7. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Назначение системы научно-справочного аппарата. Основные понятия.

Идея создания системы архивных справочников в 1920-1930-х гг. Разработка СНСА в 60-80-х гг. ХХ в. Классификация информационно-поисковых систем в системе научно-справочного аппарата по признаку функций и уровня комплексов документов.

Современные законодательные, нормативные и методические акты, регулирующие вопросы создания НСА архивов. Требования, предъявляемые к системе научно-справочного аппарата государственных, муниципальных архивов.

Общие требования к описанию архивных документов. Состав справочно-поисковых средств архива: архивные описи, путеводители, каталоги, обзоры, указатели; их назначение, структура, порядок и методика разработки. Состав элементов справочного аппарата к архивным справочникам. Дифференцированный подход к созданию архивных справочников.

Специфика научно-справочного аппарата архивов организаций.

Роль и состояние автоматизации НСА. Перспективы развития и проблемы разработки научно-справочного аппарата государственных, муниципальных архивов на современном этапе.

8.Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Изменения, происшедшие в сфере использования архивных документов в 1990-е – 2000-е гг. Изменение состава Архивного фонда РФ. Регламентация вопросов использования архивных документов в современных законодательных и нормативных государственных актах РФ. Доступ пользователей к архивным документам. Организация работ по рассекречиванию архивных документов. Формы использования архивных документов.

Современное состояние использования документов в государственных, муниципальных архивах. Техническое оснащение читальных залов. Расширение доступа пользователей к составу и содержанию документов через НСА в традиционной и электронной форме. Электронное взаимодействие между архивами и пользователями (электронные обращения). Культурно-массовые мероприятия архивов (выставки, радио- и телепередачи, презентации, круглые столы, конференции и др.). Реализация договоров по информационному обеспечению пользователей. Подготовка сборников документов.

Проблемы использования документов на современном этапе (нехватка площадей для читальных залов; недостаточное кадровое обеспечение; недостаточная оснащённость читальных залов оборудованием; завершение оцифровки поисковых средств; недостаточное финансирование работ по использованию и др.)

9. Взаимодействие органов управления архивным делом, государственных, муниципальных архивов с архивами организаций – источников комплектования

Архивы организаций, как основной источник пополнения Архивного фонда. Распад командно-административной системы управления в 1990-е гг. и его влияние на систему ведомственного хранения. Проблемы, связанные с появлением негосударственных организаций, с ликвидацией организаций без правопреемника и вышестоящей организации. Загруженность архивов организаций; увеличение объёма документов, хранящихся в организациях сверх установленного срока; неупорядоченность дел; рост числа дефектов документов АФ РФ в организациях.

Основные направления деятельности органов управления архивным делом, государственных, муниципальных архивов в работе с организациями в 1991-2000-е гг. Регламентация взаимодействия органов управления архивным делом, государственных, муниципальных архивов с организациями – источниками комплектования в законодательных и нормативных актах 2000-х гг.

Участие государственных, муниципальных архивов в подготовке нормативных и методических актов, определяющих деятельность делопроизводственных служб и архивов организаций; проведение проверок состояния работы с архивными документами в организациях, виды проверок, оформление результатов; консультирование работников организаций по вопросам, связанным с делопроизводством и архивным хранением документов; участие в обучении кадров; участие в работе ЭК; роль хозрасчётных подразделений архивов в упорядочении документов организаций и др.