4 Вопрос: Культура деловой письменной коммуникации

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, юридической и хозяйственной деятельности.

Тексты официально–делового стиля представлены разнообразными жанрами: устав, закон, приказ, распоряжение, жалоба, договор, объяснительная записка.

Основная форма речи – письменная. Устная речь может быть в виде выступления на торжественном приеме, где все регламентировано.

Формирование официально-деловой письменной речи во всех странах связано, во-первых, с развитием государства, аппарата управления, во-вторых, с необходимостью документально закреплять правовые отношения в государстве. Поэтому к государственным документам предъявляются общие требования:

· Достоверность

- Актуальность.

· Убедительность.

· Полнота.

Общие функции официальных документов:

· Информационная, т.е. они сохраняют информацию;

· Социальная, т.е. является необходимым в общественной жизни элементом;

· Коммуникативная, т.е. является средством общения, например, между учреждениями: акт о проверке…;

· Культурная, т.е. передача от поколения к поколению культурных традиций;

Специальные функции:

· Управленческая, т.е. является средством управления, например, приказ, распоряжение;

· Правовая, т.е. регулируют правовые отношения, например, доверенность;

· Функция исторического источника: по документам можно судить о развитии общества.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов: автор документа, адресант, подпись, дата, номер документа, гриф учреждения, печать. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе называются формуляром документа. Формуляр определяется стандартами государства. В России современные требования к оформлению документации зафиксированы в государственных стандартах (ГОСТ). Ко всем документам предъявляются требования по трем параметрам:

· Структура;

· Смысловое наполнение;

· Языковое оформление.

Приемы унификации языка служебных документов.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций, операций по обработке, учету и хранению.

Особенность унификации языка служащих документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения, тип ситуации, а следственно, и языковая модель зависит от решаемых задач.

Деловое общение решает следующие задачи:

· дает информацию адресату (кодекс);

· привлекает внимание к проблеме (заявление);

· побуждает к действию (приказ);

· придает юридический статус какому-либо событию (договор);

· поддерживает деловое отношение (деловая переписка);

· решает конфликтные ситуации (приказ…).

Решение этих задач реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является глагол, называющий действие: просим, предлагаем, направляем, рекомендуем…

Языковая модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей – мотивации действия и собственного речевого действия, например, «В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас…»

«Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие)…»

«В целях обмена опыта (мотивация) направляем (речевое действие) в Ваш адрес…»

Цель, которую ставит инициатор делового общения, определяет тип документа и языковую модель.

Цель Тип документа Языковая модель

Информирование Служебная записка, письмо-сообщение и т.д. Довожу до вашего сведения… извещаем Вас… уведомляем и др.

Побуждение Приказ. Распоряжение. Указание и т.д. Назначить… ввести в эксплуатацию… обязываю всех…

Придание юридического статуса Договор (Наименование сторон) заключили договор о нижеследующем…

Доверенность Доверяю…

Справка Дана… в том, что … действительно работает …

Языковые формулы официальных документов.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

За многолетнюю практику деловой письменной речи были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и логично излагать мотивы, причины, цели официального документа, его структуру, они упрощают процесс создания деловой бумаги. Приведем примеры некоторых языковых формул, которые вам помогут в определенной ситуации.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:

В порядке оказания помощи прошу Вас ….

Согласно постановлению правительства…

На основании ранее достигнутой договоренности…

Языковые формулы выражающие причины создания документа:

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…

В виду особых обстоятельств…

В связи с досрочной сдачей сессии…

В связи с погодными условиями…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа:

В целях упорядочения работы структурных подразделений института…

В целях расширения спектра образовательной деятельности…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Для согласования спорных вопросов…

Для согласования вопроса об участии…

С целью ознакомления …. просим выслать….

Языковые формулы, выражающие просьбу, требование, распоряжение:

Прошу рассмотреть возможность…

Прошу изыскать для нужд организации…

Обращаемся к Вам с просьбой …

Убедительно прошу Вас решить вопрос…

Приказываю создать комиссию…

Языковые формулы, выражающие напоминания, предупреждения:

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…

К языку и стилю изложения в документе предлагаются особые требования:

· однозначность используемых слов и терминов;

· нейтральный тон изложения;

· соблюдение языковых норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

· смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность достигается точностью словоупотребления, то есть использованием слов в прямом их значении. Особое значение приобретает употребление слов – паронимов (близких по звучанию, но различных по значению), например:

· представить (предъявить, показать) отчет; предоставить (дать в пользование) справку;

· гарантийный (содержащий гарантию) талон; гарантированный (обеспеченный законом) отдых;

· проводить (осуществлять) совещание; производить (изготовлять) товары.

В деловой речи нужно внимательно относиться к словам-синонимам, так как оттенки их значения влияют на лексическую сочетаемость, например, построить склад, (стилистически нейтральное выражение) соорудить мост; воздвигнуть арку - (высокий стиль).

При употреблении терминов нужно:

· дать официальное определение;

· уточнить, расширить содержание термина нейтральным словом;

· употребить возможные синонимы к термину.

Обратите внимание, что с Р.п. употребляются предлоги: в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, впредь до, касательно, по мере, по причине, при посредстве; с Д.п. – благодаря, применительно к, сообразно, согласно.

Имена числительные, как правило, записываются цифрами.

