34. Види документації в установі. Визначають за такими ознаками:

1. Інфраструктурна

   1. Управлінська

      1. Організаційно-розпорядча

• документація з організації систем та процесів управління тощо

2. Економічна

• планова, фінансова

• цінова, ресурсна

• торговельна, зовнішньоторговельна

• бухгалтерсько-облікова

3. З праці соціальних питань та соціального захисту

4. Кадрова (в тому числі з пенсійних питань)

5. Довідково-інформаційні ( в т. ч. оглядово-аналітичні документи)

1. Нормативно-правова

   1. Основна міжфункціональна

   2. Нормативно-виробнича

   3. З систем менеджменту якості

2. Інформаційних систем та технологій

1. Галузева

   1. Будівельна, машинобудівна, транспортна, аграрна, судова, освітянська, нотаріальна тощо

   2. Виробничо-прикладна (основна та додаткова)

      1. Професійно-виробнича

      2. Виробничо-організаційна

      3. Експлуатаційно-технологічна

   3. Наукова

      1. Дослідно-конструкторська

      2. Дослідно-технологічна

      3. Патентно-ліцензійна

   4. Навчальна

      1. Навчально-організаційна

      2. Навчально-дослідна

      3. Навчально-конструкторська

   5. Праводілова та громадських організацій

   6. Адміністративно-господарська

35. Зміст уніфікації та стандартизації управлінських документів.

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.

36. Основні принципи уніфікації та стандартизації управлінських документів.

Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

• досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

• зменшення кількості видів документів;

• підвищення інформативності документів;

• системність ;

• комплексність;

• стабільність вимог;

• економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймі для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких,інших управлінських систем документації.

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів,що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ підприємств і організацій. В комп'ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління:набагато більшого значення набуває інформація,яку містить сам носій ,її достовірність і правове забезпечення.

Підвищення інформативності документа. Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел,використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців,що є економічно недоцільним.

Системність уніфікації. Уніфікація документів,що складають певну систему документації,вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

Комплексність уніфікації при здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів в інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано.

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи,пов'язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці,прийняті і виконання управлінських рішень.

Економічна доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

* вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

* вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності.