2. Информационные технологии на разных уровнях управления в организации

Информационная технология направлена на создание различных видов отчетов: регулярных, специальных, итоговых и пр., используемых для принятия решений. Для этого на каждом из уровней управления в организации требуются разные виды информации и исполь­зуются различные ИТ. Каждый уровень является открытой системой, имеет входные и выходные каналы, зависит от внешней среды, при этом обеспечивается координации низших уровней системы со стороны ее высшего уровня управления, а деятельность высшего уровня управления определяется результатами функционирования всех остальных подсистем.

Если рассматривать применение ИТ в масштабе организации, то выделяют оперативный, тактический и стратегический уровни управления.

Оперативный уровень управления отвечает за текущее состояние дел. Автоматизированные информационные системы хранят и обраба­тывают повторяющуюся, часто обновляющуюся информацию, необхо­димую для повседневной деятельности. Характерны операции ввода, регистрации и первичной обработки данных. Автоматизированные информационные системы относят к классу систем обработки транзакций (транзакционные системы).

Транзакция — элементарный акт хозяйственной деятельности (постановка на учет, прием платежей, выписка счетов, выдача справок и т.д.).

Транзакционные системы не только выполняют и фиксируют ежедневные рутинные операции по осуществлению деятельности, но и поставляют информацию для АИС других уровней управления, в том числе в виде регулярных внутренних отчетов с детальным срав­нением базисных и текущих показателей, помогающих отслеживать текущие операции. Примером транзакционных систем могут служить: АИС «ЗАГС», «БТИ», «Воинский учет», «Паспортный стол ДЭЗ», «Турбо-бухгалтер», «WINCMETA», «1С: Бухгалтерия», «1С: Кадры», «1С: Предприятие» и пр. Некоторые транзакционные системы работают в режиме онлайн и выполняют трансакции в реальном времени по мере поступления запроса. Примером могут служить региональные подсистемы федеральной системы «Город», позволяющие оплачивать коммунальные услуги и услуги связи через сеть Интернет с использованием пластиковых карт, а также обучение на курсах переподготов­ки и повышения квалификации; системы продажи билетов на поезда, самолеты; системы продажи книг, компьютерной и бытовой техники, строительных материалов и пр.

На оперативном уровне принимаются структурированные решения, т.е. опирающиеся на детальные расчеты по известным алгоритмам.

Тактический уровень управления использует более обобщенную информацию, сгруппированную по функциональным областям и служащую отправной точкой при принятии решения. АИС, с одной стороны, обрабатывают данные, поступающие с оперативного уровня, с другой - реализуют решения, принятые на стратегическом уровне. Основными функциями систем являются: сравнение текущих показателей с прошлыми; составление периодических отчетов; обеспечение доступа к архивной информации.

На тактическом уровне принимаются полуструктурированные решения, т.е. решения, частично опирающиеся на отчеты, частично на опыт руководителя.

Используются АИС следующих видов:

• системы автоматизации офиса - компьютерные системы, которые служат для организации и повышения производительности труда менеджеров. Пример - MS Office, Corel Office, Lotus Smart Suite. Могут иметь в своем составе программные модули поддержки до­кументооборота, как правило, малофункциональные;

• менеджерские информационные системы (МИС) - информационные системы управленческого уровня, поддерживающие функции планирования, контроля и принятия решений при подготовке типовых отчетов. Они позволяют автоматизировать операции по сбору информации оперативного уровня, генерировать стандартные отчеты (отчеты о постановке на учет, продажах, производственные отчеты и пр.), проводить анализ и готовить нестандартные отчеты по разъяснению руководству сложившейся исключительной си­туации (быстрый ответ на вопрос «что произошло?»). Примером простой системы может служить любая бухгалтерская программа. МИС имеют, как правило, клиент-серверную архитектуру и работают в рамках корпоративных ИС, поскольку важно, чтобы задачи функциональных подсистем решались стандартным для всей компании способом на основе стандартно подготовленной информации;

• системы поддержки принятия решений для автоматизации аналитической работы, поддерживающие решение полуструктурированных и неструктурированных задач на основе обработки данных с привлечением сложных аналитических моделей. Относят к ним системы, основанные на статистических и оптимизационных моделях, OLAP-системы, ПО групповых разработок (groupware), ГИС, системы глобального позиционирования и др.;

• системы обработки знаний - автоматизированные системы, способствующие созданию и интеграции новых знаний в организации. К таким системам относят системы автоматизация документооборота, системы представления компании в сети Интернет, workflow-системы, САПР, ЭС, системы дизайна и пр.

Стратегический уровень хранит и обрабатывает стратегическую информацию для долгосрочного планирования. Для нее характерны высокая степень обобщенности, неповторяемость, непредсказуемость и редкое использование. Решения стратегического уровня характеризуются как неструктурированные.

Задачи АИС состоят в обеспечении высшего руководства инфор­мацией о лучших технологиях, продуктах, методах управления; предоставлении возможности на базе аналитических моделей количествен­но оценить различные варианты развития; принятии на этой основе долгосрочных планов и стратегических решений по деятельности. Для этого требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы, информация из внешних источников.

Например, в органах государственной власти, так же как и в организациях (на предприятиях), задача разработки стратегии развития территории требует формирования и реализации собственного хозяйственного портфеля, максимально привлекательного для местного населения.

