1.1 Поняття про звіт

Звіт — це об’єкт бази даних, призначений для перегляду та підготовки інформації з бази даних до виведення на друк Звіт може бути створений на основі таблиці, запиту або звіту. Для створення звіту використовуються такі самі засоби, що і для створення інших об’єктів бази даних. Робота над створенням звітів подібна до роботи з формами. Відмінністю є те, що для підготовки інформації до друку використовуються параметри сторінки зі стандартним розміром (наприклад, А4).

Звіти призначені для оформлення потрібних даних з бази даних згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір.  Їх можна побудувати на основі значень таблиць і запитів і розрахувати проміжні підсумки для груп значень.Є такі засоби створення звітів:

• конструктор (не для початківців);

• майстер звітів;

• авто звіти.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше до оформляють вручну за допомогою конструктора.

Складові частини звіту(не всі обов’язкові):

• Заголовок. Інформація на початку першої сторінки.

• Верхній колонтитул. Інформація на початку кожної сторінки(заголовки стовпців таблиць)

• Область даних. Відображення даних із таблиць або запитів

• Примітка групи. Інформація в кінці групи даних(підсумок за групою)

• Нижній колонтитул. (Інформація в кінці кожної сторінки(номер сторінки)

• Область приміток звіту. Інформація  в кінці останньої сторінки звіту (підсумкові обчислення по всім записам звіту)

• За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. Дані редагувати у звіті не можна.

Для створення звіту у вікні бази даних активізують вкладку Отчеты, вибирають  Создать Мастер отчетов. У наступному вікні Таблиці и запроси вибирають ім’я потрібної таблиці чи запита. Після цього  з групи Доступне поля за допомогою кнопок вибирають потрібні поля, які переміщуються автоматично в   групу Вибранні поля й активізують кнопку Далі.

1. 2 Засоби створення звіту

Щоб створити звіт в MS Access треба:

• Зважити об'єкт «Звіти»

• Натиснути на кнопку «Створити». Після натискання з'являється вікно з видами звіту,і треба вибрати одне з них. І натиснути на кнопку «OK».  

• Вибираємо зі списку таблицю раніше створенню, і вибираємо поля.

• Натискаємо на кнопку «Далі».

• Робимо угруповання з таблицями і натискаємо кнопку «Далі»

• Вибираємо порядок сортування записів і натискаємо кнопку «Далі»     

• Вибираємо вид макета звіту і натискаємо кнопку «Далі»

• Вибираємо вид стилю і натискаємо кнопку «Далі»

• Відкривається вікно «Створення звіту» і задаємо ім'я звіту для створюваного звіту. Можна відкрити відразу створений звіт, якщо вставити перемикач на «Перегляд звіту», або там можна змінити макет для цього перемикач треба вставити «Змінити макет звіту». І натиснути на кнопку «Готово». на цьому процес створення звіту закінчений.

• Створений звіт

1.3 Структура звіту

Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можуть містити елементи керування. Але, на відміну від форм, розділів у звітах більше, а елементів керування, навпаки, менше. З структурою звіту простіше усього ознайомитися, створивши якийсь авто звіт, а потім відкривши його в режимі Конструктора.

Структура звіту складається з п'ятьох розділів: заголовка звіту, верхнього колонтитула, області даних, нижнього колонтитула і примітки звіту. У порівнянні зформами новими є роздали верхнього і нижнього колонтитулів.

Розділ заголовка служить для друку загального заголовка звіту. Розділ верхнього колонтитула можна використовувати для друку підзаголовків, якщо звіт має складну структуру і займає багато сторінок. Тут можна також поміщати і колонтитули (номера сторінок), якщо це не зроблено в нижньому колонтитулі.

У області даних розміщають елементи керування, пов'язані з вмістом полів таблиць бази. У ці елементи керування видаються дані з таблиць для друку на принтері. Порядок розміщення і вирівнювання елементів керування той же, що і при створенні структури форм.

Розділ нижнього колонтитула використовують для тих же цілей, що й розділ верхнього колонтитула. У нашому випадку в ньому розміщені два елементи керування.

У першому елементі керування виводиться поточна дата. Для цього використана вмонтована в Ассess 9х функція МОNTH(). Вона повертає поточну дату і поміщає її в поле, а звіт відтворює її при друці.

В другому елементі керування виводиться номер сторінки і загальна кількість сторінок. Для їхнього визначення використані вмонтовані функції Раgе() і Раgеs(). Той текст, що записаний у лапках, відтворюється «буквально», а оператор служить для «склеювання» тексту, взятого в лапки, із значеннями, що повертаються функціями. Оператор & називається оператором конкатенації.

Розділ примітки використовують для розміщення додаткової інформації. У нашому прикладі він не використаний.

Структуру Звіту можна Изменить у режімі конструктора. У Авторитети режімі всі об'єкти Звіту можна перетягуваті в інше місце помощью міші, змінюваті розмір об'єктів, Різні структурні части можна розмальовуваті різнімі кольори, змінюваті шрифтом и ії розмір. Перемікаючі режими Конструктор и Зразок можна озирнутися результати шкірного Кроку при зміні Структури Звіту.