11.8. Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности

Безнадежной к взысканию просроченную дебиторскую задолженность можно признать по ряду причин невозможности погашения долга:

• банкротство должника;

• ликвидация, предприятия-должника;

• исчезновение должника;

• наличие нескольких неудачных попыток взыскания задолженности;

• истечение срока давности по долгу.

Прежде чем приступить к списанию долга, следует подготовить документы, подтверждающие безнадежность дебиторской задолженности.

Истечение срока исковой давности можно подтвердить:

• документами на отгрузку продукции {товаров, работ, услуг) покупателю, не оплатившему полученные ценности;

• платежными документами, подтверждающими дату оплаты аванса поставщику, который впоследствии не выполнил договорных обязательств по поставке;

• актами сверки задолженности и т.д.

Следует учитывать, что течение срока исковой давности прерывается при совершении должником любых действий, свидетельствующих о признании долга (ст. 203 ГК РФ). Письменные ответы и заявления дебитора, признание им выставленной претензии, подписание акта сверки задолженности, частичная оплата долга служат точкой отсчета нового срока исковой давности. Также срок исковой давности прерывается, если кредитор обращается с иском в суд. После судебного решения о необходимости возврата долга должником начинается течение нового срока исковой давности. Но если поданный кредитором иск оставлен судом без рассмотрения, срок исковой давности не считается прерванным (ст. 204 ГК РФ).

При списании дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности еще не истек, доказательством могут служить;

• определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации должника;

• выписка из Госреестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована;

• решение суда или уведомление ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) о том, что требования кредитора не будут удовлетворены из-за недостаточности имущества ликвидируемой организации;

• акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга с организации-должника, постановление об окончании исполнительного производства или возвращении исполнительного документа.

Чтобы списать дебиторскую задолженность следует составить акт инвентаризации расчетов и приказ руководителя о списании задолженности. Учет^; безнадежной дебиторской задолженности может осуществляться методом резервирования, предполагающим предварительное создание резерва на покрытие сомнительной дебиторской задолженности. Но на практике организации редко создают подобные резервы. Поэтому рассмотрим ситуации, при которых безнадежная дебиторская задолженность относится на расходы организации методом прямого списания

Согласно действующим нормативным актам, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации.

После списания дебиторской задолженности все подтверждающие документы нужно хранить в течение как минимум пяти лет. Причем срок их хранения следует исчислять с момента списания долга.

В соответствии с п. 12 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 дебиторской задолженность с истекшим сроком исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания, признаются прочими расходами.

Списание дебиторской задолженности оформляется в бухгалтерском учете следующими записями: Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 62, 76.

Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной. Организация должна учитывать списанные в убыток суммы дебиторской задолженности за бухгалтерским балансом в течение 5 лет: Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Забалансовый учет списанной задолженности ведется для наблюдения за возможностью взыскания такого долга в случае изменения имущественного положения должника.

При поступлении средств по ранее списанной дебиторской задолженности дебетуются счета учета денежных средств, и кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы». Одновременно на указанные суммы кредитуется забалансовый сч. 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». По окончании отчетного периода суммы, поступившие в погашение списанной ранее в убыток дебиторской задолженности, отражаются в Отчете о прибылях и убытках (форма №2) и учитываются при налогообложении прибыли.

Рассмотрим вопрос о налогообложении списываемой безнадежной дебиторской задолженности.

В НК РФ определены четыре основания по признанию долга нереальным ко взысканию:

• истечение срока исковой давности;

• прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения;

• прекращение обязательства на основании акта государственного органа;

• прекращение обязательства вследствие ликвидации организации должника.

Организации - плательщики налога на прибыль в соответствии с подп. 2. п. 2 ст. 265 НК РФ могут включать в состав внереализационных расходов суммы безнадежных долгов. Однако, при применении ст. 265 НК РФ следует учитывать мнение налоговых органов о том, что для включения безнадежной дебиторской задолженности в расходы при ее списании наряду с соблюдением критериев ст. 252 НК РФ об обоснованности и документальном подтверждении расходов, необходимо предъявить доказательства об истребованности данной задолженности.

Дебиторскую задолженность можно считать истребованной, если организация использовала все возможности для ее погашения, а именно: предъявила письменную претензию должнику и направила иск в арбитражный суд. Факт истребования дебиторской задолженности организациям рекомендовано оформлять документами, удовлетворяющими требованиям действующего законодательства к первичным учетным документам.

Для целей исчисления НДС списание дебиторской задолженности (долга) приравнивается к его оплате, что предполагает необходимость перечисления в бюджет сумм начисленного налога за счет собственных средств фирмы (письмо МФ РФ № 04-03-11/49).