Системы стратегического уровня являются наиболее сложными по сравнению с системами других организационных уровней. Использу­ются АИС двух видов:

• информационно-аналитические системы. Предназначены для топ-менеджеров и первого руководителя. Примером могут служить широкодоступные системы управления проектами MS Project, Project Expert, Alt Invest, Symantec Time Line, в большой степени ориентированные на внешние источники информации;

• системы поддержки руководства. Предназначены для первого руководителя, настраиваются персонально на него. Включают в себя средства для принятия как стратегических, так и оперативных решений.

Пользователи систем (высшее руководство) имеют возможность:

• принимать оперативные решения в рамках принятого регламента или сложившейся традиции. Системы обеспечивают доступ к еже­дневной утренней информации, информации к оперативным заседаниям, к заседаниям специальных комитетов и пр. Информация поступает с более низких уровней управления, а также из внешних источников через сеть Интернет;

• принимать стратегические решения, оценивать долгосрочные пер­спективы работы организации. Информация поступает в основном из внешних источников. Система помогает разрабатывать сценарии стратегического развития. Используются технологии анализа данных и прогнозирования (см. 3.7).

Системы стратегического уровня опираются на экономико-математические модели и позволяют отвечать на вопросы типа «что будет, если...?», часто требуют для моделирования и последующего анализа значительных вычислительных мощностей и больших объ­емов исходных данных. В самом минимальном варианте ИС страте­гического уровня могут быть представлены приложением, обеспечи­вающим доступ к ресурсам организации и к ресурсам сети Интернет (например, Web-портал организации), или представлять собой менед­жерскую информационную систему либо систему поддержки приня­тия решений.

Если рассматривать применение информационных технологий с точки зрения иерархии государственного управления, то выделяют высший, федеральный, региональный и абонентский уровни.

Высший уровень объединяет органы государственного управления исполнительной, законодательной и судебной власти. Основная задача высшего уровня - стратегическое управление страной, определяющее долгосрочную ориентацию развития ее в целом или отдельных сфер, объектов, территорий, задающее направление деятельности каждому звену управления. Информационные технологии обеспечивают ситуационный анализ для выявления проблем и возможностей, потенциала и скрытых резервов, оценки реального положения, что позволяет надежнее координировать усилия различных органов государственной власти, ответственнее подходить к учету возможностей, положительных и отрицательных факторов, угроз и рисков, к выбору альтернатив, распределению ресурсов.

Федеральный уровень - это уровень министерств, служб, комитетов. Информационные технологии и системы должны обеспечить информационное обслуживание тактического и оперативного управления страной:

• тактическое управление выражается в конкретных действиях для реализации стратегических установок. При этом на базе надежной информации сравниваются показатели стратегического плана с достигнутыми результатами за определенный период. Федеральное управление реализуется через министерства, ответственные за единую техническую политику в отрасли и обеспечение вну­триотраслевых и межотраслевых пропорций, а также через феде­ральные органы исполнительной власти в центре и в субъектах Российской Федерации, выполняющие функции, связанные с прогнозированием и планированием инвестиционной политики, финансированием различных проектов;

• оперативное управление призвано решать текущие или возникающие в результате нежелательных отклонений вопросы. Оно ставит конкретные, количественно измеряемые ориентиры (задачи) и использует ситуационный подход, при котором выбирается приемлемый вариант, исходя из сложившихся условий. Информационное обеспечение в данном случае осуществляется федеральными, ведомственными и региональными информационно-аналитическими и ситуационными центрами (см. главу 8).

Региональный уровень образуется администрациями республик, краев, областей. Решаются вопросы рационального размещения производства, комплексного развития территории, использования природных ресурсов, охраны окружающей среды, поддержки малого предпринимательства, жилищно-коммунального хозяйства, образования, здравоохранения, социальной защиты населения и т.п. Информационное обслуживание заключается во взаимодействии с государственными органами, федеральными органами исполни­тельной власти на территории субъекта и местным самоуправлением.

Абонентский уровень - это уровень города, района, организации (предприятия). Решаются задачи создания оптимальных условий для функционирования и развития территориальных общностей - хозяйствующих субъектов, населения, а также управления муниципальной собственностью. Информационные технологии в большей степени на­целены на автоматизацию ввода данных, формирование баз данных, составление и анализ планов. Большое значение имеют технологии обеспечения взаимодействия с населением территории, а также поставки данных на верхние уровни управления (см. 8.2).

В рамках информатизации государственного управления принимаются меры по внедрению на всех уровнях управления систем поддержки руководства. Необходимость использования больших масси­вов разнородной информации, поступающей из разных источников, требует принятия специальных мер, обеспечивающих:

• сжатие информации для уровня первых лиц путем сокращения количества обобщенных показателей до 5-10 ед. и сохранения связности данных разного уровня агрегации и обобщения;

• возможность ведения подготовки и согласования проектов решения по свойственной данному уровню совокупности показателей, но понятной руководителям других уровней.

Реализация перечисленных принципов требует большого искусства от отечественных разработчиков АИС, которые должны создаваться непосредственно под информационные и функциональные потребности пользователей. Особо тщательной проработке должен подвергаться уровень взаимодействия пользователя с системой поддержки - пользовательским интерфейсом.