Содержание

В ведение

В век информационных технологий об эффективности работы организации заботятся не только коммерческие фирмы, но и государственные и муниципальные структуры.

В США и европейских странах на сегодняшний день функционирует система электронного правительства, которая включает в себя множество усовершенствований работы всего государства: система электронного документооборота, SMART – карты, электронная подпись и другие. Переход многих элементов работ государственных структур в электронный вид позволило существенно повысить эффективность их деятельности, снизить затраты на кадровый состав, путём сокращения.

Особенно актуальной системой в государственных и муниципальных структурах России является система электронного документооборота. Наличие в государственной или муниципальной структуре эффективной системы документооборота является одним из ключевых факторов успеха, так как она позволяет существенно улучшить подготовку и принятие решений, уменьшить трудоемкость процессов обработки и использования информации, повысить качество управления и отказаться от лишних затрат на персонал.

КР – 2068752 – 080504 – УП-1 – 19 – 13

Изм.

Лист

N докум.

Подп.

Дата

Студент

Брюнин Н.О..

С овершенствование процесса обработки информации в муниципалитете района Измайлово города Москвы

Лит.

Лист

Листов

Руковод

Яковлева А.О.

У

4

28

Консульт

Н.контр.

Зав.каф.

Сапожников С.С.

Цель курсовой работы - совершенствование документооборота в муниципалитете района Измайлово города Москвы. Для этого необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть процесс документооборота в муниципалитете района Измайлово;

2. Разработать и обосновать проектные мероприятия по совершенствованию документооборота в муниципалитете района Измайлово;

3. Произвести расчет основных экономических показателей.

Объект курсовой работы - муниципалитет района Измайлово города Москвы.

Предмет – процесс документооборота в муниципалитете района Измайлово города Москвы.

1. Аналитическая часть

1. Характеристика решаемой задачи и работы системы в базовом варианте

В соответствии с Законом города Москвы № 53 от 25 октября 2006 г. муниципалитеты наделены с 01.01.2007 г. отдельными полномочиями города Москвы в сфере организации досуговой, социально-воспитательной, физкультурно-оздоровительной и спортивной работы с населением по месту жительства, а именно:

1. организация работы по общефизической подготовке и видам спорта;

2. организация соревнований и физкультурно-спортивных праздников на территории внутригородского муниципального образования в городе Москве;

3. обеспечение участия жителей муниципального образования в мероприятиях, проводимых в рамках массовых городских движений, смотров, конкурсов в сфере досуговой, социально-воспитательной, физкультурно-оздоровительной и спортивной работы с населением по месту жительства;

4. организация досуговой, социально-воспитательной работы;

5. содействие в организации и деятельности клубов по интересам;

6. организация и проведение праздников, смотров, конкурсов, культурно-массовых и досуговых мероприятий;

7. участие в организации и проведении районных, окружных и городских физкультурных, спортивно-массовых и досуговых мероприятий.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом города Москвы от 6 ноября 2002 г . № 56 «Об организации местного самоуправления в городе Москве» (в редакции Закона города Москвы от 31.05.2006 г. № 22), Уставом города Москвы, Уставом внутригородского муниципального образования Измайлово в городе Москве, муниципалитет наделяется собственными полномочиями и выполняет следующие функции: 

1. Образует и обеспечивает деятельность комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

2. Организует и осуществляет опеку и попечительство:

• выявление детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;

• назначение опеки детям, оставшимся без попечения родителей;

• устройство  детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей в государственные учреждения;

• представление интересов несовершеннолетних  в судебных заседаниях (при разводе родителей, разделе имущества);

• назначение опеки над совершеннолетним недееспособным гражданином;

• разрешение на продажу (обмен) квартиры, собственниками которой являются несовершеннолетние дети;

• содействие в усыновлении детей; 

• изменение фамилии, имени ребенка;

3. Принимает решения по вопросам снижения брачного возраста, выдает разрешения на вступление в брак лицам, достигшим возраста 16 лет в порядке, установленном семейным законодательством Российской Федерации.  

4. Принимает решения по охране имущественных прав и интересов несовершеннолетних в соответствии с Федеральным законодательством.

5. Организует местные и участвует в организации и проведении городских праздничных и иных зрелищных мероприятий.

6. Рассматривает жалобы потребителей, консультирует их по вопросам защиты прав потребителей.  

7. Информирует жителей о деятельности органов местного самоуправления.

8. Участвует в организационном, информационном и материально-техническом обеспечении выборов в федеральные и городские органы государственной власти.

9. Осуществляет организационное, информационное и материально-техническое обеспечение выборов в органы местного самоуправления, местные референдумы, консультативные опросы, собрания и конференции жителей муниципального образования в соответствии с федеральными законами и законами города Москвы.

10. Регистрирует трудовые договоры, заключаемые работодателями – физическими лицами с работниками.

