Тема 3.3. Требования к бланкам документов

Форматы бумажных документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда - А, В, С. Ряд А -основной, В и С - дополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т. д.

Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т. д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам.

В качестве примера рассмотрены следующие форматы. Исходный лист А1 имеет размеры - 840х594. При делении большой стороны пополам получается формат А2 размером 594х420. При делении большой стороны пополам получается формат АЗ размером 420х294. При делении большой стороны пополам получается формат А4 размером 294х210. И так далее. Последний формат А 13 равен примерно размеру почтовой марки. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое, 10 - правое, 20 - верхнее, 20 - нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 - дата и 12 - регистрационный номер документа. Образец бланка – Приложение 1 рис.1

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Образец бланка – Приложение 1 рис.2, 3, 4

Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами. Образец бланка – Приложение 1 рис.5

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.