4. Формирование системы партнерских взаимоотношений с поставщиками

Одним из принципов управления качеством является ориентация в деятельности организации на взаимовыгодные партнерские отношения с поставщиками, поддержание которых все больше осознается как важнейший фактор сохранения конкурентных преимуществ. Взгляд на поставщиков как на партнеров подчеркивает стабильные отношения с относительно небольшим числом надежных поставщиков, которые обеспечивают высокое качество и соблюдают точные графики поставок, сохраняют гибкость в вопросах изменения производственных спецификаций и графиков.

Основные отличия взаимоотношений с поставщиками на основе партнерства и соперничества приведены в табл. 9.2.

Таблица 9.2

Характеристики взаимоотношений с поставщиками на основе партнерства и соперничества

Положение	Партнерство	Соперничество
Число поставщиков	Один или несколько	Множество, постоянное столкновение их интересов
Продолжительность отношений	Долгосрочные	Возможны кратковременные
Низкие цены	Относительно важны	Основной фактор
Надежность	Высокая	Возможна не очень высокая
Открытость	Высокая	Низкая
Качество	Изначально гарантировано; заверено поставщиком	Может быть ненадежным; проверяется покупателем
Объем заключаемых договоров	Значительный	Может быть небольшим, т.к. закупки распределены между несколькими поставщиками
Расположение поставщика	Близость к поставщику может быть важной из-за сроков поставок и послепродажного сервиса	Поставщики могут быть разбросаны по всей стране
Гибкость	Достаточно высокая	Сравнительно небольшая

После выбора поставщика необходимо заключить соглашение с ним по вопросу соблюдения требований к качеству закупок. Данная документация должна включать соглашение:

• по обеспечению качества;

• по методам проверки;

• регламентирующее решение спорных вопросов, касающихся качества поставляемых ресурсов.

Поставщик должен четко понимать стоящие перед ним задачи в области обеспечения качества поставляемых ресурсов.

С поставщиком также следует заключить четкое соглашение о методах, которые будут использоваться потребителем для проверки соответствия поставленных ресурсов установленным требованиям. В процессе взаимодействия с ним должны быть разработаны процедуры совместного решения спорных вопросов, относящихся к качеству поставляемой продукции.

Условия, которые необходимы на всех стадиях отношений с поставщиками: выбора, заключения первого договора, развития отношений. Можно выделить следующие условия:

• идеологическая совместимость;

• паритет объемов;

• совместная деятельность;

• взаимный тонус.

Идеологическая совместимость – это условие означает, что у заказчика и поставщика есть нефинансовые причины работать вместе. Такие причины стороны найдут, если выяснится, что их идеологии - принципы работы, отношение к жизни похожи. Чтобы выяснить идеологическую совместимость, необходима дискуссия на тему «Как мы привыкли работать» - и принципиальное сходство ответов. Например, тот факт, что оба предприятия стремятся развивать свои системы менеджмента качества (СМК), вполне может стать почвой как для первого контакта с поставщиком, так и для дальнейшей работы с ним.

Традиционный способ выбора поставщиков предполагает заочное знакомство и принятие решения о сотрудничестве с ним на основе официальной информации, цен, условий поставки и обслуживания, перечня выполненных проектов. Если в традиционном случае знакомство с поставщиком может произойти на выставке, то при идеологической совместимости оно скорее произойдет на конференции, обучающем семинаре или во время деловой экскурсии. Идеологическая совместимость означает: стороны готовы к трудностям и говорят о них, не стесняясь.

Паритет объемов - это условие означает, что объемы поставок значимы для обеих сторон: и для поставщика и для клиента. Тем самым обеспечивается перспектива, возможность планировать. Трудно представить себе, что перед покупкой в магазине коробки канцелярских скребок посетить будет выторговывать себе взаимовыгодные условия. Ведь перспектива магазина не связана с продажей одной коробки.

