3. Совершенствованиe системы управления качеством в зао «компания «май»

3.1 Мероприятия по совершенствованию системы управления качеством

Для совершенствования существующей системы менеджмента качества в ЗАО «МАЙ» необходимо решить существенные проблемы в развитии СМК, которые отрицательно влияют на качество конечного продукта, в частности предлагается:

- совершенствование закупочной деятельности, в том числе и поиск новых поставщиков для приобретения более качественного сырья;

- замена оборудования, так как главная цель – изготовление высококачественной продукции, которое невозможно и без технического оснащения предприятия современным фасовочно-упаковочным оборудованием,

В целях совершенствования закупочной деятельности сырья ЗАО «МАЙ» необходимо осуществить регламентацию всего процесса, это позволит осуществить формирование единых правил и требований к организации процесса, установить ответственность за результат процесса, а также будет способствовать унификации и стандартизации документооборота. Регламент закупочной деятельности ЗАО «МАЙ» выделяет подпроцессы, у каждого из которых определено ответственное лицо. Подпроцессы системы закупок представлены в табл.4.

Таблица 4

Подпроцессы закупочной деятельности ЗАО «МАЙ»

Наименование подпроцеса	Ответственное лицо	Документы, отчеты
Выбор поставщиков	Менеджер по работе с поставщиками	Карта потенциального поставщика Конкурентный лист поставщиков Реестр поставщиков
Заключение договоров с поставщиками	Юрист	Проект договора на поставку Договор на поставку
Планирование закупок и размещение заказов	Менеджер по закупкам	План закупок Заказы поставщикам План обязательств перед поставщиками
Оперативное управление поставками	Менеджер по закупкам	График поставок Сопроводительная документация
Претензионная работа с поставщиками	Менеджер по работе с поставщиками	Претензии к поставщикам Возврат ресурсов Гарантийное обслуживание
Оценка поставщиков	Менеджер по работе с поставщиками	Анализ соблюдения условий поставок Корректировка оценки поставщика

Подпроцесс «Выбор поставщиков» (см. приложение 2) осуществляется менеджером по работе с поставщиками, который на основании имеющихся данных составляет карты потенциального поставщика, в ней собирается вся необходимая информация о поставщике.

После осуществления выбора поставщика контрагент заносится в реестр поставщиков ЗАО «МАЙ». Следующий подпроцесс, определенный в регламенте закупочной деятельности ЗАО «МАЙ» определен «Заключение договора с поставщиком» (см. приложение 3).

В его функции должно входить на основании согласованных менеджером по работе с поставщиками условий и составленного реестра поставщиков формирование проекта договора на поставку, после этого данный договор должен пройти полноценный юридический аудит во избежание спорных моментов с поставщиком. После утверждения проекта договора контрагентом необходимо осуществить заключение договора, юрист также осуществляет полное его сопровождение.

Следующий подпроцесс «Планирование закупок и размещение заказов» (см. приложение 4).На основании внешних отчетов и заявок менеджер по закупкам определяет требуемые материальные ресурсы.

После определения размера заказа менеджер по закупкам осуществляет размещение заказа у поставщика. Контроль выполнения заказа необходимо осуществлять не только по телефону как то осуществляется в настоящее время в ЗАО «МАЙ» необходимо использовать форму для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату. Форму контроля выполнения заказа см. в приложении 5. Данная форма заполняется поставщиком. Возникшие недопоставки срывы, поставок, нарушения сроков доставки могут быть компенсированы различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика.

На основании информации о размещенных заказах менеджером по закупкам подготавливается план обязательств перед поставщиками.

Следующим подпроцессом является «Оперативное управление закупками» (см. приложение 6), ответственным лицом за данный этап необходимо назначить менеджера по закупкам. В процессе исполнения данного этапе менеджер формирует график поставок, а также осуществляет договорную работу по транспортировке товаров на склад, для этого им составляются заявки на транспорт.

В ходе осуществления поставок может быть выявлено несоответствие условиям поставки, для этого предусмотрен подпроцесс «Претензионная работа с поставщиками» (см.приложение 7). Ответственным лицом по данному подпроцессу является менеджер по работе с поставщиками. Информацией о несоответствии поставок служит акт о несоответствующей поставке и технический акт о несоответствии ресурсов.

