4. Визначення ліміту каси

Ліміти залишку готівки в касах підприємств, організацій, установ, їх значення, порядок визначення

Відповідно до чинного порядку ведення касових операцій в Україні усім підприємствам, організаціям, установам, які мають рахунки в установа банків і здійснюють касові операції з готівкою, встановлюються ліміти залишку готівки в касах.

Лімітування залишку готівки в касі означає, що підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку на кінець кожного робочого дня лише вмежах встановленого ліміту залишку готівки в касі.

Ліміт залишку готівки в касі встановлюється підприємствам установою банку щорічно протягом першого кварталу. До встановлення ліміту каси на поточний рік продовжує діяти ліміт попереднього (минулого) року.

У разі обґрунтованого звернення протягом року клієнта щодо перегляду ліміту і подання ним відповідних розрахунків встановлений раніше ліміт має бути переглянутий. Сума ліміту каси може бути уточнена, змінена з ініціативи банку.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства (незалежно від того, перебуває чи не перебуває воно на самостійному балансі) встановлюється, як правило, комерційними банками за місцем відкриття основного поточного рахунка з урахуванням:

• режиму і специфіки роботи підприємства;

• віддаленістю підприємства від установи банку;

• розміру касових оборотів;

• встановлених банком строків і порядку здавання касової виручки (надходження) в касу банку;

• графіка заїзду інкасаторів.

Ліміти залишку готівки в касах визначаються так:

1. Для підприємств торгівлі і сфери обслуговування населення, які мають постійну грошову виручку із строками здавання її в банк щоденно наступного робочого дня (при наявності вечірньої каси та інкасації), - в розмірах, що необхідні для забезпечення нормальної роботи зранку наступного дня.

2. Для підприємств торгівлі і сфери побутового обслуговування населення, які мають постійну грошову виручку із строками здавання її в банк наступного дня (у разі відсутності вечірньої каси та інкасації), - в межах середньоденної виручки.

3. Для інших підприємств, що мають регулярні касові надходження із

строками здавання їх в банк не рідше одного разу на п'ять днів, -у розмірах, що залежать від встановлених строків здавання готівкових надходжень у банк і їх одноденної суми.

4. Для підприємств, касові надходження яких мають випадковий характер, - у межах фактичних середньоденних витрат готівки на господарські цілі, крім витрат на заробітну плату, допомоги за тимчасовою непрацездатністю, премії, стипендії.

Отже, ліміти залишків готівки в касах встановлюються підприємствам за двома варіантами:

• виходячи із середньоденних находжень у каси підприємств;

• виходячи із середньоденних витрат на поточні потреби підприємства.

Торговельним та іншим підприємствам усіх форм власності і видів діяльності, які розташовані в інших, ніж їх головна організація, населених пунктах (районах тощо) і не мають відкритих у банках субрахунків, ліміти залишку готівки в касі встановлюється установоювою банку, в якому знаходиться (відкритий) рахунок головної організації.

Якщо ж зазначені підприємства мають відкриті субрахунки, ліміти залишку готівки в касі встановлюються установами банків, до яких підприємства здають готівкову виручку. Розмір ліміту каси ці установи банків повідомляють головній організації.

Колективні сільськогосподарські підприємства самостійно визначають розміри готівки, що постійно знаходиться в їх касах. Суму ліміту каси вони кожного року у першому кварталі повідомляють обслуговуючі установи банків.

Для новостворених підприємств, які здійснюють операції з готівкою і тільки розпочинають свою діяльність, ліміт залишку готівки в касі встановлюється обслуговуючою установою банку у п'ятиденний строк після відкриття рахунка, виходячи із представлених ними розрахунків. Зазначені ліміти уточняються банком у десятиденний строк після закінчення першого місяця роботи підприємств у встановленому порядку на підставі відповідних заявок-розрахунків.

Ліміти залишку готівки в касі не встановлюються фермерським господарствам та індивідуальним підприємцям. Якщо ж фермерські господарства, крім виробництва, переробки та реалізації сільськогосподарської продукції, займаються іншими видами діяльності в сфері торгівлі, громадського харчування, побутового обслуговування, населення і відповідно мають магазини, кіоски, підприємства громадського харчування і побутового обслуговування ліміти залишку готівки в касі визначаються їм у встановленому порядку. Всю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати в банк у порядку і строки, встановлені установою банку для зарахування на їх рахунки. У разі, якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана до банку, незалежно від причин відсутності ліміту каси.

