1.1.4 Что такое управление проектами?

Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции логически сгруппированных 42 процессов управления проектами, объединенных в 5 групп процессов. Эти 5 групп процессов следующие:

• инициация;

• планирование;

• исполнение;

• мониторинг и управление;

• завершение.

В управление проектами, как правило, входит:

• определение требований;

• удовлетворение различных потребностей, решение проблем и удовлетворение ожиданий различных заинтересованных сторон проекта в ходе планирования и выполнения проекта;

• уравновешивание конкурирующих ограничений проекта, среди прочих:

• содержание;

• качество;

• расписание;

• бюджет;

• ресурсы; и риски.

Каждый конкретный проект окажет влияние на ограничения, которым должен уделять внимание менеджер проекта.

Взаимоотношение между этими факторами таково, что если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор. Так, если сжимается расписание, то зачастую возникает необходимость увеличения бюджета и включения дополнительных ресурсов для выполнения одного и того же объема работ в более сжатые сроки. Если увеличение бюджета невозможно, может быть сокращено содержание или снижено качество для поставки продукта в более сжатые сроки в пределах установленного бюджета. Мнение заинтересованных сторон проекта по поводу того, какой из факторов более важный, могут разделяться, что приводит к повышению сложности проекта. Изменение требований, предъявляемых к проекту, может вызвать дополнительные риски. Команда проекта должна быть способна оценить ситуацию и уравновесить требования в целях достижения успеха проекта.

По причине возможного изменения план управления проектом носит итеративный характер и проходит через последовательную разработку на различных стадиях жизненного цикла проекта. Иными словами, по мере накопления более подробных и специфичных знаний можно перейти к детализации и улучшению плана. Последовательная разработка позволяет команде управления проектом осуществлять управление на более детальном уровне по мере развития проекта.

Сущность методологии УП - это сосредоточение прав и ответственности за достижение целей проекта у специально созданной для этого группы специалистов – команды проекта. Если управление бизнесом предполагает управление определенной функцией или бизнес-процессом в долгосрочном циклическом ходе деятельности, то управление проектами характеризует комплексный и системный подход к управлению деятельностью, направленной на достижение конкретно заявленного результата. Таким образом, бизнес можно представить в виде множества различных по направленности и масштабам проектов, каждый их которых преследует свои цели.

К признакам успешного управления проектами можно отнести:

• актуальность целей проекта для Заказчика: ведь если по ходу реализации проекта была утрачена актуальность результата, то вряд ли этот проект можно считать успешным, даже при идеальном исполнении;

• достижение поставленных целей, с учетом санкционированных изменений;

• отсутствие (снижение количества) несанкционированных отклонений (в том числе бюджета, сроков);

• достижение запланированного уровня качественных показателей результата;

• сохранение нормальной работы «родительской» организации;

• удовлетворенность участников и команды проекта;

• обеспечение возможности извлечения опыта для реализации последующих проектов.

Факторы, необходимые для успешного управления проектами:

• четко поставленные цели, приверженность проектной группы заявленным целям;

• компетентный руководитель проекта, имеющий необходимый технический и административный опыт;

• поддержка со стороны руководителей высшего звена: заинтересованные стороны должны знать об этой поддержке и ее чувствовать;

• компетентные члены проектной группы: успех обеспечивает грамотная и подготовленная группа исполнителей;

• достаточное ресурсное обеспечение;

• адекватное информационное сопровождение: наличие необходимой информации о целях проекта, статусе, изменениях, организационных условиях и потребностях клиентов;

• наличие отлаженных механизмов управления изменениями;

• наличие обратной связи: все заинтересованные стороны по проекту должны иметь возможность изучать положение дел и вносить соответствующие предложения и коррективы;

• неизменность состава ключевых участников команды проекта: частая смена кадров может привести к распылению накопленного группой опыта.

В систему управления проектами предприятия включаются такие элементы, как:

1. Субъекты управления проектами, к которым относятся внешние и внутренние участники проекта;

2. Объект управления проектами, в качестве которого рассматривается сам проект (портфель проектов);

3. Процессы управления проектом

Процессы управления проектом можно классифицировать по двум основания:

• По области применения (области знаний).

• По целевому результату (фазам управления).

«Тремя китами» эффективного управления проектами являются:

• Концепция жизненного цикла;

• Концепция команды проекта;

• Концепция финансирования.

Концепция жизненного цикла проекта исходит из необходимости организации единого неразрывного процесса достижения цели проекта.

Концепция команды проекта предполагает построение единой организационной структуры, отвечающей за успех проекта на всех стадиях его реализации.

Концепция финансирования проекта призвана обеспечить соответствие финансовых затрат проекта объемам и качеству выполнения работ.