Анализ претензии поставщика осуществляется на основании информации об источнике претензии группой урегулирования претензии. Анализ претензии начинается с изучения документов по размещению заказов на поставку ресурсов, находящихся в отделе управления закупками, затем анализируется процесс доставки ресурсов и процесс приемки ресурсов от поставщиков.

Следующий этап – передача претензии осуществляется по следующим вариациям: заявка на гарантийное обслуживание выставляется для обеспечения исполнения поставщиком гарантийных обязательств, распоряжение о возврате ресурсов поставщикам.

Следующими этапами являются организация урегулирования претензий к поставщикам и обеспечение исполнения поставщиком гарантийных обязательств.

Предъявляя претензию, менеджер указывает своему контрагенту на совершение им неправомерных действий или допущенные ошибки и требует их устранения либо исправления.

В выставляемых менеджером претензиях присутствуют следующие обязательные реквизиты: наименование организации, которой адресована претензия; изложение обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии, и доказательства, подтверждающие их; ссылки на соответствующий нормативный акт либо конкретные условия договора; сумма претензии и с ее обоснованным расчетом; требования заявителя; иные сведения, необходимые для урегулирования спора; перечень прилагаемых к претензии документов.

К претензии прилагаются документы, подтверждающие предъявленные требования в подлинниках или надлежащим образом заверенных копиях, либо выписки из них (накладные об отпуске товара, договоры, счета-фактуры, платежные поручения и т.п.).

Заключительным подпроцессом закупочной работы является « Оценка поставщиков» (см. приложение 8). Данный подпроцесс выделен для того, чтобы закупочная работа была максимально эффективной и оценка эффективности работы поставщиков осуществлялась не только на этапе его выбора, но и в процессе выполнения им заказов. Для этого менеджером по работе с поставщиками проводится анализ выполненных обязательств поставщиком, анализ качества поставленных товаров, анализируется наличие претензий к поставщику и в конкурентную карту поставщика вносится корректировка по оценке поставщика. Данная методика значительно повысит качество отбора оценки поставщиков. Пример отбора представлен в приложениях .

Также для повышения функционирования системы качества ЗАО «МАЙ» рекомендовано взять в лизинг 6 единиц фасовочного оборудования. В начале лизинговой операции ЗАО «МАЙ» необходимо обратиться в лизинговую компанию, которая будет выступать лизингодателем. На этом этапе обе стороны обмениваются общей информацией: ЗАО «МАЙ» может получить точный расчет лизинговых платежей, узнать прочие условия лизинговой сделки, а представитель компании задает вопросы клиенту о его бизнесе, а также о проекте для финансирования.

Если ЗАО «МАЙ» удовлетворяют условия лизинговой сделки, то его знакомят с перечнем документов, которые необходимо представить в лизинговую компанию для их юридической экспертизы, проведения экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия и предлагаемого инвестиционного проекта. Лизинговой компанией разработан следующий перечень документов, которые лизингополучатель должен предоставить для получения имущества в лизинг:

ЗАО «МАЙ» 25 декабря 2013 года был заключен договор финансового лизинга с лизинговой компанией ЗАО «Универсальная лизинговая компания» содержащий следующие условия: поставщиком оборудования является японская компания «Nippon Steel Trading»; стоимость имущества у лизингодателя (ЗАО «Универсальная лизинговая компания») на момент заключения договора 1 единица фасовочного оборудования по цене 2500000 руб., таким образом, стоимость 6 единиц оборудования составит 15000000 руб.;

-срок действия договора – 60 месяцев, по истечении которых право собственность на объект лизинга переходит к лизингополучателю;

-лизингодатель использует собственные средства на приобретение объекта лизинга (плата за кредитные ресурсы отсутствует);

-ежемесячно лизингополучатель уплачивает лизингодателю 500 тыс. руб. - плата за техническое обслуживание имущества;

-договором финансового лизинга оговорен порядок расчета комиссионного вознаграждения в размере 9 % в год (0.75 % в месяц) от среднегодовой остаточной стоимости оборудования.