Дотримання підприємствами лімітів залишку готівки в касі, порядку і строків здавання готівки повинно контролюватися установами банків незалежно від того, чи встановлені ці ліміти безпосередньо установами банків, чи самостійно визначені клієнтами.

В окремих випадках, коли після завершення інкасації або закінчення роботи вечірньої каси банку до каси підприємства наприкінці робочого дня надійшли значні суми готівки від здійснення господарської діяльності, в результаті чого перевищений встановлений ліміт каси, такі підприємства не пізніше наступного робочого дня (банку і клієнта) повинні здати цю готівку в касу банку. Лише при такій умові зазначені кошти не вважаються понадлімітними у день їх оприбуткування в касі підприємства.

Для встановлення підприємствам лімітів залишку готівки в касах установи банків одержують від них спеціальну заявку-розрахунок за встановленою формою. У разі неподання клієнтом у визначені строки вказаної заявки-розрахунку йому встановлюється банком ліміт залишку готівки в касі в розмірі одного неоподаткованого мінімуму доходів громадян - 17грн.

У договорах на розрахунково-касове обслуговування підприємств установиств установи банків можуть передбачати застосування штрафних санкцій до клієнтів за неподання заявок-розрахунків на встановлення лімітів залишку готівки в касах.

Відповідальність за не встановлення лімітів залишку готівки в касах підприємств покладається на установи банків у тих випадках, коли вони безпосередньо встановлюють ці ліміти.

Встановлені ліміти залишку готівки в касі, строки здавання виручки у триденний строк від дати затвердження ліміту повідомляються установами банку кожному підприємству, якому відкритий рахунок, з видачею їх безпосередньо клієнтові під його розписку. Якщо відсутній клієнт за вказаним місцезнаходженням, не повідомив банкові своєї нової адреси, або якщо неможливо встановити фактичну адресу такого клієнта, то установа банку повідомляє про неможливість повідомити йому ліміт каси відповідний орган державної податкової адміністрації.

В окремих випадках для повідомлення клієнта про встановлені ліміти кас, порядок і строки здавання виручки за рішенням керівника банки можуть використовувати другі примірники заявок-розрахунків, які подаються в банк підприємством.

 

Ревізія касових операцій. Дотримання касової дисципліни

Відділенням, філіям комерційних банків, які мають операційні каси, установою банку за згодою відповідного регіонального управління встановлюються граничні залишки готівки в цих касах.

При цьому враховується:

• обсяг готівкового обороту;

• умови роботи даного банку.

Граничний залишок операційних кас може бути встановлено в розмірі близькому до внутрішньомісячної потреби в касових ресурсах.

Касове обслуговування установ банків здійснюється операційним відділом Республіканського банку Криму, регіональних управлінь НБУ на підставі укладених між ними угод.

Підкріплення операційних кас установ банків проводиться із оборотних кас Республіканського банку Криму, регіональних управлінь НБУ за грошовим чеком або через інкасаторів НБУ. Суми підкріплення відносяться на кореспондентський рахунок. У цьому випадку установи банку надсилають в операційний відділ НБУ платіжні доручення для отримання готівки з коррахунка. Відповідальність сторін щодо виявлених недостач грошей при перевезенні обумовлюється між ними угодою.

Установи банків, які мають надлишок готівки, здають його до оборотної каси операційних відділів за касовими об'явами, або через інкасаторів із зарахуванням цих сум на коррахунок відповідної установи банку.

Установи банків, які мають надлишок готівки можуть також передавати його іншим банкам, які мають потребу в підкріпленні, за погодженням із регіональним управлінням НБУ. В межах одного регіону передача готівки між установами одного банку може здійснюватися без погодження з відповідною установою НБУ. При цьому порядок кореспондентських відносин між установами банків визначається відповідними угодами.

Передача готівки проводиться шляхом списання відповідної суми з кореспондентського рахунка установи банку-одержувача й зарахування її на кореспондентський рахунок банку, що передає кошти. До проведення операцій на коррахунках передача готівки з однієї установи банку до Іншої не допускається. Видача готівки одержувачу здійснюється за виданим касовим ордером, довіреністю або за чеком.

Керівники, головні бухгалтери, завідувачі касами зобов'язані забезпечити суворе дотримання правил здійснення емісійно-касових операцій. Про кожен випадок порушення емісійно-касової дисципліни, а також про вжиті заходи керівники банків відповідають за підпорядкуванням, а про випадки незаконного випуску грошей в обіг - перед правлінням НБУ. До установ банків і службових осіб, винних у порушенні правил організації емісійно-касової роботи, можуть бути застосовані передбачені відповідними законодавчими актами заходи фінансового та дисциплінарного впливу, а в окремих випадках - парна відповідальність.

