2. Разработка проектных предложений

1. Информационное обеспечение

Основная работа по обеспечению документооборота в муниципалитете Измайлово выполняется 2 сотрудниками секретариата. Работники секретариата занимаются разбором документов и обращений, поступивших от граждан и различных организаций, в том числе органов государственной власти. После разбора все документы регистрируются, т.е. каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер. После чего формируются исходящие документы, т.е. отчеты, справки, запросы, предоставляемые в вышестоящие и контролирующие органы, и другие отделы муниципалитета.

Структуру входящих и исходящих документов по секретариату муниципалитета Измайлово отражает Таблица 3.

Таблица 3 - Структура входящих и исходящих документов по секретариату

Входящие	Исходящие
70% – обращения граждан	60% – корреспонденция гражданам
18% – корреспонденция из вышестоящих организаций	17% – корреспонденция в адрес органов государственной власти
12% –постановления, указы, распоряжения руководителя	13% – переписка с прочими сторонними организациями

2. Программное обеспечение

1. «Гран-Док – Lite» — однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа — Microsoft SQL.

Lite – версия предназначена для территориальных структур исполнительной власти и муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Однопользовательский вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В состав системы входит облегченная версия Microsoft SQL сервера - MSDE и универсальное рабочее место пользователя. Пользователь обладает правами на работу со всеми документами и классификаторами системы.

Функциональные возможности «Гран-Док» Lite:

• Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, устных обращений граждан и представителей организаций;

• Ведение жизненного цикла документа от регистрации до списания в дело;

• Хранение документов в электронном виде (текст, аудио, видеоматериал) Интеграция с Microsoft Office;

• Печать учетных регистрационных форм (РКФ), сопроводительных материалов, напоминаний;

• Поиск: по любым реквизитам документа, контекстный поиск по РКФ;

• Отбор и хранение документов в папках (поисковые, статические, динамические) – Поставляются шесть стандартных динамических папок;

• Контроль и анализ исполнения всех этапов работы с документом;

• Формирование типовых отчетов;

• Анализ правильности заполнения базы данных;

• Напоминания о неисполненных поручениях по письмам;

• Напоминание о неисполненных поручениях по директивным документам;

• Состояние исполнительской дисциплины;

• График приема граждан по дням недели;

• График приема представителей организаций по дням недели;

• Информация о результатах рассмотрения обращений граждан;

• Информация о содержании и результатах рассмотрения обращений граждан – Интерфейс с системой хранения и обработки полнотекстовых массивов информации «Кодекс».

2 ) Directum –  система электронного документооборота  и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM относится к классу ЕСМ-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Состав системы DIRECTUM

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

• Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

• Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

• Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.).

3)