- •Українська мова (за професійним спрямуванням)
- •Тема 11 Особливості укладання документів
- •11.1 Зміст основних понять теми
- •11.2 Основні види документів
- •11.3 Зміст поняття “система документації”
- •11.4 Аналіз основних документаційних систем.
- •11.4.1 Система управлінських документів
- •11.4.1.1 Організаційні документи
- •11.4.1.2 Розпорядчі документи
- •11.4.1.3 Довідково-інформаційні документи
- •11.4.1.4 Документація з кадрово-контрактових питань
- •11.4.1.5 Особисті офіційні документи
- •11.4.1.6. Спеціалізована документація
- •11.4.2 Обліково-фінансові документи
- •Запитання і завдання до теми
- •Практичні завдання
- •Додаток а
- •Додаток б Словник
11.4.2 Обліково-фінансові документи
Обліково-фінансові документи – документи, які підтверджують здійснення фінансово-розрахункових операцій.
АКТ – документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події.
Акт оформлюється комісією, створеною керівником підприємства.
Реквізити: автор документа; (назва відомства, організації); дата, номер і місце складання; гриф затвердження; заголовок; підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст; відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження; перелік додатків до акта; підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).
Зразок:
Назва підприємства ЗАТВЕРДЖУЮ (посада, прізвище, ім’я та по батькові) Підпис Розшифрування підпису Дата АКТ № ____ Про результати інвентаризації цінностей на складі № ____ підприємства “__” _______ 199_ р. Підстава: Наказ директора від “__” _________ 199_ р. № ____ Про _______________________________________________________ Створено комісію в складі: Голова Члени У період з _________ до ________комісія провела перевірку роботи на складі підприємства і вважає, що _____________________________________ (зазначити результати роботи, висновок) Складено у трьох примірниках: 1-й – до бухгалтерії 2-й – до відділу постачання 3-й – зав. складом Голова комісії (підпис) Розшифрування підпису Члени комісії (підписи) Розшифрування підписів до справи №____ |
ЗАЯВА-ЗОБОВ’ЯЗАННЯ – документ, що є різновидом термінового зобов’язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.
Реквізити: назва установи банку, до якої звертаються із метою кредитування певних операцій; назва підприємства, що дає зобов’язання перед банком (у правому куті); назва виду документа; текст; підписи керівника і головного бухгалтера, скріплені гербовою печаткою; дата складання заяви.
Зразок:
Назва установи банку ___________________ Назва підприємства ___________________ ЗАЯВА-ЗОБОВ’ЯЗАН НЯ Просимо надати кредит із позикового рахунку під розрахункові документи в дорозі на відвантажені товари й послуги, надані нами іноміським покупцям, а також на оплату чеків за послуги транспорту й підприємства зв’язку. Для забезпечення сплати заборгованості за позиками просимо приймати платіжні вимоги, що надаються на інкасо, реєстри рахунків для дрібних відвантажень, реєстри платіжних вимог по внутрішньоміських рахунках і розрахунках, що проходять через Бюро взаємних розрахунків, а також довідки із розрахунків у порядку планових платежів. Надаємо право банкові без особливого в кожному окремому випадку нашого розпорядження переказувати на наш розрахунковий рахунок суми кредиту при перевищенні заборгованості за позиковим рахунком, а також списувати кошти з нашого розрахункового рахунку в разі перевищення боргу за позиковим рахунком під розрахункові документи в дорозі над сумою наданого забезпечення. Інструкція про безготівкові розрахунки й кредитування по операціях, пов’язаних, із рахунками, відома, і ми зобов’язуємося її виконувати.
Директор (підпис) Розшифрування підпису М.П. Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису |
ЗАЯВКА – документ, що використовується для організації купівлі-продажу.
Реквізити: назва відділення банку, до якого подається заявка; назва виду документа; дата складання; назва підприємства (організації), що подає заявку; поштова адреса підприємства; телеграфна адреса підприємства; телефон, факс підприємства; прізвище, ім’я та по батькові співробітника, уповноваженого на вирішення питання за угодою; номер телефону, розрахунковий рахунок, номер валютного рахунка підприємства-заявника; мета використання замовлених коштів; доручення банку на укладання угоди щодо купівлі-продажу із зазначенням умов проведення операції; термін дії документа; зобов’язання підприємства на проведення фінансових розрахунків за угодою; підписи керівника і головного бухгалтера підприємства, гербова печатка.
Зразок:
Старокиївське відділення Укрпромінвестбанку м. Київ ЗАЯВКА про купівлю іноземної валюти від “__” _____________ 199_ р. Назва підприємства _________________________________ Поштова адреса _____________________________________________ Телеграфна адреса _____________________ Телефон ______________ Факс __________________ Телекс ______________________________ Прізвище, ім’я та по батькові співробітника, уповноваженого на вирішення питань за угодою _____________________________________________ № телефону ________________ розрахунковий рахунок у гривнях № _____________________________ у ____________________ банку номер МФО _______________________ номер валютного рахунку __________________ у ___________________ Мета використання купленої валюти ______________________________ (копія контракту додасться) Доручаємо Київському міськуправлінню Укрпромінвестбанку укласти від нашого імені й за наш рахунок угоду на купівлю коштів у іноземній валюті на таких умовах: Сума купівлі у доларах США Термін дії заявки до “__” ___________199_ р. У разі укладання угоди зобов’язуємось переказати (доручаємо списати з нашого рахунку № ______ гривневий еквівалент купленої іноземної валюти за курсом, зазначеним у поданій заявці, і комісійну винагороду за проведення угоди у розмірі _______%
М.П. Керівник (підпис) Розшифрування підпису Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису |
КВИТАНЦІЯ – документ, що видається установам на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів.
Зразок:
Укрхарчопромбанк АК Україна 252001, м. Київ, вул. Грінченка, 1 розр. Рахунок 700161 в Управлінні НБУ по м. Києву та Київській області МФО 322164 код ЗКПО |
Форма 337А Ліцензія НБУ № 66 від 02.06.95 |
||||||||||||||||||||
КВИТАНЦІЯ № _____ про здійснення операції обміну валюти “__” __________ 199_ р.
Підпис клієнта ________________ Штамп пункту обміну Підпис касира _________________
|
|||||||||||||||||||||
НАКЛАДНА – обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей.
Реквізити: Назва підприємства (організації), що видає накладну; гриф затвердження керівником підприємства (вгорі справа) – підпис, печатка; назва виду документа, номер; мета приймання відправлення, видачі; дата; кому і від кого передані матеріальні цінності; трафаретизований текст (таблиця із даними); підпис матеріально відповідальної особи, що проводила передачу матеріальних цінностей; підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності.
Ці документи, як правило, оформляються на бланках, тому немає необхідності давати зразки