10.8 Управление процессом бюджетирования предприятия

Система управления бюджетированием представляет собой комплексную систему, основными элементами которой являются такие центры ответственности как:

● центр по доходам, который принимает решения по управлению маркетингом и коммерции (формирует смету продаж на основе прогноза сбыта, заключает договора, контракты и т.п.);

● центр по расходам, основными функциями которого являются задачи управления производственным процессом и его техническим обеспечением ( формирование бюджета закупок сырья материалов, комплектующих с учетом производственной программы, формирование бюджета текущего и капитального ремонта оборудования и т. п.);

● центр по прибыли, основными функциями которого является управление финансами и экономикой (прогноз прибылей и убытков, формирование налоговых и страховых платежей и т. п.);

● центр по инвестициям, основными функциями которого является управление техническим развитием, решение кадровых вопросов.

Система управления включает несколько уровней управления.

Управление бюджетированием начинается с назначения директора по бюджету. Он несет всю ответственность за исполнение бюджета, отвечает за подготовительный процесс, стандартизацию проектных форм, сбор и сопоставление данных, проверку информации и предоставление отчетов.

Высший уровень - комитет по бюджету.

Комитет формируется из руководителей верхнего звена управления организацией, а также может включать внешних консультантов. Комитет является постоянно действующим органом, занимается объективной проверкой стратегических и финансовых планов, дает рекомендации, разрешает возникшие разногласия и оперативно вносит корректировки в деятельность организации.

Второй уровень включает отделы, отвечающие за подготовку частных бюджетов (производственный, снабжения, маркетинга, планово – экономический, финансовый и т. п.)

Третий уровень – отделы, участвующие в подготовке бюджета (бухгалтерия, отдел главного механика, отдел главного энергетика, технический отдел, производственные цеха)

С учетом статей затрат организации между этими уровнями существует тесная взаимосвязь, которая отражена в следующей таблице 10.25

Таблица 10.25

Бюджет по статье затрат	Подразделение ответственное за формирование бюджета	Согласующие подразделения	Утверждение бюджета	Срок утверждения
Материальные затраты	Планово - экономическая служба	Производственная служба, финансовая служба, бухгалтерская служба	Директор по экономике	За 10 дней до начала действия бюджета
Фонд оплаты труда	Планово - экономическая служба	Производственная служба, финансовая служба, бухгалтерская служба, снабженческая служба	Директор по экономике	За 10 дней до начала действия бюджета
Потребление энергии	Планово - экономическая служба	Производственная служба, финансовая служба, бухгалтерская служба, служба главного энергетика	Директор по экономике	За 10 дней до начала действия бюджета
Амортизация	Планово - экономическая служба	Производственная служба, финансовая служба, бухгалтерская служба, службы главного механика и энергетика	Директор по экономике	За 10 дней до начала периода
Прочие расходы	Планово - экономическая служба	Производственная служба, финансовая служба, бухгалтерская служба, службы главного механика и энергетика	Директор по экономике	За 10 дней до начала периода
Погашение кредитов	Финансовая служба	Финансовая служба, бухгалтерская служба	Директор по экономике	За 10 дней до начала периода
Налоги и платежи	Финансовая служба	Финансовая служба, бухгалтерская служба	Директор по экономике	За 10 дней до начала действия бюджета

Для осуществления контроля над исполнением бюджета целесообразно использовать двухуровневую систему контроля.

Верхний уровень управления – контроль над исполнением бюджетов всех структурных подразделений осуществляет финансовая служба и бухгалтерия.

Нижний, второй уровень – контроль над исполнением бюджетов подразделений

Контроль и анализ бюджета.

Контроль должен осуществляться с помощью специально разработанных правил, необходимых для выявления отклонений фактических состояний бюджетов от плановых. Данные правила должны позволять:

● оперативно производить анализ фактических отклонений от плановых;

● разрабатывать мероприятия по устранению причин роста непроизводственных затрат;

● своевременно представлять руководству организации аналитические материалы по исполнению соответствующих бюджетов и сводного бюджета.

Особое внимание следует уделять расходной части комплексного бюджета, так как от качества управления затратами зависит эффективность финансово- хозяйственной деятельности организации.

В течение бюджетного периода необходимо сопоставлять фактические результаты по каждой составляющей комплексного бюджета, в том числе и по функциональным бюджетам, со сметными значениями. Результаты сравнения должны оформляться и предоставляться составителям смет, чтобы они смогли своевременно и объективно внести изменения в последующие периоды.

