3.2 Основні правила документального оформлення касових операцій

Прийом готівкових грошей, отриманих за чеками в установі банку, що надійшли за реалізацію продукції, товарів, робіт, послуг, палива, матеріалів та ін, оформляється прибутковим касовим ордером, що заповнюється на бланку форми № КО-1 в одному примірнику, квитанція від якого передається здавачеві грошей за підписом головного бухгалтера, касира з проставленням печатки (штампу).

У прибутковому касовому ордері вказується: від кого надійшли гроші, на які цілі або за що їх вносять, сума і дата господарської операції, обліковий номер платника податків, ПДВ.

У ЧТУП «Фантазія 2007» відбувається щоденна приймання виручки з реалізації від продавців за прибутковими касовими ордерами, керівником виконуючим також функції бухгалтера, заповнюються касові ордери з використанням «1С Бухгалтерії 7.7», підписуються керівником, ставиться печатка, відривний корінець віддається продавцю, взаємний виходять гроші отримані за попередній день з допомогою КСА, корінець зберігається у продавця.

Прибуткові касові ордери при використанні їх для прийому грошових коштів за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги) перед застосуванням повинні бути в обов'язковому порядку зареєстровані в податкових органах, після чого вони враховуються як бланки суворої звітності. Використання копії (ксерокопії) з зареєстрованого в податковій інспекції ордера для прийому грошових коштів забороняється і розглядається як приховування доходу.

Крім того, для прийому грошових коштів при реалізації юридичними та фізичними особами продукції (товарів, робіт, послуг) за готівку використовуються талони форми № 20-ФС; квитанції форми КВ-1 - до 01.01.2011.

Згідно з Постановою Міністерства Фінансів України від 29.03.2010 № 38 ордери КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в заповнюються як вручну, так і за допомогою технічних засобів.

Витрата грошей з каси найчастіше пов'язаний з виплатою заробітної плати і премій робітникам і службовцям, виробництвом витрат на відрядження, поштово-телеграфних та інших господарських витрат, виплатою пенсій, допомоги по соціальному страхуванню і т. д. Основним документом, яким оформляється видача грошей з каси, є видатковий касовий ордер.

При видачі грошей касир вимагає в одержувача пред'явлення документа, що засвідчує його особу, записує найменування і номер документа, ким і коли він виданий, і бере розписку про отримання грошей.

Гроші касир має право видавати тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або його замінює. При видачі грошей через інших осіб за дорученням, оформленої в установленому порядку, в ордері після прізвища, імені та по батькові того, хто повинен отримувати, вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. У відомостях перед розпискою в одержанні грошей касир робить напис: «За дорученням». Сама довіреність додається до видаткового документу.

Оплата праці, виплата допомоги по соціальному страхуванню і інші масові виплати проводяться за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. На титульному (заголовному) аркуші такої відомості керівником і головним бухгалтером або особами, ними уповноваженими, робиться дозвільний напис про право видачі грошей і суми прописом.

Після закінчення встановлених строків видачі заробітної плати та інших виплат касир в платіжній відомості проти прізвища особи, що не отримав гроші, ставить штамп або робить запис «депоновано» і складає реєстр депонованих сум, а наприкінці платіжної відомості вказує фактично виплачену і невиплачену суми і скріплює ці дані своїм підписом. Якщо гроші видавалися не самим касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші за відомістю видавав (підпис)» (видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється). Після цього записують у касову книгу фактично виплачену суму і ставлять на відомості штамп: «Видатковий касовий ордер № ...».

На досліджуваному підприємстві видача заробітної плати здійснюється у встановлені для цього строки, і як правило здійснюється в один встановлений день (15 числа кожного місяця).

При здачі грошей на розрахунковий рахунок складається оголошення на внесок готівкою. Для підтвердження прийому банк видасть квитанцію, яка прикладається до видаткового касового ордера.

Всі прибуткові та видаткові касові документи повинні бути заповнені відповідальними за це особами чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або на машинці (друкарській, обчислювальної). Жодних підчисток, помарок або виправлень, навіть і обумовлених, у цих документах не допускається. Видавати прибуткові та видаткові документи на руки особам, вносять або одержують гроші, не дозволяється. Прийом і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Всі прибуткові та видаткові касові ордери та прирівняні до них документи реєструються в журналі реєстрації касових ордерів за формою № 1, № 1а. Журнал форми 1 відкривається окремо на прибуткові та видаткові касові документи. Щоб двічі не було видачі (прийому) грошових коштів з одного й того ж документу, видаткові касові ордери погашаються штампом «Оплачено» із зазначенням числа, місяця, року.

Реєстрацію прибуткових і витратних касових документів можна вести і з застосуванням засобів обчислювальної техніки. При цьому складається машинограмме: «Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів у білоруських рублях».

Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату заробітної плати та інших прирівняних до неї платежів, реєструються після їх виконання.

У ЧТУП «Фантазія 2007» для обліку бланків використовується журнал форми Ф-1а, в якому реєструються КО-1 і КО-2, але оскільки ведеться автоматизований облік то бухгалтер маєте можливість сформувати при необхідності проаналізувати виписку КО-1 і КО-2 в окремих журналах ф-1.

Відповідальність за порушення касової дисципліни:

Згідно ст.12.19 КоАП:

• Порушення порядку розрахунків між юридичними особами, індивідуальними підприємцями в Білорусі, що виразилося в здійсненні платежів готівкою з порушенням вимог законодавства, тягне за собою накладення штрафу на юридичну особу у розмірі до 100% від суми таких платежів.

Згідно ст.12.20 КоАП:

• Порушення порядку використання касових апаратів підсумовуючих, спеціальних комп'ютерних систем, Білетопечатающая машин, таксометрів та (або) платіжних терміналів для прийому готівкових грошових коштів та (або) банківських пластикових карток як засіб здійснення розрахунків на території Республіки Білорусь при продажу товарів, виконання робіт і надання послуг, а також відсутність зазначеного обладнання для прийому готівкових грошових коштів при продажу товарів, виконання робіт та надання послуг - тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі до ста базових величин.