6.Інвентаризація грошових коштів у касі Основні завдання та строки інвентаризації

Інвентаризація каси проводиться з метою контролю за схоронністю коштів і виявлення надлишків і нестач грошових коштів у касі підприємства. Відповідно до підпункту 1.2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 (далі – Положення № 637), каса – це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

Пунктом 7 Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69 (далі – Інструкція № 69), визначено, що основними завданнями інвентаризації каси, зокрема, є:

• виявлення фактичної наявності коштів;

• установлення лишку або нестачі коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

• перевірка дотримання умов та порядку збереження грошових коштів.

Строки проведення інвентаризації встановлюються керівником підприємства. Як правило, інвентаризація каси проводиться підприємствами планово 1 раз на квартал та позапланово – у випадках порушення фінансової дисципліни з боку касира й при заміні касира.

Порядок проведення інвентаризації

Підставою для проведення інвентаризації каси на підприємстві є наказ керівника, складений у довільній формі (п. 4.10 Положення № 637).

Комісія починає інвентаризацію каси з перерахунку коштів, із записом останніх номерів прибуткового та видаткового касових ордерів. Якщо на підприємстві застосовується РРО, то звіряється сума наявної готівки із сумою, зазначеною у звіті РРО (в РК та КОРО) тощо.

Звертаємо увагу, що перевищення ліміту в касі при інвентаризації може бути тільки у день виплати заробітної плати, відпускних і грошей на відрядження.

Комісія перевіряє:

• правильність оприбуткування та списання грошових коштів у касі;

• оформлення та ведення касової книги, яка повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена печаткою підприємства та підписами керівника та головного бухгалтера, та інші вимоги щодо ведення касової книги, зазначені в пункті 4 Положення № 637;

• прибуткові та видаткові касові ордери;

• журнали реєстрації прибуткових та видаткових касових документів;

• книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

До початку інвентаризації всі матеріально відповідальні особи (особи, які відповідають за збереження коштів) дають розписку, визначену в додатку 1 до Положення № 637, про те, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано за видатками.

Відображення результатів інвентаризації

Результати інвентаризації відображаються в акті про результати інвентаризації наявних коштів за формою, наведеною в додатку 1 до Положення № 637 та Інвентаризаційному описі цінностей і бланків суворої звітності. У випадку руху цінностей під час інвентаризації на останній сторінці форми передбачено вільні рядки для запису останніх номерів документів.

Акт підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. В акті зазначаються результати інвентаризації – суми нестачі або надлишку. Акт складається у двох примірниках: 1-й – для бухгалтерії, 2-й – для матеріально відповідальної особи; а в разі зміни матеріально відповідальної особи – у трьох примірниках.

Готівка, виявлена в касі, що не підтверджена касовими документами, є надлишком, який оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства. Сума нестачі стягується з винної особи.