11.4.1.3 Довідково-інформаційні документи

Це документи, які відправляються із установи або надходять до неї. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів, і носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не завжди обов’язкові для виконання.

АКТ – документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

За необхідності акт затверджується вищого організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.

АКТИ ЗАКОНОДАВЧІ містять рішення щодо законів, указів, постанов.

АКТИ АДМІНІСТРАТИВНІ містять підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

Реквізити:

1. Автор документа (назва відомства, організації).

2. Дата, номер, місце укладання.

3. Гриф затвердження.

4. Заголовок.

5. Підстава (наказ керівника організації).

6. Склад комісії.

7. Присутні.

8. Текст.

9. Відомості про кількість примірників, їх місцезнаходження.

10. Перелік додатків.

11. Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

1. Вступ (підстави дня складання акта, перепік членів комісії, їх завдання).

2. Констатаційна частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Акти складають у 3-х примірниках:

1-й направляють до вищої організації.

2-й – керівникові організації.

3-й – до справи.

Зразок 1:

Житлово-будівельний кооператив ЗАТВЕРДЖУЮ “Протон-2” Голова кооперативу ___________________ (прізвище, ініціали) АКТ № __ 12.10.02 р. м. Харків Перевірка фінансової дисципліни в кооперативі Підстава: рішення загальних зборів пайовиків ЖБК “Протон-2”, протокол № 4 від 05.09.02 р. Складений комісією: пайовики ЖБК Андрійченко С.В. Семко Ю.С. Присутні: голова правління ЖБК “Протон-2” Шевчук С.Г., бухгалтер ЖБК Крищенко О.О. 12.10.02 р. комісія проаналізувала стан фінансової дисципліни в ЖБК “Протон-2” за період з _____________ по ____________. Перевірці підлягала така документація ___________________________. Базуючись на аналізі зазначених документів, комісія визначила, що __________________________________________________________________. Комісія пропонує _____________________________________________. Складено у 3-х примірниках. 1-й примірник – Кооператив ЖБК “Протон-2”. 2-й примірник – Товариство пайовиків ЖБК “Протон-2”. 3-й примірник – Управління об’єднання ЖБК м. Харків. Голова комісії (підпис) Розшифрування підпису Члени комісії (підписи) Розшифрування підписів

Зразок 2:

Укрзалізниця ____________________ (дільниця, станція) АКТ перевірки сприйняття сигналів АРШ і видимості сигналів “__” _______ 200_ р. проведена перевірка сигналів АРШ і видимість сигналів по ____________________________________________________ коліях перегону ____________________________________________________ (за станом атмосфери: ясно, туман, снігопад та ін.) встановлено, що сприйняття сигналів АРШ чітке, за виключенням __________________________________________________ Начальник _____ дистанції (підпис) Розшифрування підпису Ст. електромеханік дільниці (підпис) Розшифрування підпису Заст. Начальника депо (підпис) Розшифрування підпису Машиніст-інструктор (підпис) Розшифрування підпису

ВІДГУК – документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці і т.ін.), а також висновки про різні наукові (навчальні) роботи, звіти тощо.

Реквізити: назва виду документа (відгук); заголовок; текст; підпис; дата; печатка; штамп, що засвідчують підпис рецензента.

Зразок:

ВІДГУК на автореферат прізвище, ініціали автора, тема, спеціальність ________________________ на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук. – Харків, 1996.-26 с. Структура тексту Вступ (виклад загального уявлення про матеріал). Стислий виклад основних положень роботи. Висновки з пропозиціями, оцінками та критичними зауваженнями. Доцент кафедри (назва кафедри, інституту, вчений ступінь) (підпис) Розшифрування підпису

ДОВІДКА – документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

СЛУЖБОВІ ДОВІДКИ містять інформацію про факти та події службового характеру. Виконуються на бланках установи або аркуші паперу з реквізитами. У них можуть наводитися таблиці, друкуватися додатки.

У довідках особистого характеру не рекомендується вживати звороти типу “дійсно вчиться”, “дійсно проживає”, “цим повідомляємо” і т.ін.

Реквізити: назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Зразок:

Міністерство освіти України Харківський державний університет ДОВІДКА 20.05.97 № 43 м. Харків Пан(і) Кравченко Лариса Миколаївна навчається на 3 курсі денного відділення філологічного факультету. Видано для подання до _______________________________________ Декан факультету (підпис) Розшифрування підпису

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

1. Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

2. Поточні (інформація про хід робіт).

3. На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

1. Вступ (підстава, причина появи документа).

2. Описова частина (аналіз стану справ, аргументи, конкретні приклади, факти).

