1.4 Створення звіту за допомогою майстра

В Access звіт являє собою форму спеціального типу, яка призначила для Виведення на друкування. Звіт створюється тоді, коли звітність, представіті на папері Зведення інформацію, яка зберігається в базі Даних.

На вкладці Звіти натіснуті кнопку Створити. У вікні вібрато Майстер звітів.

У полі Таблиці та запити вібрато таблицю або запит, для якіх буде Створено звіт.

У полі Доступні поля вібрато ті поля, Які потрібні для Звіту, натісканням кнопок> або >>. Натіснуті Далі.

Перевага звітів перед формами заключається у возможности групувань Даних. Если потрібні Рівні (рівні) групувань то вібрато поле, Пожалуйста буде І рівнем, натіснуті>. Дані можливо групуваті НЕ больше чем по трьом рівням. Натіснуті Далі.

Access автоматично сортує дані з тім же полях, по Яким віконується групувань.

Оскільки в попередньому вікні були Встановлені Рівні групувань, то у поточному вікні з'явиться кнопка Підсумки, де можливо вказані поля для Підведення Підсумків. Для встановлення Підсумків вібрато їх тип у відповідніх полях (Sum, Avg, Min, Max). Потім вібрато Одне з двох: дані та підсумки або тільки підсумки. Если нужно, Встановити підрахунок процентів, натіснуті ОК.

Если нужно відсортуваті и Інші поля, їх звітність, вказаті в спеціально відведеніх полях та вказаті напрямок сортуваннях натісканням кнопки в кінці поля АЯ ↓ або ЯА ↑. Натіснуті Далі.

У Наступний вікні вказаті, як будут представлені дані в звіті:

• Ступечатой - ступінчастою Розташування Даних різніх рівней;

• Блок - блокові Розташування Даних;

• структура1 та структура2 - ступінчастою Розташування рівней з перекриття;

• по лівому краю 1, 2 - вірівнювання даних по всім рівнях по лівому краю Сторінки.

• Вібрато потрібне.

• Если Рівні Звіту не задано, то макет Запитів має следующие пункти:

• в стовпець;

• табличний;

• вирівняний.

Вібрато орієнтацію Сторінки (альбомна, книжкова). Встановити опцію «Налаштувати ширину полів для розміщення на одній сторінці », натіснуті Далі.

Вібрато стиль Звіту (діловий, звичайний, напівжирний, стислий, спокійний, строгий), натіснуті Далі.

В Наступний вікні дати имя Звіту, Пожалуйста буде віведено у виде заголовку, натіснуті Готово

У готовому звіті внизу автоматично встановлюється дата создания цього Звіту.

Зберегти звіт командою Файл → Зберегти.

2. Охорона праці висновок

За допомогою Microsoft Office Access 2010 можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля.

Після того визначення джерела записів зазвичай простіше за все створити звіт за допомогою майстра звітів.

Одним з основних завдань створення і використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. У Access 2010 для цих цілей призначені форми і звіти. Звіти дозволяють вибрати з бази даних потрібну користувачем інформацію і оформити її у вигляді документів, які можна переглянути і надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Окрім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть відображатися обчислені за початковими даними значення, наприклад, підсумкові суми на товар .

Звіти і форми Access мають багато спільного Проте, на відміну від форм, звіти не призначені для введення і правки даних в таблицях. Вони дозволяють лише переглядати і друкувати дані. У звіті неможливо змінити початкові дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча в звітах можна використовувати такі ж елементи управління для вказівки стану перемикачів, прапорців і списків.

Звіт, як і форма, може бути створений за допомогою Майстра. Розділи звіту подібні до розділів форми і включають заголовок і примітки звіту, область даних, а також верхній і нижній колонтитули. У примітках звіту часто поміщають поля з підсумковими значеннями. Елементи управління можуть бути додані в звіт за допомогою панелі інструментів Панель елементів (Toolbox), ідентичною тій, що використовується в режимі Конструктора форм. Форматування і угрупування елементів управління в звіті виконується аналогічно форматуванню і угрупуванню елементів управління у формі. Форми можуть містити підлеглі форми, та звіти можуть містити підлеглі звіти.

Метою даної  роботи призначенням та режимами роботи зі звітами, навчитися створювати звіти у програмі Access 2010 для різноманітних магазинів.

Предметом дослідження - форми та засоби виведення інформації з бази даних - звіти.

В роботі розглянуті довідникові, академічні видання та посібники користувачів вітчизняних та зарубіжних авторів.