При построении словосочетаний следует учитывать устойчивые сочетания: приказ – издается, контроль – возлагается, цена – устанавливается; доводы – веские, сотрудничество – взаимовыгодное, расчеты – предварительные.

При употреблении сравнительной степени используется сложная форма: менее важный, менее сложный, (более сложное).

Превосходная степень используется с приставкой наи – наиболее важный.

В деловой речи более предпочтительны страдательные конструкции: не вы предлагаете, а вами предложено; не мы выполняем, а нами будет выполнено.

В деловой речи возможны сокращения, но они должны быть унифицированы, то есть единообразны. К ним предъявляются следующие требования:

· сокращения должны быть единообразными на всем протяжении документа;

· нельзя сокращать слово, если оно единственный член предложения;

· нельзя сокращать слово так, что оно может повлечь двусмысленность;

· сокращение слова до одной буквы недопустимо, кроме традиционных: г. – год, с. – село, р. – река, п. – пункт.

Язык и стиль различных видов документов.

Специалисты по делопроизводству выделяют разные типы и виды документов.

По фактору адресации – внутренняя и внешняя деловая переписка. Документы, которыми обмениваются стороны, называются официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

По сфере деятельности человека: управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.

По факту доступности: открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По сроку исполнения: срочные, второстепенные, итоговые, периодические.

По критерию первичности: оригинал и копия.

По форме отправления: для почтовой переписки, электронной корреспонденции, факсового отправления.

Для всех документов существует единое правило: соблюдение правил оформления в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами.

Мы рассмотрим же те документы, которые могут понадобиться вам сейчас.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение каких-либо фактов и событий. Наименование документа пишется в центре листа большими буквами. Основной текст излагается с использованием типовых моделей: «Дана (ФИО) в том, что …», интервалом ниже сообщается организация, для которой выдается справка или фраза «Справка дана по месту требования». Ниже подпись, включающая должность, личную подпись лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Заявление – внутренний служебный документ предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

Образец:

Декану СПФ

проф. Спириной В.И.

студентки 1 курса ФИО,

проживающей по адресу:…,

Заявление.

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Дата ____________Подпись

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Образец:

Доверенность

Я, ФИО, паспортные данные: _______, проживающая по адресу: ________, доверяю ФИО, паспортные данные: _______, проживающей по адресу: ________, получить стипендию за октябрь 2006 г.

Дата ____________Подпись

В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщения потенциальным потребителям о видах производимых товаров, резюме.

Требования к этим документам иные, чем к регламентированным деловым бумагам. Они должны быть запоминающимися, вызывать коммерческий интерес, поэтому в них используется языковые средства выразительности.

Обратите внимание на резюме – слово пришло из французского языка и означало «краткий вывод», например, на документах: «Согласен», «Не возражаю». В последнее время термин стал употребляться в значении: «Краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессию, личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Резюме напоминает анкету, но к его составлению можно подходить творчески, т.к. не существует жестких правил. Главная задача – как можно больше выигрышно представить себя, именно ту информацию, которую важно отнести к выбранной работе: и образование, и опыт работы, и личные качества, и характеристика дополнительных навыков. Например, если вы хотите стать рекламным агентом, то их профессиональными качествами являются умение общаться с людьми, находчивость, знание основ психики; если вакансия – учитель начальных классов - то необходимыми качествами являются любовь к детям, отзывчивость, доброта, терпение …

Типовые резюме включают:

· персональные данные (ФИО, дата и место рождения, семейное положение);

· адрес и номер телефона для контакта;

· наименование вакансии;

· основной текст: перечень мест учебы, работы в хронологическом порядке с указанием официального названия организации, времени учебы или работы, наименования занимаемой должности;

· дополнительные сведения: опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка;

· прочие сведения: сопутствующие знания и навыки: иностранный язык, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобилем…;

· интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности;

· иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя);

· рекомендации (сведения о рекомендациях);

· дата и подпись.

При оформлении учитывается следующее: слово «резюме» не пишется. Фамилию лучше писать печатными буквами для лучшей разборчивости. С нее и начинается оформление бумаги. Далее посредине - ФИО, у левой границы листа: домашний адрес, телефон; у правой адрес и название организации, в которой претендент учился или работал, служебный телефон. Дане под этими данными название вакансии точно с приведенным в источнике, далее информация о соискателе.

Образец:

АНТОНОВА Белла Михайловна

родилась в г. Армавире 30.07.80 г.

Дом. адрес: Адрес института:

Тел.: Раб. тел.:

Учитель начальных классов.

Сведения об образовании и опыте работы – АГПУ, 3-й курс, социально-педагогический факультет, студентка ОЗО.

Закончила курсы кройки и шитья при ателье «Полет» в 2003г.

Руководила кружком «Умелые руки» при МСОШ № 23 с 2003-2006 гг.

Доп. сведения:

· Участвовала в конференции «Дети наше будущее» (г. Армавир, 2005г.)

· Проходила стажировку в …

· Закончила курсы повышение квалификации.

Прочие сведения:

· Читаю и перевожу со словарем с английского языка.

· Владею компьютером на уровне опытного пользователя.

· Имею водительские права на управлении автотранспортным средством категории С (личного автомобиля нет).

Интересы: увлекаюсь театром, шью для кукольного театра…

Вспомогательная информация: по характеру открытая, коммуникабельная, люблю детей…

Сведения о рекомендациях: Рекомендации декана СПФ имеются.

Дата ______________Подпись