Контроль за исполнением бюджетов должен осуществляться с учетом следующих принципов:

1) Должен проводится текущий и итоговый контроль.

Текущий контроль позволяет оценивать промежуточные результаты исполнения смет непосредственно в ходе отчетного периода. Каждый отчетный период можно разделить на совокупность единичных периодов, например год на единичные периоды, продолжительность каждого из них 4 недели.

Итоговый контроль оценивает работу ответственных за исполнение бюджетов лиц, создает предпосылки для проведения изменений в деятельности организации;

2) Контроль осуществляется не только в целом по организации, но и по каждому структурному подразделению в разрезе статей затрат;

3) выявление причин и виновников отклонений от исполнения планов;

4) корректировка смет с учетом мероприятий по устранению отрицательных отклонений.

Составление сметы должно представлять собой непрерывный динамический процесс.

Пример возможного варианта контроля приведен в таблице 10.26.

Таблица 10.26

Отчет об исполнении смет

Вид бюджета	Фактически за ед. период	Фактически с начала периода	Плановое значение за ед. период	Плановое значение с начала периода	Отклонение за единичный период	Отклонение с начала периода
Материальные затраты,
Фонд оплаты труда
Энергопотребление
Амортизация
Прочие расходы
Кредитный бюджет
Налоговый бюджет
Сводный бюджет

В процессе формирования, исполнения и контроля сводного бюджет непосредственно участвуют подразделения организации, перечисленный в следующей таблице 10.27.

Таблица 10.27

Система контроля за формированием и исполнением сводного бюджета организации

Этапы бюджета	Подразделения, ответственные за этап	Согласование по этапам	Контроль	Утверждение
Формирование доходной части бюджета	Планово - экономическая служба, финансовая служба	Дирекция, бухгалтерская служба	Бухгалтерская служба	Директор
Формирование расходной части	Планово - экономическая служба, финансовая служба	Дирекция, бухгалтерская служба	Бухгалтерская служба, финансовая служба	Директор
Исполнение доходной части	Планово - экономическая служба, финансовая служба	Дирекция, бухгалтерская служба	Бухгалтерская служба	Директор
Исполнение расходной части	Планово - экономическая служба, финансовая служба	Дирекция, бухгалтерская служба	Бухгалтерская служба	Директор

Вопросы для самопроверки:

1. Как определяется бюджет капитальных затрат?

2. Что содержит бюджет производственных запасов

3. Как рассчитывается бюджет прямых затрат на труд?

4. Какие функции бюджета вы знаете?

Тесты для самопроверки

Тест 1. Бюджет (смета) это:

а) обязательный документ, составляемый организациями и представляемый в налоговые органы и необходимый для исчисления авансовых платежей по налогам;

б) программный финансовый документ, который координирует различные виды деятельности предприятия на следующий отчетный период;

в) финансовый документ, необходимый для принятия расходов и квалификации их в целях отнесения в себестоимость.

Тест 2. Для определения потоков денежных средств используют прямой и косвенный методы. Прямой метод основан на:

а) анализе движения денежных средств по счетам предприятия. Метод позволяет проанализировать основные источники притока и направления оттока денежных средств, выявить структуру денежных потоков по каждому виду деятельности, установить взаимосвязь между реализацией и денежной выручкой за отчетный период;

б) анализе статей баланса и отчета о финансовых результата. Метод позволяет показать взаимосвязь между разными видами деятельности предприятия, установить взаимосвязь между чистой прибылью и изменениями в активах предприятия за отчетный период.

Тест 3. На основе прогнозируемых частных бюджетов составляется:

а) прогноз баланса;

б) прогноз отчета о прибылях и убытках;

в) прогноз себестоимости;

г) прогноз прибыли.

Тест 4. Ликвидный денежный поток характеризует:

а) изменение в себестоимости (разность между суммой затрат, полученных организацией и величиной денежных средств) в течение отчетного периода;

б) изменение в чистой кредитной позиции предприятия (разность между суммой кредитов, полученных предприятием и величиной денежных средств) в течение отчетного периода.

Тест 5. Бюджет капитальных затрат (инвестиционный бюджет) отражает:

а) основные направления капитальных вложений и получение инвестиционных ресурсов;

б) рациональное использование денежных средств в случаях, когда у предприятия ожидается их недостаток или избыток.