Глава 3. Разработка путей совершенствования управления оао «согаз ».

3.1. Совершенствование организационной структуры и распределение информационных потоков в оао «согаз». Определение экономической эффективности предлагаемых мероприятий.

Для современных предприятий характерно применение высокоэффективных систем информации, основанных на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки информации, объединённых в единую сеть. Управленческая информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов её передачи, собственно информации.

ОАО «СОГАЗ» широко использует в своей работе компьютеры. С помощью компьютеров экономисты и менеджеры могут обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации. Менеджер может узнавать информацию о конкурентах, давать рекламу, общаться на предмет улучшения качества и ассортимента предоставляемых страховой компанией услуг. Экономист заносит всю необходимую информацию в базу данных, формирует распоряжения на выплату, передает убытки в бухгалтерию. С помощью компьютеров производится регистрация входящих и исходящих счетов, АВИЗО, а также, что очень важно, связь с другими филиалами и головным офисом, откуда поступают все инструкции необходимые для работы филиала. Так же происходит определенный контроль.

Но практически во всех организациях существуют свои проблемы. Рассчитанные нами ранее коэффициенты показали, что информация используется не в полном объеме (коэффициент абсолютного использования информации = 0,1<1), вследствие этого информация используется не эффективно (коэффициент эффективного использования информации = 0,087<1) что затрудняет все информационные потоки (коэффициент непрерывности информационных потоков 0,67<1) и деятельность предприятия в целом. Это происходит из-за отсутствия нужного программного обеспечения, ОАО «СОГАЗ» использует в своей работе программу 1С: Для страховых компаний. В целом работа с этой программой позволяет эффективно и быстро работать как экономистам, так и менеджерам и консультантам. Но при внесении необходимой информации в программу и базу данных, возникают проблемы: информация, вносимая ранее консультантами, не видна экономистам, которые работают уже с пришедшими счетами. Как раз здесь и происходит дублирование функций (коэффициент дублирования функций =1,3, это означает, что в подразделениях ОАО «СОГАЗ» происходит дублирование функций, что естественно отражается на всей работе страховой компании).

При возникновении такой ситуации экономисты обращаются за помощью к консультантам, лимиты просчитываются отдельно экономистом и консультантом, результаты сравниваются, и только после этого принимается решение об оплате счета. Это в первую очередь затягивает процесс оплаты приходящих счетов, хотя они должны быть оплачены в течение 10 банковских дней, чаще всего в этот срок не укладываются, но не только из-за задержек со стороны страховой компании, но и со стороны лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ), которые выставляют ошибочные счета. Проблемы так же происходят не только при проверке и оплате счетов, но и при формировании различных отчетов, например, застрахованная организация запросила отчет за месяц или остаток денежных средств по договору, из-за накладок в программе, происходят нестыковки в отчетах, на корректировку которых уходит несколько дней.

Так же из-за отсутствия необходимой информации появляется риск оплаты ошибочных счетов, что естественно принесет убыток страховой компании.

Одним из предлагаемых мероприятий по совершенствованию организации управления страховой компанией ОАО «СОГАЗ» является разработка программного обеспечения, настройка программы 1С. Необходимое программное обеспечение обойдется страховой компании около 100 тысяч рублей. Эти затраты окупятся в кратчайшие сроки, так как оплачиваемые ошибочные счета достигают таких сумм как 90-100 тысяч рублей в год. Эти суммы естественно возвращаются в страховую компанию, но гораздо позднее. Достаточно существенные денежные суммы изымаются из оборота на длительное время, это приносит определенный ущерб для компании. Если происходит страховой случай на крупную денежную сумму и у компании на данный момент нет средств, то приходится делать запросы в головной офис за помощью, либо брать кредиты, за которые потом придется выплачивать проценты. В данном случае страховая компания теряет денежные средства, то есть филиал может стать убыточным и тогда нет смысла его существования.

Есть еще один выход из сложившегося положения – это создать еще одно штатное место для экономиста или консультанта, который бы стал заниматься проверкой счетов и лимитов. Это значительно ускорило бы процесс проверки и оплаты выставляемых ЛПУ счетов.