Точнее будет даже назвать условие «паритет долей объемов»: при регулярных поставках доля, связанная с этим поставщиком и с этим клиентом у сторон достаточно высока, очевидно, больше 1%. Отслеживание динамики объемов бессмысленно: она может расти, а доля, приходящаяся на поставщика – падать. А про маленькие контракты люди склонны быстро забывать.

Совместная деятельность – это продолжение нефинансовых причин работать вместе. Отношения должны быть интересными, но не только результатом, а самим процессом. В плане развития деловых отношений это может быть совместное проведение «Дней качества», организация совместных корпоративных семинаров, открытие доступа к своим библиотекам и архивам, проведение совместных мероприятий по трудоустройству молодых специалистов.

Взаимный «тонус» - это условие говорит о том, что взаимовыгодные и «хорошие» отношения – разные, порой противоположные понятия. «Хорошие» отношения обязывают стороны постоянно прощать друг другу ошибки и не обязывают учиться.

В то же время цель взаимовыгодных отношений заказчика и поставщика – помочь друг другу совершенствоваться.

С одной стороны, это обязывает стороны поднимать статус и репутацию друг друга. Так, вместо безликого заключения договора желательны церемонии их торжественного подписания. Фотографии с церемонии могут украсить любой проспект или сайт. Руководители и пресс-службы заказчика и поставщика для взаимного «тонуса» находят повод всегда подчеркнуть особенности работы друг друга. Одним словом стороны ценят друг друга по достоинству.

С другой стороны, заказчик и поставщик должны каждый раз заслужить друг у друга право заключать очередной договор. Они держат друг друга в рамках, в частности, подробно определяя жесткие штрафные санкции в договоре. Каждый сбой оформляется письменно: это полезно для корректирующий действий СМК. «Доверяй, но проверяй» - норма для взаимовыгодных отношений.

Все эти условия строятся на простом начальном тезисе: настоящая взаимная выгода возможна только при равноправии сторон. И если клиенту не нужен какой угодно поставщик, то и поставщику не нужен какой угодно клиент. Поставщик будет точно так же выбирать и сомневаться, прилагать ли усилия для развития отношений с этим клиентом. Упускать инициативу нельзя ни до, ни после заключения очередного договора. И за возможность иметь хороших поставщиков нужно бороться.

Новый тип отношений между поставщиком и потребителем, получивший название "вместе сделаем, вместе выиграем("комейкершип"). Именно такие отношения создают конкурентные преимущества для пары поставщик-потребитель.

Между прочим, как отмечал Деминг, поставщик, готовый выполнять все прихоти потребителя, имеет право требовать, чтобы он оставался единственным поставщиком данного вида продукции. На практике это условие редко выполняется, поскольку рынок недостаточно надежен. Кроме того, имея более одного поставщика по каждому виду поставок, потребитель как бы создает условия для стимулирования конкуренции между ними. Этому способствуют и рейтинги поставщиков. Однако подход, характерный для принципа "вместе сделаем, вместе выиграем", основан на том, что внутри системы "производитель - потребитель" конкуренция не стимулирует, а разрушает эффективный механизм взаимодействия, поэтому от такой системы следует отказаться. Во всяком случае, стоит попытаться ее смягчить. Непосредственный поставщик, как только он проникся идеями "вместе сделаем, вместе выиграем", начинает компанию за вовлечение в этот процесс своих поставщиков. Это весьма выгодно конечному пользователю, так как его продукция и услуги зависят от работы поставщика его поставщика (субподрядчика). Этот процесс продолжается "до руды", пока не завершится "цепочка" поставок. Выходит: "Поставщик моего поставщика - мой поставщик". Японская фирма Тойота распространяет этот принцип до четвертого уровня, охватывая, таким образом, около 36 тыс. предприятий. Чем длиннее цепочка, тем легче управлять дополнительными денежными потоками, возникающими в результате очередного снижения себестоимости в каком-либо звене.

