Матриця відповідальності (ram)

Матриця відповідальності (RAM), ставить у відповідність ієрархічну структуру робіт (WBS) і організаційну структуру (OBS) для призначення відповідальних на всі пакети робіт проекту забезпечує опис і узгодження структури відповідальності за реалізацію робіт за проектом з вказівкою ролі кожного учасника в їх виконанні.

Таблица 3. – Матрица ответственности (RAM)

Должность Работы	Должность 1	Должность 2	…	Должность i
Работа 1	У	C	…	O, И
Работа 2	У	C	…	O, И
…	…	…	…	…
Работа j	У	O, C	…	И

При розробці матриці відповідальності проекту використана методика RACI. Методика RACI є зручним і наочним засобом планування відповідальності членів проектної команди при виконанні завдань на кожному з етапів проекту. Термін RACI (або ARCI) є абревіатурою:

Відповідальний (Accountable) – повністю відповідає за виконання етапу/завдання, має право приймати рішення за способом реалізації. Відповідальним за завдання може призначатися лише одна людина.

Виконавець (Responsible) – виконує завдання, не несе відповідальність за вибір способу його рішення, але відповідає за якість і терміни реалізації. В кожного завдання має бути хоча б один виконавець.

Затверджувач (Consult before doing) – надає консультації в ході рішення завдань проекту, контролює якість реалізації. Та людина, яка ухвалює деякий документ (якщо дана робота пов'язана із створенням документа). Він може бути лише один.

Узгоджувач (Inform after doing) – може надавати консультації в ході рішення завдань проекту, не несе відповідальності. Особа, яка бере участь в узгодженні деякого документа (якщо дана робота пов'язана із створенням документа). Їх може бути декілька.

Для зручності введемо короткі позначення по першим буквам відповідальностей (окрім першої відповідальності, так як відповідальний і виконавець починаються з однієї букви):

О – відповідальний;

В – виконавець;

З – затверджував;

У – узгоджувач.

Приклад. Матриця розподілу відповідальності проекту RAM з врахуванням функціональної організаційної структури організації приведена в таблиці. 3.

Т

аблиця 3

Матриця розподілу відповідальності проекту RAM

Код	Пакет робіт	Команда управління проектом
		Керівник проекту		Профспілка		Менеджер з персоналу
1	2	3		4		5
1	ПРОЕКТ ФОРМУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ КУЛЬТУРИ "TEAM BUILDINGS"
1.1	Фаза концепції
1.1.1	Виявлення потреби в змінах (в проекті)	З		В, О
1.1.2	Призначення керівника проекту	З, В
1.1.3	Наказ начальника станції про формування організаційної культури "Team Buildings"	З			В, О
1.1.4	Збір вихідних даних та аналіз	З		В, О	В
1.1.5	Розробка та затвердження уставу проекту	З		В, О	В
1.1.6	Розробка та затвердження змісту проекту	З		В, О	В
1.1.7	Розробка обґрунтувань інвестування проекту	З		В, О
1.1.8	Розробка та затвердження концепції	З		В, О	В
1.2.	Фаза планування
1.2.1	Формування команди проекту	З			В, О
1.2.2	Побудова графіку виконання робіт	З		В, О
1.2.3	Планування ресурсів та бюджету	З		В, О
1.2.4	План управління людськими ресурсами	З		В, О	В
1.2.5	План управління ризиками	З	В, О		В