11. Содействует созданию и деятельности различных форм территориального общественного самоуправления, взаимодействие с их органами, а также органами жилищного самоуправления;

12. Участвует:

• в проведении мероприятий по государственному экологическому контролю, осуществляемых государственными инспекторами города Москвы по охране природы;

• совместно со специально уполномоченным органом исполнительной власти города Москвы в осуществлении контроля за охраной, содержанием и использованием особо охраняемых природных территорий, расположенных на территории муниципального образования;

• в осуществлении ежегодного персонального учета детей, подлежащих обучению в образовательных учреждениях, реализующих общеобразовательные программы, во взаимодействии с отраслевыми, функциональными и территориальными органами исполнительной власти города Москвы и образовательными учреждениями;

• в организации работы общественных пунктов охраны порядка и их советов;

• в работе призывной комиссии в соответствии с федеральным законодательством;

• в пропаганде знаний в области пожарной безопасности, предупреждения и защиты жителей от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, безопасности людей на водных объектах совместно с органами управления Московской городской территориальной подсистемы единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, органами исполнительной власти города Москвы.  

13. Взаимодействует с общественными объединениями.  

14. Вносит в уполномоченные органы исполнительной власти города Москвы предложения:

• по созданию условий для развития на территории муниципального образования физической культуры и массового спорта;

• по организации и изменению маршрутов, режима работы, остановок наземного городского пассажирского транспорта;

• по повышению эффективности охраны общественного порядка на территории муниципального образования;

• по благоустройству территории муниципального образования.

Кадровый состав муниципалитета Измайлово представлен в Таблице 1.

Таблица 1 – Кадровый состав муниципалитета Измайловоend_of_the_skype_highlighting

Наименование должности	Кол-во
Руководитель муниципалитета	1
Заместитель руководителя	1
Секретари	2
Отдел финансово-экономический: Главный бухгалтер – Начальник отдела Юрисконсульт Главный специалист Ведущий специалист	1 1 1 1
Отдел опеки и попечительства: Начальник отдела Консультант Главный специалист Ведущий специалист Специалист 1-ой категории	1 1 2 7 1
Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав: Главный специалист Ведущий специалист	1 1
Сектор по организации досуговой и спортивной работы с населением: Заведующий сектором Главный специалист Ведущий специалист Специалист 1-ой категории	1 1 2 6
Главный специалист по делопроизводству и организационным вопросам	1
Советник по организационной и кадровой работе	1
ВСЕГО персонала	34

Из Таблицы 1 видно, что в муниципалитете работает всего 34 человек, среди которых специалисты различного профиля.

Работа с населением является приоритетным направлением в деятельности муниципалитета Измайлово. Качественное улучшение всех сфер жизни района невозможно без тесного взаимодействия органов местного самоуправления с жителями, организациями района, округа.

Важным средством в укреплении связи органа местного самоуправления с населением является работа с письменными и устными обращениями граждан и служебной корреспонденцией. Эта работа организована в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В Таблице 2 представлена динамика документооборота в муниципалитете за 2009 и 2010 годы.

Таблица 2 – Документооборот муниципалитета Измайлово за 2009 и 2010 годы

Наименование документов	2010 год	2009 год
Служебная корреспонденция	1205	1034
Корреспонденция из вышестоящих организаций	72	69
Письменные обращения граждан	201	182
Исходящая корреспонденция	934	867
Постановления руководителя	94	89
Распоряжение руководителя	74	62
Повестки из судов	192	179
Итого	2772	2482

Из данной таблицы видно, что идет неуклонный рост корреспонденции по всем направлениям, т.е. общее увеличение в 1,2 раза.

Вся корреспонденция регистрируется вручную секретарями и направляется в соответствующий отдел.

Основное содержание почты составляют письма и заявления граждан, касающиеся вопросов опеки, усыновления, изменения фамилии и имени, снижение брачного возраста, родительские споры, жилье.

Типы документов, используемых в работе муниципалитета:

1. Входящие – документы, поступившие из внешней среды, регламентирующие деятельность, поступающие из Министерств РФ, налоговых органов, и других федеральных органов. Сюда относятся постановления Правительства РФ, указы Президента обязательные к исполнению.

Большинство входящих документов порождают соответствующие исходящие, причем в четко установленные сроки. Работа с обращениями граждан в муниципалитете осуществляется на основании Федерального Закона от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

2. Исходящие – большинство исходящих документов являются ответом муниципалитета на соответствующие входящие документы. Это отчеты, справки, предоставляемые гражданам, государственным органам, документы бухгалтерской отчетности. Все они сопровождаются сопроводительными письмами. К исходящим также относятся различные запросы в сторонние организации и государственные органы.

3. Внутренние – данные документы используются для организации работы компании. Они посылаются или через секретариат, или напрямую в нужный отдел. Через секретариат проходят в основном приказы и распоряжения Руководителя муниципалитета, служебные записки заместителя Руководителя муниципалитета, объяснительные записки работников, заявления работников на предоставление ссуды, отпусков, материальной помощи. Также через секретариат проходят внутренние документы, порождающие исходящие. По правилам делопроизводства муниципалитета, единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутренний документ в секретариат, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

На данный момент в муниципалитете Измайлово основным способом передачи обработки документов является ручной, т.е. распечатанные отчеты разносятся по отделам, в редких случаях используется факс.

В связи с увеличивающимся потоками документов в муниципалитете Руководитель принял решение о совершенствовании системы документооборота путем введения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота.

Предпосылки для введения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота следующие:

• увеличение количества обращений граждан;

• большой поток корреспонденции для большого числа конечных адресатов;

• интенсивный внутренний обмен информацией;

• жесткие временные рамки в рассмотрении корреспонденции – 7 дней¹.