Касові операції банку становлять досить великий обсяг роботи і характеризують одну з головних функцій банку. Більше того, контроль стану ринку операцій з готівкою, що його покладено на банківську систему, є однією із важливих передумов поліпшення економічної ситуації в Україні.

Банки, здійснюючи своєчасне касове обслуговування контрагентів (клієнтів), забезпечують тим самим збереження їхніх коштів, а також сприяють додержанню емісійно-касової дисципліни.

Основні аспекти банківської діяльності за цими напрямами викладено в інструкції «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 за № 69.

Усі державні, кооперативні, акціонерні, орендні, колективні, громадські та інші підприємства, організації, установи незалежно від форми власності та видів діяльності, а також особи, що є суб'єктами підприємницької діяльності і мають поточний рахунок у банку, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. За потреби вони можуть одержати готівку з установ банку для розрахунків з оплати праці, грошових виплат та заохочень, купівлі цінних паперів, виплати дивідендів, гонорарів, стипендій, пенсій, витрат на службові відрядження, господарські потреби тощо.

Постановою Правління Національного банку України від 18.01.99 за № 14 передбачено, що за касове обслуговування банк бере з клієнта плату в розмірі, передбаченому договором на касове обслуговування, але не більше 1,0 % від виданої суми готівки.

Плату за касове обслуговування бюджетних організацій, військових частин рекомендується встановлювати в менших розмірах з урахуванням того, що доходи, одержані від комплексного обслуговування державного бюджету, покривають у цілому відповідні витрати банку.

Видача готівки підприємствам зв'язку на виплату пенсій здійснюється безкоштовно на підставі того, що Національний банк підкріплює каси банків на ці операції безкоштовно.

Підприємства можуть мати у касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі, що встановлюється щорічно протягом першого кварталу, а за необхідності ліміти можуть переглядатися протягом року.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного контрагента встановлюється тим банком, у якому відкрито його поточний рахунок. Установи банків здійснюють повний контроль за дотриманням чинного порядку ведення касових операцій у народному господарстві України. Перевірки здійснюються за даними бухгалтерського обліку та за первинними грошовими документами. Під час перевірки з'ясовують наявність такого ліміту та забезпечення його щоденного додержання, а також дотримання порядку здавання грошової виручки, своєчасність повернення в банк не виплачених у строк сум заробітної плати, допомог, стипендій тощо. Особливу увагу приділяють контролю правильності витрачання готівки, що одержана в банку, ураховуючи, що її використання на інші цілі, ніж зазначено в чеку, забороняється.

Перевіряючи правильність ведення касової книги і своєчасність обліку надходжень і видач готівки, установлюють відповідність записів касової книги щодо сум, одержаних і зданих до банку.

Основними завданнями банків щодо готівкового обігу є:

• безумовне виконання актів Верховної Ради України, Законів України, Указів Президента України, нормативних актів Національного банку України з питань регулювання обсягу і структури готівкової маси в обігу;

• аналіз сукупних оцінок стану збалансованості грошових доходів і витрат населення;

• прогнозування готівкового обігу за загальним обсягом і структурою з урахуванням основних напрямів грошової політики і показників економічного та соціального розвитку;

• раціональна організація готівкового обігу та якнайбільше залучення готівки до кас банків;

• обмеження готівкової емісії економічно обґрунтованими вимогами зростання обігу готівки;

• своєчасна видача готівки суб'єктам господарювання на оплату праці, пенсій, допомог та для інших цілей;

• додержання встановленого порядку ведення касової і емісійної роботи;

• здійснення контролю за економним та цільовим витрачанням готівки.

Досить значна маса готівки проходить через поточні рахунки контрагентів, що їх відкрито в установах банків і які використовуються для обліку руху коштів. Для проведення касових операцій у банку створюється структурний підрозділ — касовий апарат. Керівництво банку самостійно вирішує питання про структуру касового апарату. Але за будь-яких організаційних форм його побудови касовий апарат проводить приймання та видачу готівки, а також здійснює весь обсяг супутніх операцій: перерахунок інкасованої виручки, розмін грошових купюр і обмін їх на монету, оформлення і видачу грошових чекових книжок.

Операційна каса — не структурний підрозділ банків, який проводить операції з касового обслуговування клієнтів. Залишок грошей в операційній касі обмежено певним лімітом, що визначається за узгодженням з відповідною установою Національного банку залежно від обсягу готівкового обороту конкретного банку та умов його роботи.