Сотрудничество должно стать важнейшим фактором в выработке политики. Оно не должно учитываться лишь от случая к случаю, случайным образом: оно должно быть целью. Это нужно для становления нового стиля управления. Это и есть преобразование - от грубого индивидуализма к настоящему сотрудничеству: "Выигрываем Все Вместе", нет проигравших.

Можно выделить четыре основные формы взаимодействия с поставщиками:

1) организационно-экономическую;

2) финансово-экономическую;

3) социально-психологическую;

4) юридическую.

Одним из видов организационно-экономического взаимодействия является сокращение количества поставщиков. В течение долгого времени фирмы ориентировались в своей деятельности на увеличение их числа. Преимущества такого подхода очевидны, поскольку он обеспечивает успешное проведение переговоров в части определения цен, условий поставки или других контрактных обязательств. Наличие большого количество поставщиков, поставляющих определенные детали или изделия, обеспечивает возможность выбора в том случае, если один из них испытывает трудности, связанные с условиями поставки, качеством продукции, или трудности финансового характера. Кроме того, это позволяет успешно справиться с проблемами, возникающими при необходимости увеличения объемов производства, не предусмотренного текущим производственным планом.

Однако эти преимущества обходятся весьма дорого. Объемы административной нагрузки, количество сотрудников, занимающихся размещением и отслеживанием заказов, и количество допускаемых ошибок находятся в прямой зависимости от количества активно действующих поставщиков. Тем не менее необходимость сокращения количества поставщиков определяется более веским доводом: поскольку организации в своих взаимоотношениях с поставщиками ориентируются на получение входных деталей высокого качества, они предъявляют к ним настолько жесткие требования, что вынуждены ограничивать их число из-за недостаточного количества инженеров и специалистов в области качества, занимающихся вопросами поставок. Это особенно характерно для фирм с новейшей технологией, приобретающих сложные комплектующие изделия. Сокращение количества поставщиков способствует также развитию доверительных партнерских отношений между организациями.

При необходимости производства продукции высокого качества в течение продолжительного периода поставщик и потребитель заинтересованы в заключении долгосрочного контракта. Потребность поставщика в этом вполне понятна. Для обеспечения производства продукции высокого качества в течение всего жизненного цикла программы сотрудничества он должен сделать весьма значительные капиталовложения в средства производства. Это также дает ему возможность своевременно узнавать о требованиях, предъявляемых к конечному производственному процессу, и начинать вовремя работу над реализацией заказов, обеспечивая сокращение сроков производства нового изделия. Потребителю долгосрочные контракты позволяют экономить средства, поскольку отпадает необходимость в проведении повторных переговоров, переоснащении, переобучении сотрудников и т.д. Заключение таких контрактов предоставляет потребителю возможность участвовать в разработке нового изделия на ранних этапах его проектирования, знакомиться с возможностями и опытом поставщиков и своевременно вносить необходимые изменения в проект.

Обследование поставщика представляет собой систематическую проверку предприятия поставщика и его технических возможностей. Обычно каждый представитель группы, проводящей обследование, имеет в распоряжении контрольный перечень вопросов, отвечающий его области деятельности. Это позволяет проверяющему осуществлять оценку каждой производственной операции поставщика в соответствии с установленными показателями.

При обследовании поставщика необходимо располагать данными о его деятельности. Группа обследования должна быть хорошо осведомлена о результатах деятельности, хотя бы о достигнутых поставщиком за предыдущий год, включая все проведенные им корректирующие воздействия по отбракованной продукции. Однако даже при наличии положительных результатов представляется целесообразным выяснить факторы, повлиявшие на их достижение. Если данные о деятельности поставщика неудовлетворительные, необходимо установить, как долго сохраняется подобная тенденция, имеются ли очевидные доказательства того, что предложенные корректирующие воздействия отвечают своему назначению и эффективны.

Финансово-экономическая форма взаимодействия проявляется в изменении объемов заказов, цены продукции, в обосновании повышения цены за улучшенное качество по основным параметрам, а также в комплексном прогнозе по данным о поставщике, оценке вероятного брака и потерь от использования несоответствующей продукции.

