1.2 Структура и стиль деловых писем

Деловые письма оформляются на бланках писем в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2]. Макет (общая структура письма) представлен в Приложении А.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и др. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Можно рекомендовать следующую последовательность действий при подготовке письма:

1) определение цели письменного сообщения;

2) формулировка темы;

3) формулировка основной мысли текста;

4) если необходимо, развитие основной мысли с помощью аргументов;

5) иллюстрация основной мысли фактами;

6) формулировка вывода, заключения или обобщения;

7) оформление письма в соответствии с правилами.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить типовые тексты различных писем.

Структура делового письма включает в себя:

1. Начало письма (обращение к должностному лицу).

2. В зависимости от темы письма формулируется основная часть письма. Она может касаться:

• отправки документа, груза;

• просьбы;

• сообщения, извещения;

• уверения, предложения помощи, услуг;

• выражения надежды;

• благодарности;

• выражения сожаления, соболезнования;

• подтверждения;

• гарантии;

• предложения (оферты);

• напоминания;

• предупреждения;

• извинения;

• выражения удовлетворения либо неудовлетворения;

• отказа;

• ответов на вопросы и предложения;

• приглашения.

3. Окончание письма.

Стандартные языковые формы, используемые в деловых письмах, с пояснениями приведены в Приложении В [3].

В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста – лаконичным. В пись­мах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер. Письмо является офи­циальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо и резко, но вежливо.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины.

В тексте служебных писем необходимо избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глу­боким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и прочее мож­но выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение», «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внимательно изучив Ваши замечания». Нейтральность тона мо­жет быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассматривая предложенный ассортимент...».

За счет использования при составлении служебных писем устоявшихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и типовых словосочетаний, например, «оплата гарантируется...», «в порядке обмена...», «в соответствии с предварительной договоренностью...», «в связи с проведением совмес­тных работ...» достигается убедительность этого вида документа. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.

Убедительность письма будет зависеть от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический ин­формационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счет приведения значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.