращается не непосредственно, а через определённую информационную службу, включённую в конфигурацию Outlook.

Для структуризации документов на жёстком диске обычно используют папки, то же самое верно и для элементов Outlook с оговоркой, что хранилище элементов и служба доступа к хранилищу должны поддерживать возможность создания папок. Папки, как и элементы, обладают набором свойств. Одним из свойств является тип элементов, для хранения которых предназначена данная папка. Это свойство используется Outlook при создании элемента в папке для вызова соответствующей формы, а также для определения набора представлений, наиболее подходящего для элементов данного типа. Дело в том, что для отображения набора элементов некоторых типов удобно использовать не список или таблицу, а какой либо другой способ (представление), например, календарную сетку или временную шкалу.

Для элементов некоторых типов необходимо выполнять не только операции, связанные с хранением, отображением и редактированием, но и некоторые дополнительные. К их числу относятся отправка и получение сообщений электронной почты, синхронизация элементов расписания. Эти задачи также перепоручает специальным службам - службам доставки сообщений. Точно так же происходит доступ к специальному хранилищу адресов электронной почты (адресным книгам). Для этого используются специальные службы доступа к адресным книгам.

Outlook по своей природе очень сильно напоминает приложение Проводник Windows знакомое любому пользователю. Однако за счёт множества дополнительных средств, собранных в едином интерфейсе, Outlook является по-настоящему мощной программой.

Отображение элементов файловой системы в Outlook (Рисунок8.2):

• Outlook; Почта; Другие папки.

Р исунок 8.2 - Отображение элементов файловой системы в Outlook