5.2 Перевірка і бухгалтерська обробка касових документів

Записи в касову книгу проводяться касиром в кожному ордеру, спочатку всі прибуткові, потім всі витратні. Потім виводиться залишок грошей в касі, відривний аркуш касової книги з доданими первинними документами передається до бухгалтерії як звіт касира.

Регістрами обліку, в яких відображаються касові операції, є журнал-ордер № 1 по кредиту рахунку 50 "Каса" і відомість № 1а по дебету рахунку 50. Журнал-ордер використовують для фіксування кредитових оборотів; відомість 1а - дебетових оборотів по рахунку 50. Записи проводять з розчленуванням операцій по кореспондуючих рахунках.

Підставою для бухгалтерських записів у журналі-ордері № 1 і відомості № 1а є перевірені звіти касира з прикладеними до них первинними документами. Записи в журналі-ордері виробляють підсумками за день на підставі видаткової частини звітів касира з доданими первинними документами.

Попередньо первинні документи групують по кореспондуючих рахунках, і однорідні операції відображають загальною сумою за день. При невеликій кількості операцій у господарстві допускаються записи за підсумками звіту касира за 2-3 дні.

У відомості № 1а записи роблять аналогічним шляхом на підставі звітів касира, лише з їх прибуткової частини з попередньою угрупованням документів по кореспондуючих рахунках.

Залишок коштів у касі показують у відомості тільки на початок і на кінець кожного місяця. Протягом місяця для контролю і оперативних цілей використовують дані про залишки коштів, наведені у звіті касира.

Журнал-ордер № 1 і відомість 1а є регістрами річного обігу. Вони брошуруються у вигляді зошитів з вкладними листами і відкриваються для обліку касових операцій на календарний рік. Загальний кредитовий оборот з журналу-ордера № 1 записується в головну книгу в кредит рахунку 50, а складові його суми за дебетуемого рахунках переносять у дебет відповідних рахунків.

При внутрішньогосподарському контролі важливе значення має взаємна звірка оборотів в регістрах обліку. Тому, перш ніж перенести підсумки журналу-ордера № 1 по кредитовим оборотам в головну книгу їх по кожному кореспондуючому рахунку звіряють з даними інших регістрів. Після звірки регістрів обороти по рахунку 50 "Каса" розносять в головну книгу.

Облік грошових коштів в касі на підставі первинних документів, касових звітів, журналу реєстрації прибуткових і витратних ордерів ведеться в журналі-ордері № 1 по кредитовою ознакою, а дебет рахунку 50 "Каса" відображається у відомості.

За згодою касира і за умови забезпечення повного збереження касових документів касова книга може вестись автоматизованим способом, при якому її аркуші формуються у вигляді машинограми "Вкладний аркуш касової книги". Одночасно з нею формується машинограми "Звіт касира". Обидві названі машинограми повинні мати однаковий зміст і включати всі реквізити, передбачені формою касової книги, за рік. Нумерація аркушів касової книги в цих машинограмах здійснюється автоматично в порядку зростання з початку року. У машинограмі "Вкладний лист касової книги" останнім за кожен місяць має автоматично друкуватися загальна кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а в останній за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік. Касир після отримання машинограм "Вкладний лист касової книги" і "Звіт касира" перевіряє правильність складання зазначених документів, підписує їх і передає звіт касира разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги.

З метою забезпечення схоронності і зручності використання машинограми "Вкладний аркуш касової книги" протягом року вона зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або в міру необхідності) зазначені машинограми брошуруються в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера організації (підприємця) і книга опечатується. Контроль за правильним веденням касових операцій покладається на головного бухгалтера організації.

З вище сказаного можна зробити висновки, що використання програми «1С бухгалтерія», значно спрощує обробку касових документів, знижується паперовий документообіг, час на заповнення і перевірку первинних документів, ймовірність помилки при формуванні облікових регістрів і зведених звітів.