В ОАО «СОГАЗ» в отделе урегулирования убытков по добровольному медицинскому страхованию (ОУУ по ДМС) в штате находятся всего 2 экономиста, один из которых постоянно занимается формированием отчетов, оплатой авансов и АВИЗО, в обязанности второго экономиста входят:

- проведение экономической экспертизы счетов медицинских учреждений, выставленных на основании договоров на предоставление лечебно-профилактической помощи (медицинских услуг) по ДМС, на предмет соответствия их прейскуранту медицинских услуг, согласованному ОАО «СОГАЗ» с медицинским учреждением;

- формирование и визирование актов медико-экономической экспертизы счетов медицинских учреждений и распоряжения об оплате медицинских услуг с регистрацией последних;

- отслеживание страховой суммы и страхового лимита по договору ДМС;

- подготовка счетов в управление бухгалтерского учета и отчетности филиала для оплаты;

- введение данных о застрахованных лицах и оказанных им медицинских услугах в компьютерную программу.

Экономист работает на основе базы данных, которую также ведет и специалист отдела организации медицинской помощи (консультант), но так как информация не просматривается должным образом, экономист дублирует работу консультанта.

Наиболее эффективным и продуктивным предложением по совершенствованию является разработка программного обеспечения, настройка программы 1С. Так как при первоначальных крупных денежных вложений, в дальнейшем затраты не потребуются, как например при открытии новой должности, где сотрудник будет работать длительное время, необходимо будет выплачивать заработную плату (в среднем 15000-20000 рублей ежемесячно). Через 7 месяцев только на заработную плату (при 15000 рублей) страховая компания потратит 105000 рублей (7*15000=105000руб.), что уже больше чем программное обеспечение. Это если не учитывать рабочее место, необходимое техническое обеспечение и т.д. Но при таком объеме работы у экономиста, может сработать и человеческий фактор, можно просто не увидеть ошибку в счете и дело не в базе данных. Поэтому помимо разработки и внедрения программного обеспечения, все же необходимо ввести еще одно штатное место для экономиста, либо консультанта для проверки счетов, освободив при этом экономиста для работы с отчетами, распоряжениями и составлением актов медико-экономической экспертизы. Такое решение значительно ускорит работу отдела урегулирования убытков по ДМС.

На данный момент структурное подразделение по ДМС выглядит следующим образом:

Начальник управления по ДМС

Начальник отдела Начальник Начальник отдела

по продажам ОУУ по ДМС организации медицинской

помощи

менеджер менеджер экономист1 экономист2

по по

продажам1 продажам2 консультант1 консультант2

врач-эксперт

В данной структуре в ОУУ по ДМС в штате работают 2 экономиста, можно ввести еще одного экономиста (консультанта) для работы только для проверки счетов. При этом можно не вводить в штат, а нанять человека на договорной основе (при этом оплата труда будет меньше), так как чисто экономической работой (формирование распоряжений, работа с базой данных и т.д.) он заниматься не будет.

После изменений структура подразделения будет выглядеть немного иначе:

Начальник управления по ДМС

Начальник отдела Начальник Начальник отдела

по продажам ОУУ по ДМС организации медицинской

помощи

менеджер менеджер экономист1 экономист2

по по

продажам1 продажам2 экономист- консультант1 консультант2

консультант

(по договору) врач-эксперт

При реализации всех предложенных изменений и в совершенствовании организационной структуры и в распределении информационных потоков, в ОАО «СОГАЗ» значительно ускорятся процессы оплаты счетов, доступнее станет информация, объемы работы уменьшатся, а значит и неверно оплаченных счетов станет значительно меньше. Страховая компания увеличит свой капитал, убытки значительно снизятся, а это значит, что филиал станет работать эффективнее и не станет убыточным.

Заключение.

Определяющим внутренним условием успеха менеджмента в развитии страны явля­ется трансформация сложившейся культуры управленческой деятельности и корпоратив­ной этики на уровень современных достиже­ний, выработанных мировой практикой стан­дартов.

Повышение результативности систем управления экономикой связано с переходом от традиционного функционального подхода к проблемно-ориентированному.

Тема дипломной работы актуальна, поскольку, в условиях становления рыночной экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы совершенствования организации и управления, позволяющие повысить социально-экономическую эффективность предприятия.

Исследование систем управления в менеджменте, как правило, преследуют две основные цели:

1. анализ (диагностика) существующих структур управления;

2. синтез (проектирование) структур управления. Целью дипломного проекта является совершенствование управления предприятия ОАО «СОГАЗ».