3. Підсумкова частина (висновки, пропозиції).

ЗАПИСКА.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – документ, адресований керівникові установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти з висновками та пропозиціями автора.

Групи:

1. Звітні.

2. Інформаційні.

3. Ініціативні.

Реквізити: адресат, прізвище та ініціали посадової особи і назва посади, назва виду документа (доповідна записка); заголовок; текст; додаток (якщо є); підпис, дата.

Зразок:

Назва структурного підрозділу Адресат ДОПОВІДНА ЗАПИСКА 10.08.96 м. Харків Про призначення ____________________________________ Структура тексту Загальна частина. Описова частина. Висновки. (підпис) Розшифрування підпису

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини факту, події, вчинку. Можуть бути службові (на бланках) і особисті.

Зразок:

Назва установи, структурного підрозділу Адресат ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА 10.08.96 м. Харків Про порушення ____________________________________ Структура тексту Вступ. Доказова частина. Висновки. (підпис) Розшифрування підпису

ЗВІТ – документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Бувають статистичні (цифрові), які оформляються на бланках., і текстові звіти, які пишуться на звичайному аркуші паперу за встановленою формою.

Реквізити: назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва установи, організації; текст; підпис; дата складання звіту; індекс документа; гриф затвердження; підпис, дата.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор заводу ______________________ (підпис, прізвище, ініціали) ЗВІТ про роботу профспілкового комітету за 1996р. (Текст) Голова профкому (підпис) Розшифрування підпису Секретар (підпис) Розшифрування підпису Протокол засідання профкому № _____ від __________________199_р.

ОГОЛОШЕННЯ – інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити: заголовок; дата; час та місце проведення заходу; його назва; порядок денний; підпис автора. Можуть бути організаційні (прості) і рекламні (складні).

Зразок:

ОГОЛОШЕННЯ 12 травня 1997 року об 11-й годині в приміщенні Будинку вчителя відбудеться зустріч із народним цілителем Наталею Зубицькою Запрошуємо всіх бажаючих. Адміністрація.

ПЛАН РОБОТИ – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників і конкретних виконавців.

Групи:

1. Перспективні (на кілька років).

2. Річні.

3. Піврічні.

4. Квартальні.

5. Місячні.

6. Тижневі.

7. Денні.

Форми: графіки, таблиці, тексти.

Реквізити: гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, її підпису та його розшифрування); назва виду документа (план роботи); зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвище працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор (назва установи) ______________________ (підпис, прізвище, ініціали) “__” ______________ ПЛАН РОБОТИ відділу __________________ на _________________ назва період № п/п Дата проведення Зміст роботи Учасники Відповідальні Завідувач відділу (підпис) Розшифрування підпису Директор (підпис) Розшифрування підпису

ПРОТОКОЛ – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Можуть бути стислі (фіксуються лише ухвали), повні (фіксуються виступи доповідачів), стенографічні (фіксуються усі виступи дослівно).

Реквізити:

1. Назва виду документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції тощо.

4. Назва підприємства, установи.

5. Дата, місце проведення.

6. Кількісний склад учасників (або вказати кількість присутніх і додати реєстраційний лист).

7. Посада, прізвище та ініціали керівників зборів (голова, секретар, члени президії).

8 Порядок денний (у називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу.

11. Підписи керівників зборів (голови й секретаря).

Зразок:

ПРОТОКОЛ №10 21.12.96 м.Харків зборів орендного швейного підприємства “Стиль” Голова: Іващенко Л.Г. Секретар: Солдатенко Л.Я. Присутні: Відсутні: ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Звіт про виробничо-фінансову діяльність підприємства за 1996р. (інформація головного бухгалтера ___________________________________) 2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст .директора ________________________________________) І. СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ: УХВАЛИЛИ: 1). 2). ІІ. СЛУХАЛИ: УХВАЛИЛИ: Додаток: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику. Голова (підпис) Розшифрування підпису Секретар (підпис) Розшифрування підпису

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ – один з наймасовіших видів документів, що передається окремим особам (підприємствам).

Реквізити: номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата, порядок денний; текст з цього питання.

Зразок:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛ № засідання профспілкового комітету фабрики _____________ від __________________ 199_ р. 3. Слухали: заяву Михайленка О.В. про виділення путівки до санаторію. УХВАЛИЛИ: виділити Михайленку О.В. путівку до санаторію. Оригінал підписали: Голова засідання (підпис) Розшифрування підпису Секретар (підпис) Розшифрування підпису

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать, засобом спілкування з установами та приватними особами.

