Подготовка оперативных совещаний, составление сводного рапорта о ходе работ. Рекомендации по подготовке и проведению совещаний

Вопросы

Действия

Ответственный; исполнители

1. Предварительная подготовка (не менее, чем за 1 неделю до совещания)

1.1. Цели, тема совещания

Определить

• для чего созывается совещание?

• какие вопросы необходимо вынести на общее обсуждение?

• какие решения должны быть получены в результате совещания?

Генеральный (исполнительный) директор

1.2. Повестка совещания

• составить список вопросов, которые должны быть обсуждены на совещании, цели обсуждения каждого вопроса;

• определить ведущего совещания;

• докладчики по каждому вопросу;

• установить временной регламент;

• определить, какие материалы должны быть подготовлены для обсуждения каждого вопроса, кто должен их подготовить и в каком виде предоставить.

Генеральный (исполнительный) директор,

Секретарь-референт

1.3. Определение списка участников

• определить список руководителей и специалистов, чьё присутствие на совещании необходимо для достижения его целей, результативного обсуждения каждого вопроса повестки.

Генеральный (исполнительный) директор

1.4. Подготовка и издание приказа, оповещение участников

• оформить приказ о проведении совещания, повестку совещания по форме (Приложения 1,2);

• подписать приказ;

• разослать приказ, получить подтверждение его получения.

Секретарь-референт

1.5. Подготовка рабочих материалов к совещанию

- поручить подготовку необходимых для совещания материалов (отчетов, справок, информационных сообщений и пр.) ответственным исполнителям, назначить сроки.

Генеральный (исполнительный) директор, назначенные ответственные

2. Подготовка непосредственно перед совещанием

2.1. Предварительное ознакомление участников с материалами совещания (2-7 дней до совещания)

• разослать подготовленные материалы (отчета, информационные сообщения, справки и т.п.) для ознакомления участникам совещания;

• при необходимости – издать распоряжение ознакомиться с материалами и в установленный срок до совещания представить свои замечания и предложения.

Генеральный (исполнительный) директор,

Секретарь-референт

2.2. Оценка готовности к совещанию (1-3 дня до совещания)

• уточнить повестку, список участников, время и место, длительности совещания;

• оценить подготовленность всех вопросов для обсуждения.

Генеральный (исполнительный) директор,

Ключевые участники совещания (1-3 человека)

2.3. Подготовка помещения (1 день до совещания)

- подготовить помещение, оргтехнику и оборудование, раздаточные материалы, кофе-паузы.

Назначенный руководитель

3. Процедура проведения совещания

3.1. Начало совещания.

• объявить цели совещания, вопросы повестки, временной регламент;

• при необходимости внести коррективы в повестку совещания;

• оценить результаты выполнения решений предыдущего совещания (при необходимости);

Ведущий совещания

3.2. Обсуждение вопросов повестки:

• доклад по вопросу, в соответствии с повесткой;

• знакомство с подготовленными материалами (если есть);

• уточняющие вопросы докладчику;

• обсуждение вопроса,

• подведение ведущим итогов по обсуждению вопроса: решения; основные альтернативы; вопросы для дальнейшей проработки; задания руководителям и сроки их выполнения.

Ведущий

Докладчики по каждому вопросу

Участники совещания

3.3. Краткое обсуждение значимых вопросов, не включенных в повестку, но выявленных в ходе совещания

• обозначение вопроса;

• краткое обсуждение, предложения вариантов решения;

• задания по дальнейшему решению (при необходимости), назначение ответственных и сроков.

Ведущий

Участники совещания

3.4. Подведение итогов совещания

• краткое резюме по итогам обсуждения каждого вопроса;

• принятие решений, назначение ответственных и определение сроков выполнения решений;

• определение вопросов, требующих дополнительной проработки (информации, согласований), сроков уточнения и повторного рассмотрения, ответственных за подготовку вопросов.

Ведущий

3.5. Завершение совещания.

• краткая «обратная связь» от участников по ходу и итогам совещания;

• заключительное слово ведущего;

• назначение ответственного за подготовку приказа (резюме) по итогам совещания.

Ведущий

Участники совещания

4. После совещания

4.1. Издание приказа (1-2 дня после совещания)

- подготовить и издать приказ, (резюме) по итогам совещания, с указанием вопросов, решений, необходимых действий, ответственных и сроков исполнения (Приложения 3,4)

Генеральный (исполнительный) директор,

Ответственный за подготовку приказа

4.2. Обеспечение выполнения решений совещания

• оформить и раздать контрольные карточки поручений (Приложение 5);

• обеспечить предварительное напоминание ответственным за 2-4 дня до окончания срока исполнения решений;

• каждому руководителю - представить письменный отчет о выполнении решений

• оценить выполнение решений

Генеральный (исполнительный) директор.

Секретарь-референт