Санкт-Петербургский государственный политехнический университет
Факультет технической кибернетики
Кафедра измерительные информационные технологии
З.В. Куляшова
«Документоведение»
Конспект лекций
Санкт-Петербург – 2009
Куляшова З.В. Документоведение: Конспект лекций.
Конспект соответствует государственному образовательному стандарту дисциплины «Документоведение» (ОПД.Ф.08) подготовки специалистов по специальности 090104 «Комплексная защита объектов информатизации».
Рассмотрены вопросы документационного обеспечения управления деятельностью любого вида с учетом требований основных государственных стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 51141-98) и особенностей обращения с конфиденциальной информацией.
Предназначен для студентов второго курса факультета технической кибернетики, изучающих эту дисциплину в рамках общей подготовки.
Табл.2. Ил.11. Библиогр.:14 назв.
Содержание Раздел 1. Документационное обеспечение управления деятельностью
Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР", а год спустя, ввел в оборот термин "документоведение". К концу 1950-х - началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет методическое руководство и контроль за организацией работы с документами в федеральных органах власти, координирует научно-исследовательскую работу в области документоведения, разрабатывает и утверждает обязательные для исполнения нормативно-методические материалы по организации делопроизводства. Большую работу в этой отрасли проводит Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году. В настоящее время "документоведение вступило в очень ответственную сферу деятельности по автоматизации управления документами, где наблюдаются общие, пересекающиеся и соприкасающиеся проблемы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических подходов".
Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
закономерности образования документов;
способы их создания;
становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов - предмет делопроизводства. Параллельно с термином "делопроизводство" в 90-е годы используется термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспечение управления". Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин - архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка - исторический источник, для специалиста в области управления - средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач.
Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: "Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Причина появления любого документа - необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
отдельный документ;
система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности);
вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.
В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория документационного обеспечения управления (ДОУ), но все другие системы не должны упускаться из вида.
Документоведение является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны - в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение).
Предметом документоведения является изучение закономерностей развития документации с целью повышения культуры документа и сокращения документооборота.
В любой сфере народнохозяйственной деятельности, и в первую очередь производственной, особое значение для целей управления имеет информация, а также оперативность и достоверность ее оформления, закрепления и переработки. Носителем информации является документ.
По ГОСТ Р51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
С учетом оптимального выполнения управленческих функций в документах должны быть отражены такие организационно-распорядительные действия, указания, которые бы объективно и целенаправленно способствовали решению задачи конечного результата. Это возможно только при условии достаточно полного учета создателями документов всех данных и фактов, необходимых для достижения конкретной цели, с анализом возможных альтернатив принятия решений. Иными словами, полнота и достоверность исходной информации напрямую определяет «цену» каждого принимаемого на ее основе действия и решения, фиксируемых в документе. Недооценка отдельных факторов может привести к снижению эффективности деятельности и, как следствие, к значительным экономическим потерям. Вместе с тем большое значение имеет краткость, ясность и аккуратность оформления документа. Документ, составленный небрежно, непродуманно, без учета условий производства, его техники и самих исполнителей, без указания сроков исполнения и непосредственных или ответственных исполнителей, равно как и формальный подход к рассмотрению в аппарате управления какого-либо документа, - все это бросает тень на репутацию конкретного руководителя, организацию, фирму (физических и юридических лиц). Научное управление требует обоснованности решения, определяемой исходной, строго фактической информацией, официально оформленной на соответствующих носителях. Официальность документа - это его юридическое лицо, позволяющее без сомнения использовать имеющуюся в нем информацию для разработки и принятия необходимого решения.
Кроме того, следует учитывать, что отраженные в ОРД сведения информационно-управляющего характера, как правило, имеют ограниченные распространение и доступ к ним, что определяет конфиденциальность документов. Назначение степени конфиденциальности имеет целью обеспечить защиту информации для сохранения государственной, служебной, коммерческой, банковской, профессиональной тайны, а также персональных данных.
Все многообразие документов, организующих и участвующих в управлении, следует рассматривать как организационно-распорядительную документацию. Задачи организации оптимального (рационального) делопроизводства, оперативного поиска информации, унификации и стандартизации документов требуют их классификации по различным признакам.
В литературе и практической деятельности прежде всего выделяют функциональные и отраслевые системы документов. Функциональные системы имеют межотраслевое значение, т.е. в том или ином объеме присущи органам управления всех уровней (для госбюджетных организаций и частных учреждений (организаций). Отраслевыми принято считать системы документации, функционирующие и соответственно отражающие деятельность органов отраслевого управления. Возможна классификация ОРД и по другим признакам: территориальному, уровня управления, временному и др., однако функционально-отраслевой признак является наиболее общим.
Функциональные и отраслевые системы документации (рис. 1.1), в свою очередь, можно подразделить на подсистемы по направлениям деятельности (управленческие, технические, плановые, отчетно-статистические, материально-технического снабжения, финансирования и др.). Между системами трудно провести четкие границы, так как они тесно взаимосвязаны.
Рисунок 1.1. Общая классификация ОРД
Однако развитие вычислительной техники и автоматизированных систем управления, внедрение электронных носителей информации потребовали приведения документов к единообразию, как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. Это единообразие достигается созданием унифицированной системы ОРД (УСОРД); требования к УСОРД перечислены в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Внедрение УСД - УСОРД на базе вычислительной техники обеспечивает правомерность понятия информационно-документального обеспечения управления, которое включает в себя всю совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю информации и документов как ее носителей. Эта система соответственно разделяется на подсистемы документирования, документооборота и архивного дела.
В рамках УСОРД любая система по направлению деятельности и функциональному назначению может определяться требованиями конкретной системы государственной или отраслевой стандартизации; общими являются требования по оформлению, обработке, хранению и выдаче информации. Поэтому требования и положения стандартов УСОРД вводятся соответствующими нормативными документами - приказами, положениями и инструкциями на различных уровнях, устанавливающих, исходя из конкретных условий, строгий порядок документооборота в интересах повышения эффективности управления.
Наиболее распространенная номенклатура подсистем документации:
Управленческая документация - постановления, положения, инструкции, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, уставы, правила, служебные записки и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД - класс 0200000) и используемые в деятельности федеральных органов государственной власти и власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Техническая документация - обобщающее наименование документов (текстовых, графических и др.), в которых зафиксирована техническая мысль. Техническая документация объединяет конструкторскую, проектную, технологическую, научно-техническую документацию, требования к которой устанавливаются стандартами Единые системы конструкторской документации (ЕСКД) и Единые системы технической документации (ЕСТД).