Групи:

1. Лист-запит (ініціативний).

2. Лист-відповідь.

Реквізити: назва й адреса організації-відправника листа; номер і дата листа; назва й адреса одержувача; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді, текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керівника; віза виконання (підпис на копію).

Супровідний лист – документ, який інформує адресата про зміст направлених до нього документів.

Зразок:

Направляємо Вам на рецензування рукопис “Програма курсу “Основи спілкування”. Програма пропонується як типова для усіх спеціальних навчальних закладів. Відгук просимо надіслати до 12 листопада 1996 р. Додаток: на 24 сторінках в одному примірнику.

Інформаційний лист – повідомлення по певний факт чи захід.

Зразок:

Видавництво “Транспорт” пропонує вашій увазі книги, що будуть видані в 1997 р. _______________________________________ _______________________________________ Книги можна придбати у видавництві “Транспорт” (вул. Лисенка, 6) або замовити за адресою _____________________________. Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу в світ. Телефон для довідок ___________________ Чекаємо на ваші замовлення.

Рекламний лист направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг. Мета його – спонукати адресата скористатися певними послугами. Адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення складається як відповідь на запит, починається словами: “Повідомляємо”, “Ставимо Вас до відома” і т.ін.

Зразок:

Заступнику керівника підприємства _________ Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи ____________________________ за угодою від _____________ 199_ р. № ______ на __________ квартал _____________ 199_ р. Заступник керівника підприємства (підпис) Розшифрування підпису

Гарантійний лист – документ, що підтверджує забезпечення виконання викладених у ньому зобов’язань.

Зразок:

Фірмовий бланк Директорові або штамп (керівникові, начальникові) підприємства _______________ (прізвище, ім’я та по батькові) Просимо Вас надати послуги у вигляді __________________________ (предмет звернення) Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № ______ відділення банку. Директор (підпис) Розшифрування підпису Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Ініціативний лист – це лист, то вимагає відповіді. В ньому висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв’язанні певних питань.

Зразок:

Адресат При розгортанні робіт з реставрації історично цінних будівель інституту виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовженням навчального процесу в деяких приміщеннях. Просимо Вас надати допомогу (посприяти) у виділенні орендних приміщень площею ___кв.м. для перенесення всіх навчальних занять на час реставрації будівель. Посада (підпис) Розшифрування підпису

Лист-відповідь – за змістом залежний від ініціативного листа, в ньому висловлюється рішення з приводу поставленого запитання.

Зразок:

310140, м. Харків вул. Гагаріна 2 кв. 1 Довженко П.Г. Повідомляємо Вам, що документи Сизоненко О.М. 1936 р.н. на збереження до архіву не надійшли. Директор Держархіву Н.К. Кирилова

СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА – документ, у якому дається певна термінова інформація по телеграфу. Головна ознака – гранична стислість. Текст містить лише словесну інформацію, знаки №, мінус (-), плюс (+), 0, % пишуться словами. Розділові знаки у вигляді скорочень, “крпк”, “км” вживають тоді, коли вони впливають на зміст. Пишуться суцільним текстом без переносів. Розпочинається дієсловом у множині чи однині. Пишуться у 2‑х примірниках: 1-й до відділення зв’язку, 2-й до справи (копія).

Реквізити: назва документа і адресата, який передає телеграму; адреса одержувача; текст; підпис адресата.

Зразок:

Т ЕЛЕГРАМА Харків Харківська державна академія залізничного транспорту ПРОРЕКТОРОВІ ПРОСИМО ВЗЯТИ УЧАСТЬ КОНФЕРЕНЦІЇ 9-12 ЬЕРЕЗНЯ ПРОФЕСОРА СУХНО ЗАПРОШЕННЯ ВИСЛАНЕ ПОШТОЮ ОРГКОМІТЕТ ПРОРЕКТОР Л. ВІВЧАР Київ 47, Володимирська вул. 55 Український національний університет

ТЕЛЕФОНОГРАМА – термінове повідомлення, передане адресату по телефону; один із видів усної ділової кореспонденції. Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується і записується.

Реквізити: назва-заголовок документа; номер, дата; назва адресата, установи, яка переди є телефонограму; прізвище, посада особи, що підписала документ; назва організації та службової особи – одержувача телефонограми; посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму; час; текст. Обсяг – не більше 50 слів. Текст стислий, без скорочень слів.

Зразок:

Телефонограма № ___________ від “__” __________ 199_ р. Від кого _______________ Телефон ___________ Передав __________ Кому ________________________ Прийняв _______________________ год ________ хв. ________. Текст (підпис)