3. Техническое обеспечение

В настоящее время внутри организации документопоток циркулирует на бумажных носителях и разбирается вручную секретарями. После создания специализированной системы автоматизации делопроизводства и документооборота сотрудники будут иметь возможность доступа к любым документам в электронном виде. Регистрацией поступающих обращений будут заниматься секретари, число которых должно сократиться вдвое. После введение автоматизированной системы документооборота, чтобы справится с увеличенным потоком документов и информации всем сотрудникам придется работать с базой данных, следовательно, необходимо заменить компьютеры и оборудование в организации на более современные:

• Монитор Sony

• Системный блок ASUS Intel® Atom™ N330 Dual Core

• Клавиатура

• Мышка

• МФУ HP Deskjet F2483

2. Расчетная часть

1. Расчет трудоемкости обработки информации для секретариата

В базовом варианте (ручной способ обработки информации) годовые затраты времени на обработку информации складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап):

Т_баз = Т_сб + Т_обр, (1)

Где,Т_баз-общая трудоемкость работ при ручном способе обработки;

Т_сб-затраты времени на сбор и анализ информации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

Т_обр-затраты времени на регистрацию и обработку информации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

Т_обр1-затраты времени на ввод информации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

Т_обр2-затраты времени на проверку входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

Т_обр3-затраты времени на исправление ошибок входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

Т_обр4-затраты времени на передачу информации в вышестоящие и контролирующие органы, и другие отделы муниципалитета.

Т_баз = (4∙2772) + (25+15+10+20) ∙2772 = 11088 + 194040 = 205128 = 3418,8 час/год

В проектном варианте работы по сбору и анализу информации на первом этапе выполняются, как и в базовом варианте, вручную, с теми же затратами времени Т_сб.

Для второго этапа обработки информации, при расчете трудоёмкости работ выполняемых на ПЭВМ (Т_маш, маш), воспользуемся формулой:

Т_пр = Т_сб + Т_{обр. маш}, (2)

Где,Т_сб-затраты времени на сбор и анализ.

На первом этапе, затраты времени на сбор и предварительный анализ информации в базовом и проектном вариантах можно принять равными.

Т_{обр. маш.}-затраты времени на запись и обработку информации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции при помощи ПЭВМ;

Т_{обр. маш1}- затраты времени на ввод информации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

Т_{обр. маш2}- затраты времени на проверку входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

Т_{обр. маш3}- затраты времени на исправление ошибок входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

Т_{обр. маш4} - затраты времени на передачу информации в вышестоящие и контролирующие органы, и другие отделы муниципалитета.

Т_пр = 11088+ (7+2+2+3) ∙2772 = 11088+38808 = 49896 = 831,6 час/год

2. Определение действительного годового фонда времени

Действительный годовой фонд времени оборудования F_до равен номинальному фонду времени за вычетом потерь времени, связанных с ремонтом технических средств:

F_до = F_н∙_пот, (3)

Где, F_н-номинальный фонд времени работы оборудования (час);

_пот-коэффициент, учитывающий потери времени на ремонт оборудования (_пот = 0,99).

Номинальный годовой фонд времени F_н находится по формуле:

F_н = (F_рд ∙T_см - F_пп ∙T_ск) ∙h, (4)

Где, F_рд-число рабочих дней в году (245 дней);

Т_см-продолжительность рабочей смены (8ч);

F_пп-число предпраздничных дней в году (5 дней);

T_ск-количество часов, на которые сокращается рабочий день в предпраздничные дни (1 ч);

h-число смен работы в сутки (h =1)

F_н= (249 ∙ 8 – 5 ∙ 1) = 1987 час/год

Действительный годовой фонд времени оборудования равен:

F_до = 1987 ∙ 0,99 = 1967,13 час/год

Действительный годовой фонд времени работника F_др находится аналогично, при коэффициенте потерь, учитывающем потери рабочего времени работника, связанные с отпусками, болезнями и т.п., в размере 0,9.

F_др = 1987 ∙ 0,9 = 1788,3 чел/час