Продовження таблиці 3

1	2	3	4	5
1.2.6	Розробка, погодження, затвердження робочої документації	З	В, О	В
1.3	Фаза реалізації
1.3.1	Розробка положення про організаційну культуру станції Бахчисарай	З	В, О
1.3.1.1	Оцінка існуючої організаційної культури	З	В, О	У
1.3.1.2	Виявлення недоліків	З	В, О	В
1.3.1.3	Розробка проекту положення про організаційну культуру станції Бахчисарай	З	В, О	В
1.3.1.3.1	Цінності	З	В, О	В
1.3.1.3.2	Ідеологія	З	В, О	У
1.3.1.3.3	Лозунги	З	В, О	У
1.3.1.3.4	Традиції та ритуали	З	В, О	У
1.3.1.3.5	Трудові стимули	З	В, О	У
1.3.1.3.6	Міфи	З	В, О	У
1.3.1.3.7	Стиль управління	З	В, О	В
1.3.1.4	Представлення пропозицій керівництву станції	З	В, О	У
1.3.1.5	Внесення змін (за необхідності)	З	В, О	В
1.3.1.6	Наказ, що затверджує положення про організаційну культуру станції	З	У	В
1.3.2.1	Інструменти інформаційного впливу "Team Buildings"	З	О, В	В

Продовження таблиці 3

1	2	3	4	5
1.3.2.1.1	Заснування та проведення свята "День станції Бахчисарай"	З	О, В	В
1.3.2.1.2	Лекції з історії та цінностей станції	З	В, О	В
1.3.2.1.3	Електронний журнал	З	В, О	У
1.3.2.1.4	Профспілка	З	В, О
1.3.2.1.5	Поширення міфів	З	В, О	У
1.3.2.1.6	Політика станції, відображена в діях керівництва	З	З	В, О
1.4	Фаза завершення
1.4.1	Оформлення звітів з проекту	З	В, О	В
1.4.2	Формування бібліотеки проектів	З	В, О	У
1.4.3	Представлення результатів проекту керівництву	З	В, О	У
1.4.4	Підведення підсумків проекту	З	В, О	У

Далі необхідно скласти структуру, яка фіксує ресурси, необхідні на кожному рівні для досягнення цілей і підцілей проекту (RBS) і вартість елементів проекту на кожному рівні (CBS).

Ресурсна ієрархічна структура (RBS-структура) проекту ставить у відповідність ієрархічній структурі робіт (WBS) види необхідних ресурсів. Ресурсна ієрархічна структура використовується для управління ресурсами підприємства, що використовуються у проектах. Ресурсна ієрархічна структура описує наступні ресурси:

1. Матеріальні ресурси.

2. Обладнання.

3. Трудові ресурси.

Наявність єдиної структури для всіх проектів портфеля підприємства дозволяє оцінити потреби в ресурсах і більш якісно планувати ресурси всього підприємства.

RBS та CBS структури представлені на рис. 3.4 та 3.5 відповідно.

RBS-структура проекту показала, що основними ресурсами проекту є трудові та матеріальні. До трудових витрат відносяться витрати праці членів команди проекту. До витрат на матеріли відносяться витрати на організацію проведення свята «День станції Бахчисарай», канцелярські приладдя, витрати на телефонію. Устаткування закупати для проекту не потрібно, тому що необхідне устаткування, наприклад музичні колонки, мікрофони, мультимедійне обладнання, приміщення (актовий зал) все є на станції.

Заробітна платня для членів команди проекту не збільшує кошторисну вартість проекту, тому що, функції, які вони будуть виконувати в проекті є їх професійною діяльністю та входить до їх посадових обов’язків.

Витрати на організацію проведення свята «День станції Бахчисарай» розраховується із розрахунку 100 грн. на 1 працівника станції. На станції працює 200 осіб. Тобто із розрахунку на 200 осіб кошторис витрат на свято складе 200*100=20000 грн. В ці витрати увійде закупка продуктів та напоїв на свято. Фінансування буде здійснено із фонду профспілки.

До статті «інші витрати» відносяться витрати: на канцелярські приладдя (100 грн./міс) і телефонію (100 грн./міс). Інтернет установлено в робочих кабінетах. Таким чином, стаття «інші витрати» складає 200 грн./міс. Тобто за термін реалізації проекту 5 місяців інші витрати складуть приблизно 1000 грн.

Кошторисна структура (CBS-проекту) показує, що загальна вартість проекту складає 21 000 грн., що складається із оплати витрат на проведення свята «День станції Бахчисарай» 20 000 грн. та інших витрат 1000 грн.

Р ис. 3.4. RBS-структура проекту