Объектом исследования в данной работе является ОАО «СОГАЗ», а предметом исследования система управления предприятием.

Компания ОАО «СОГАЗ» начала свою работу на российском рынке в 1993 году. 25 октября 1993 года было зарегистрировано АОЗТ "Европейско-азиатское страховое общество газовой промышленности". 4 февраля 1994 года компания получила лицензию Федеральной службы по надзору за страховой деятельностью РФ на осуществление 15 видов страхования.

Уставный капитал Общества составляет 8 042 001 900 рублей (Восемь миллиардов сорок два миллиона одна тысяча девятьсот рублей).

Количество обыкновенных акций: 9 351 165 (Девять миллионов триста пятьдесят одна тысяча сто шестьдесят пять) штук; номинальная стоимость акции: 860 (Восемьсот шестьдесят) рублей; государственный выпуск ценных бумаг – 1-03-00013-Z от 07.12.2009 г.

Страховая Группа «СОГАЗ» основана в 1993 году и является на сегодняшний день одним из крупнейших в России универсальных страховщиков федерального масштаба.

Обычно для оценки эффективности организационной структуры используются показатели, характеризующие выполнение основных этапов процедуры управления экономическим объектом.

В данной работе были рассчитаны такие коэффициенты как: Показатели оценки степени использования информации: коэффициент абсолютного использования информации = 0,1, коэффициент эффективного использования информации = 0,087, коэффициент непрерывности информационных потоков = 0,67. Все рассчитанные показатели <1, это значит, что информация используется не в полном объеме (0,1<1), вследствие этого информация используется не эффективно (0,087<1) что затрудняет все информационные потоки (0,67<1) и деятельность предприятия в целом.

Показатели, характеризующие организационную структуру управления: Уровень специализации подразделений = 0,725. По страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств поступления за 2010 год были значительно ниже, соответственно, и коэффициент уровня специализации данного подразделения ниже. Коэффициент дублирования функций =1,3. При эффективной организационной структуре, коэффициент дублирования не должен превышать 1, в данном случае, коэффициент = 1,3, это означает, что в подразделениях ОАО «СОГАЗ» происходит дублирование функций, что естественно отражается на всей работе страховой компании.

Рассчитанные нами ранее коэффициенты показали, что информация используется не в полном объеме (коэффициент абсолютного использования информации = 0,1<1), вследствие этого информация используется не эффективно (коэффициент эффективного использования информации = 0,087<1) что затрудняет все информационные потоки (коэффициент непрерывности информационных потоков 0,67<1) и деятельность предприятия в целом. Это происходит из-за отсутствия нужного программного обеспечения, ОАО «СОГАЗ» использует в своей работе программу 1С: Для страховых компаний. Происходит также и дублирование функций (коэффициент дублирования функций =1,3, это означает, что в подразделениях ОАО «СОГАЗ» происходит дублирование функций, что естественно отражается на всей работе страховой компании).

Наиболее эффективным и продуктивным предложением по совершенствованию является разработка программного обеспечения, настройка программы 1С.

Помимо разработки и внедрения программного обеспечения, все же необходимо ввести еще одно штатное место для экономиста, либо консультанта для проверки счетов, освободив при этом экономиста для работы с отчетами, распоряжениями и составлением актов медико-экономической экспертизы. Такое решение значительно ускорит работу отдела урегулирования убытков по ДМС.

При реализации всех предложенных изменений и в совершенствовании организационной структуры и в распределении информационных потоков, в ОАО «СОГАЗ» значительно ускорятся процессы оплаты счетов, доступнее станет информация, объемы работы уменьшатся, а значит и неверно оплаченных счетов станет значительно меньше. Страховая компания увеличит свой капитал, убытки значительно снизятся, а это значит, что филиал станет работать эффективнее и не станет убыточным.

Оптимальной для всех ситуаций организационной структуры предприятия не существует. Относительная эффективность того или иного типа определяется внешними и внутренними факторами.

В соответствии с принципами организационной структуры и положениями должны быть четко оп­ределены функции каждого подразделения, которые закре­пляются в разрабатываемых положениях.

Для отработки схемы рест­руктуризации и ре­формирования самого предприя­тия федеральные  целевые программы должны  предусматривать  регулирование деятельности базовых организаций, располо­женных в  регионах и составля­ющих технологическую основу отрасли.