Социально-психологической формой взаимодействия является использование различных программ поощрения поставщиков, начиная от публикаций в СМИ списка лучших поставщиков, награждения дипломами, призами и заканчивая помощью во внедрении улучшений и обучении. В качестве подходов к обучению может применяться практика проведения семинаров для поставщиков, которые обеспечивают предоставление информации дополнительно ко всей технической документации, содержащейся в инженерных расчетах, технических условиях, а также ознакомление с требованиями, установленными контрактными обязательствами и заказами на поставку. Проведение семинаров позволяет организовать встречи представителей заказчика и поставщика на постоянной основе. В повестку дня подобных семинаров могут быть включены вопросы, связанные с изменением торговых условий или производственных планов, новыми техническими условиями, достижениями в методах измерения, изменением основных принципов контроля материалов или методов управления запасами, новыми принципами контроля производственного процесса и успешной деятельности поставщиков. Обсуждение этих вопросов имеет большое значение для укрепления взаимоотношений между заказчиком и поставщиком, поскольку лишь некоторые из них находят полное отражение в официальных и технических документах, устанавливающих права и обязанности заказчика и поставщика.

Частота организации семинаров зависит от сложности и динамики используемых технологий. Они не должны проводиться в одном и том же месте. Приглашение поставщиков на предприятие заказчика позволяет им воочию увидеть производственную линию и ознакомиться с условиями, в которых эксплуатируются изготовленные ими комплектующие изделия. Это обычно способствует лучшему пониманию требований заказчика.

Юридическая форма взаимодействия заключается в отказе от продукции по причине ее несоответствующего качества, процедуре замены недекларированной продукции, а также в аннулировании контракта в форс-мажорных ситуациях.

Перечисленные виды взаимодействия с поставщиками представляют собой далеко не полный их перечень. Каждая организация выбирает свой подход, однако в основе этих отношений должны находиться взаимное доверие, взаимный интерес и высокое чувство ответственности за выпуск продукции, отвечающей требованиям потребителя. Обе стороны, руководствуясь этим, должны следовать в своих взаимоотношениях следующим десяти принципам: (принципы взаимоотношений с поставщиками)

1. Заказчик и поставщик несут полную ответственность за проведение контроля качества при взаимном доверии друг к другу – взаимная ответственность

2. Заказчик и поставщик являются независимыми субъектами, и каждый с уважением относится к независимости другой стороны – независимость субъектов

3. Заказчик несет ответственность за предоставление достоверной информации и за перечень четко установленных требований к поставщику, которыми он руководствуется при производстве необходимой продукции – ответственность заказчика за предоставление информации

4. Между заказчиком и поставщиком должен быть заключен контракт, определяющий качество продукции, ее количество, стоимость, сроки поставки и способ платежа – контракт между заказчиком и поставщиком

5. Поставщик несет ответственность за обеспечение качества, отвечающего требованиям заказчика, а также за предъявление по просьбе заказчика необходимой и точной информации - ответственность поставщика за обеспечение качества и предоставление информации

6. Заказчик и поставщик заблаговременно устанавливают методы оценки продукции, отвечающие требованиям обеих сторон – методы оценки продукции устанавливаются заранее

7. Заказчик и поставщик совместно разрабатывают механизм и методы, обеспечивающие разрешение спорных вопросов и разногласий – совместное решение разногласий

8. Заказчик и поставщик обмениваются информацией, обеспечивающей наиболее эффективное проведение контроля качества с учетом интересов каждой стороны – обмен информацией

9. Заказчик и поставщик в целях поддержания деловых партнерских взаимоотношений, отвечающих интересам обеих сторон, осуществляют функции контроля, включающего представление заказов, планирование производства, планирование заказов, ведение делопроизводства – осуществление функции контроля

10. Заказчик и поставщик при заключении деловых соглашений руководствуются только интересами потребителя – главенство интересов потребителей