4.4. Високоефективні публічні адміністрації

Значне поширення останніми роками, стосовно до публічного сектора одержав термін високоефективні організації. Високоефективні організації – це ті, співробітники яких виробляють необхідні товари чи надають необхідні послуги більш високої якості за такої ж чи меншій кількості ресурсів. Продуктивність і якість роботи співробітників поліпшується постійно, зі дня на день, із тижня на тиждень, щорічно.

Наведене визначення вимагає декількох пояснень.

По-перше – воно має відносний часовий характер, тобто для констатації перетворення організації на високоефективну потрібен певний проміжок часу, на протязі якого постійно (безперервно чи дискретно) оцінюється ефективність діяльності організації.

По-друге – усі процеси, що відбуваються у високоефективних організаціях і, насамперед, процеси перетворення та змін, зосереджено навколо людей, сфокусовано на них, причому це стосується як людей усередині організації (співробітників), так і поза нею (зовнішні реципієнти, в першу чергу клієнти). Звичайно, здійснення цих процесів неможливе без відповідних технологій і методів, але в даному випадку вони вторинні стосовно людей, будучи лише допоміжними інструментами.

По-третє – поняття «високоефективна організація», у принципі, не обов´язково повинне збігатися з поняттям організаційна одиниця, – воно може бути як вужче, тобто стосуватися окремих груп співробітників усередині організаційної одиниці, що працюють разом над вирішенням загального завдання, так і ширше, тобто поєднувати кілька організаційних одиниць (чи підрозділів різних організацій), що виконують загальне завдання. Однак на практиці такі ситуації зустрічаються досить рідко, в основному все ж таки межі цих понять збігаються.

По-четверте – поняття «необхідні товари і послуги» співвідноситься з виконанням місії, яка полягає в одержанні дійсно значущих з погляду клієнтів результатів.

По-п’яте – високоефективні організації здатні досягати необхідних результатів і не знижувати якості роботи за зменшення кількості ресурсів, звичайно, до певного, «критичного» рівня.

По-шосте – високоефективні організації динамічні, у них постійно відбуваються зміни, адекватні зовнішньому середовищу, що змінюється. Відповідно, і співробітники цих організацій постійно удосконалюються, підвищують свій професійний рівень.

Високоефективні організації:

1. формують свою структуру, виходячи з цілей і завдань своєї діяльності;

2. реструктурують свою діяльність із метою максимального задоволення потреб клієнтів;

3. постійно підтримують і розвивають зв´язок із зовнішнім середовищем;

4. є гнучкими, швидко пристосовуються до нових умов;

5. конкурентоспроможні;

6. мотивують і надихають співробітників на ефективну роботу.

1. Високоефективні організації формують структуру, виходячи з цілей і завдань діяльності. Вони на відміну від традиційних спочатку визначають основні цілі й завдання діяльності, і лише потім формують свою структуру. При цьому, по-перше, цілі і завдання співвідносяться з потребами клієнтів (та інших реципієнтів); по-друге, розробляються критерії оцінки успішності виконання завдань і якості роботи.

2. Високоефективні організації реструктурують діяльність із метою максимального задоволення потреб клієнтів. Для публічних адміністрацій висока ефективність, насамперед, означає задоволення потреб клієнта. Тому вони зосереджені у своїй діяльності, радше, не навколо правил і інструкцій, а навколо даних потреб, намагаючись задовольнити їх максимально повно, постійно підвищуючи для цього якість послуг, що надаються, та урізноманітнюючи їх.

3. Високоефективні організації постійно підтримують і розвивають зв´язок із зовнішнім середовищем. Маючи розвинуті комунікативні канали із зовнішнім середовищем, вони одержують потрійний результат:

- по-перше, отримують необхідну і повну інформацію про потреби клієнтів;

- по-друге, оперативно довідуються про зміни, які відбуваються в зовнішньому середовищі, що дозволяє адекватно і швидко на них реагувати;

- по-третє, клієнти не відчувають відчуженості з боку організацій, сприймають їх як партнерів.

4. Високоефективні організації є гнучкими, вони швидко пристосовуються до нових умов. Оскільки високоефективні організації формують свою структуру залежно від завдань, що стоять перед ними, які, у свою чергу, визначаються потребами клієнтів та інших реципієнтів (зовнішнього середовища), вони здатні швидко адаптуватися до змін, що відбуваються в навколишньому середовищі. Тобто зміни в навколишньому середовищі (у даному випадку, зміна потреб зовнішніх реципієнтів) ведуть до коригування завдань, що стоять перед організаціями, а відповідно до змінених завдань трансформується і структура організацій (створюються нові чи ліквідуються деякі існуючі підрозділи, що існують, змінюється кількість співробітників у деяких підрозділах тощо).

