11.12. Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами называются работники организации, которым из кассы выданы денежные авансы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.
Под служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ) понимают поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. С 25 октября 2008 года командировки работников как «внутри» России, так и зарубежные, оформляются в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. До выхода в свет данного Положения предприятия руководствовались в этом вопросе просуществовавшей более двадцати лет Инструкцией МФ СССР, ГК СССР по труду и социальным вопросам от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
В соответствии с пунктом 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (ранее срок командировки ограничивался 40 днями, не считая времени нахождения в пути).
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
Если станция, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:
приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
командировочное удостоверение (форма № Т-10);
служебное задание (форма № Т-10а).
Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетными лицами только на цели, которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.
Согласно Трудовому кодексу РФ предприятия обязано оплатить командированному сотруднику:
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Порядок
и размеры возмещения расходов, связанных
со служебными командировками, определяются
коллективным договором или локальным
нормативным актом организации.
При учете расходов, связанных с командировками, следует иметь в виду, что подобные расходы принимаются в целях налогообложения только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки).
Документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов, будут являться следующие документы:
расходно-кассовый ордер;
приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме № Т-9 (Т-9а);
командировочное удостоверение по форме № Т-10;
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;
авансовый отчет командированного работника по форме № АО-1 с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п., утвержденный руководителем.
Затраты на проезд возмещаются в полном объеме при условии их подтверждения билетами. На практике все шире проездные документы оформляемые в виде электронных билетов, особенно в воздушном сообщении. Минфин в Информационном письме от 26.08.2008 и Письме от 21.08.2008 №03-03-06/1/476 указал, что в таком случае документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, свидетельствующий об оплате перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
Расходы на наем жилого помещения принимаются в полном объеме в размере документально подтвержденных фактических затрат. При отсутствии документального подтверждения затрат по найму жилью в командировках компенсация указанных расходов в целях налогообложения не учитывается, т.к. расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Задержка в пути также должна быть документально подтверждена (п. 19 Положения). При однодневных командировках суточные не выплачиваются.
Уточнены принципы выплаты суточных при зарубежных командировках (п. 18 Положения). По-прежнему дата пересечения границы России оплачивается по правилам страны въезда. При выезде суточные платятся в валюте, при возвращении - в рублях. По принципу страны въезда оплачиваются суточные и при командировках в несколько зарубежных стран за день пересечения границы между ними. При однодневных зарубежных командировках суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы (п. 20 Положения).
Нормы выплаты суточных должны определяться на основании коллективных договоров или локальных актов организации с учетом положений ст. 168 ТК РФ.
Напомним, что до конца 2008 г. для целей исчисления налога на прибыль суточные нормировались (Постановление Правительства РФ от 8.02.2002 г. № 93). С 2009 г. нормирование отменяется (абз. 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако для целей исчисления налога на доходы физических лиц суточные должны облагаться НДФЛ в размере не более 700 руб. за каждый день командировки по России и не более 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
В соответствии с Налоговым кодексом РФ суточные в пределах норм наряду с другими командировочными расходами включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Эти расходы учитываются в регистрах налогового учета после утверждения авансового отчета (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
По командировочным расходам к вычету принимаются суммы «входного» НДС, уплаченные за услуги по проезду к месту командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельными принадлежностями. Также принимается к вычету сумма "входного" НДС по услугам гостиниц. При этом по услугам гостиниц можно принимать к вычету сумму НДС на основании бланка строгой отчетности с выделенной суммой НДС.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Таблица 11.13