Операційна каса може включати окремі види кас, а саме: прибуткову, видаткову, вечірню, перерахункову грошової виручки. Як правило, основний обсяг готівки в системі банків проходить через прибуткове-видаткові каси.

Робота касового апарату проводиться в окремих, спеціально обладнаних приміщеннях.

Для зберігання готівки операційної каси в банках призначено грошові сховища. У грошових сховищах також зберігаються кошти резервних фондів Національного банку України, іноземна валюта, золото (дорогоцінні метали), інші цінності.

Кожна окрема шафа, металевий стелаж, полиця, на яких розміщено гроші (цінності) у грошовому сховищі, замикаються завідувачем каси. Ключі зберігаються в окремій шафі.

Облік прийнятих у сховище грошових білетів, монет та інших цінностей ведеться в книзі обліку готівки операційної каси та в книзі обліку грошей у резервних фондах.

Відповідальним за зберігання грошей (цінностей), що перебувають у грошових сховищах, є керівник банку, його головний бухгалтер та завідувач каси.

Кожен із цих працівників має окремий ключ від грошового сховища та особисту печатку. Лише цими трьома ключами відмикаються й замикаються грошові сховища, і тільки наявність усіх трьох печаток свідчить про опечатування сховища. Коло службових обов'язків цих працівників щодо забезпечення збереження грошей (цінностей) досить чітко визначено інструкцією № 1 НБУ. Так, їхня присутність є обов'язковою, коли з дозволу керівника до сховища заходить будь-хто з працівників банку.

Перш ніж замкнути сховище вони мають перевірити відповідність фактичної наявності резервних фондів операційної каси даним бухгалтерського обліку і залишкам, зазначеним у книзі обліку готівки операційної каси та книзі обліку грошей у фондах. Вони також перевіряють, чи всі цінності, що підлягають зберіганню у сховищі, занесено до сховища. Підписи відповідальних осіб підтверджують правильність залишків, виведених у книгах.

Опечатування грошового сховища після закінчення робочого дня проводиться в присутності представника відділу охорони банку. Про прийняття опечатаного грошового сховища він розписується в контрольному журналі осіб, які допускаються до відмикання, замикання та опечатування грошових сховищ, попередньо звіривши відбитки печаток зі зразками. Контрольний журнал осіб, які допускаються до відмикання та опечатування грошових сховищ, зберігається в завідувача каси.

Перед відмиканням грошових сховищ відповідальні працівники в присутності представника охорони перевіряють, чи нема пошкоджень дверей, замків тощо, після чого розписуються в контрольному журналі про прийняття сховищ від охорони.

Протягом робочого дня сховища, сейфи і шафи мають бути замкнені, а за наявності там цінностей, крім того, опечатані печатками осіб, відповідальних за збереження цінностей.

До всіх грошових сховищ, сейфів, металевих шаф, в яких зберігаються гроші й цінності, банк має дублікати ключів. Вони вкладаються в пакет, який обшивається тканиною й опечатується печатками трьох службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей. Разом із супровідним листом, підписаним тими самими особами, пакет передається на зберігання до відділу безпеки банку або до найближчої установи банку.

Перевірка дублікатів ключів проводиться в разі поломки або пропажі ключа, котрим користуються постійно, а також під час ревізій, перевірок і за зміни службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей.

У всіх банках касири забезпечуються металевими печатками, які необхідні для опломбовування пачок з грошовими білетами, мішків з монетою (кліше). На них, а також на печатках відповідальних за зберігання грошей у касі і інших працівників банку проставляється відбиток найменування банку (номера за електронною поштою), порядкового номера печатки (кліше).

Усі печатки, ключі, кліше, іменні штампи реєструються в спеціальному журналі, який веде сам керівник або особа, що призначається з його письмового розпорядження (крім касира і завідувача каси).

Працівники обліково-операційного апарату здійснюють перевірку всіх розрахунково-грошових документів і забезпечують відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Цей апарат очолює головний бухгалтер банку. Саме на головного бухгалтера, який підпорядковується безпосередньо керівникові банку, покладено контроль за використанням коштів, незалежно від джерела їх формування. Обліково-операційний апарат банку працює за принципом відповідальних виконавців.

За операційними працівниками закріплюється ведення відповідних рахунків, у тому числі і поточних рахунків контрагентів. Конкретні обов'язки працівників обліково-операційного апарату визначаються головним бухгалтером банку.