5. Високоефективні організації конкурентоспроможні. Чітке розуміння загальних цілей і завдань організації та своїх власних кожним співробітником, їхня висока кваліфікація і творчий потенціал, партнерські стосунки між співробітниками всередині організації, швидке реагування на зовнішні зміни забезпечують конкурентоспроможність не лише щодо інших організацій публічного сектора, але й щодо приватних організацій (у тих сферах, де така конкуренція можлива).

6. Високоефективні організації мотивують і надихають співробітників на ефективну роботу. Співробітники – «життєве ядро» високоефективної організації. Результат діяльності організації залежить від якості роботи кожного з її співробітників. Тому, у високоефективних організаціях створюються такі умови, щоб кожен співробітник міг максимально повно використовувати свої знання, вміння, навички, творчий потенціал, а також постійно поліпшувати їх. Крім того, у співробітниках заохочується прагнення до вироблення нових підходів до вирішення завдань, що стоять перед ними й організацією.

Високоефективні організації мають низку переваг порівняно з традиційними, особливо цінних в умовах трансформаційних процесів, що характеризуються високою динамічністю і мінливістю. Особливості, що відрізняють високоефективні організації від традиційних, пов´язані з трьома основними типами змін, що повинні статися з організацією, а саме зі змінами у ставленні:

- співробітників до своєї роботи;

- організації до її клієнтів;

- організації до зовнішнього середовища.

Для кращого розуміння суті високоефективних організацій розглянемо, крім зазначених характеристик, також і порівняльні відмінності високоефективних організацій проти традиційних за декількома параметрами (табл. 4.1).

Таблиця 4.1.

Порівняльні характеристики високоефективних і традиційних організацій

Параметри	Традиційні організації	Високоефективні організації
Співробітники	Мають вузьку спеціалізацію Індивідуалісти	Мають широку спеціалізацію Колективісти
Система прийняття рішень	Централізована Закрита	Децентралізована (у межах компетенції) Відкрита
Управління трудовими ресурсами	Стандартизований добір співробітників Звичайне навчання Оплата залежно від обсягу виконаної роботи Індивідуальна робота	Добір на підставі неформалізованої співбесіди Постійне навчання Оплата залежно від якості виконаної роботи Командна робота
Структура	Негнучка Жорсткоієрархічна Організована навколо функцій	Гнучка М’якоієрархічна Організована навколо завдань
Організаційні цінності і культура	Заохочується беззаперечна покора розпорядженням керівництва, прихильність до традицій	Заохочується ініціатива, новаторство, співробітництво

Для перетворення традиційної організації на високоефективну, насамперед, потрібно:

1. Постійне і послідовне керівництво, що фокусується на високій ефективності. Безсумнівно, неможливо здійснювати перетворення організації без підтримки й участі в даному процесі її керівництва. Саме керівництво, як таке, що має найбільшу компетенцію й найбільшою мірою володіє інформацією, повинне виступити ініціатором і організатором змін в організації, забезпечувати їхню послідовність і безперервність, спрямовувати діяльність організації в цілому та кожного підрозділу і співробітника у бік постійного підвищення ефективності.

2. Розробка і впровадження адекватної системи вимірювання ефективності. Цей крок вимагає з боку керівництва певної сміливості, оскільки діяльність організації в цьому випадку стає більш «прозорою» для реципієнтів. А відомо, що будь-яка діяльність складається не завжди з одних тільки успіхів і досягнень (що абсолютно природно), але і з помилок і невдач, які тепер не сховаєш від «сторонніх очей» (як це намагається робити більшість керівників).

3. Готовність змінити організацію в цілому, тобто не обмежитися якими-небудь локальними, а здійснити широкомасштабні зміни.

4. Спрямування частини ресурсів на створення та підтримку системи постійного навчання співробітників. Як відзначалося вище, одними з основних характеристик високоефективної організації є широка спеціалізація її співробітників і здатність швидко пристосовуватися до нових умов, що вимагає постійного підвищення кваліфікації співробітників, їхнього навчання (за необхідності) новим умінням і навичкам. А для цього, в свою чергу, необхідна ресурсна підтримка дійсної системи навчання співробітників, що будується не на формальній основі, а максимально враховує потреби як окремих співробітників, так і організації в цілому.

За дотримання зазначених умов можна певним чином бути впевненим в успішності процесу перетворення публічної адміністрації на високоефективну організацію.

103