12.2. Автоматизація зведеного обліку та складання звітності засобами універсального програмного продукту
Розглянемо особливості формування консолідованої звітності.
Корпорація — це об'єднання кількох юридичних осіб, які ведуть самостійний бухгалтерський облік. Учасники корпорації умовно називаються філіями. А консолідована звітність — це звіти, які охоплюють дані кількох або всіх філій корпорації.
Господарські операції, проведені учасниками корпорації, діляться на два типи:
внутрішні (тільки між філіями);
зовнішні (між філіями та зовнішніми контрагентами).
Для узагальнення (консолідації) звітності по корпорації в «Галактиці» передбачено модуль «Консолідація». Його функціональні можливості зображено нарис. 12.2.
Модуль «Консолідація» забезпечує отримання консолідованих звітів як за програмними алгоритмами оброблення, так і за розрахунковими формами, створеними користувачем.
Меню «Операції» слугує для підготовки даних, які використовуватимуться в модулі «Фінансовий аналіз».
«Галактика» передбачає два основних способи одержання консолідованої звітності:
відбір, групування, підсумування даних із окремих баз даних філій засобами модуля «Консолідація». Об'єднання даних по .філіях у цьому випадку не потрібне;
вивантаження функціями модуля «Консолідація» відібраних даних по філіях у спеціально створені таблиці. Потім виконується об'єднання таблиць за допомогою утиліти міжофісного обміну CORPO з наступним обробленням у модулі «Фінансовий аналіз».
Основні принципи одержання консолідованих звітів:
Бази даних філій можуть бути в різних каталогах жорсткого диску, на різних жорстких дисках одного комп'ютера або на різних комп'ютерах, об'єднаних в одній локальній мережі.
Передача даних із віддалених філій до місця оброблення може здійснюватися будь-яким способом, у тому числі й електронною поштою, модемом або пересиланням на фізичних носіях (дискети, магнітооптичні диски, змінні НЖМД тощо).
Побудова консолідованої звітності виконується за єдиним планом рахунків для усіх філій (або в кількох єдиних планах). Це не виключає можливості ведення паралельного обліку в кожній філії за своїм (місцевим) планом рахунків.
Рис. 25. Структура модуля «Консолідація»
Використання кількох валют передбачає створення корпоративної таблиці валют із відповідністю конкретних валют у кожній філії корпорації. Обов'язкове ведення каталогів «Курси валют» у філіях за всіма використовуваними в них корпоративних валют.
Ведення аналітичного обліку по корпорації потребує використання єдиної схеми аналітики по рахунках єдиного плану рахунків. Для об'єднання кодів аналітичного обліку філій можна використовувати кілька варіантів:
об'єднувати таблиці даних (каталоги організацій, МЦ, послуг тощо), які підключаються в ролі КАО, по всіх філіях за допомогою утиліти CORPO та використовувати їх для отримання звітів.
сформувати єдині таблиці даних, підключені в ролі КАО, та використовувати їх в усіх філіях.
створювати корпоративну таблицю кодів аналітичного обліку та встановлювати для кожної філії відповідність між КАО по корпорації і КАО цієї філії. Доповнення до корпоративної таблиці, виконані в різних філіях, також можуть виконуватися за допомогою утиліти CORPO.
Наведені варіанти не виключають один одного. Оптимальний вибір визначається конкретними умовами, зокрема, потребою періодичного доповнення (зміни) корпоративної аналітики.
Вищезгадані корпоративні таблиці (валют, КАО) повинні бути в базах даних усіх філій. Відповідність валют і КАО також має встановлюватися в усіх філіях.
Для відбору даних по філіях виконується налаштування, яке охоплює опис логічної структури корпорації, планів рахунків, видів консолідованих звітів.
Виконуючи зазначені умови, користувач може:
вибрати потрібний йому вид консолідованих звітів, у який входить заданий перелік філій;
вибрати план рахунків (ведення обліку в кількох планах);
для обраного виду звіту встановити параметри відбору даних і формування.
Модуль «Консолідація» дає можливість отримувати звіти за результатами операцій, проведених у решті модулів Контуру бухгалтерського обліку. Відмінність полягає в тому, що звіти можна отримати на основі даних декількох філій корпорації (рис. 26).
Рис. 26. Консолідована звітність:
1 — по всій корпорації за всіма планами рахунків;
2 — по головній фірмі та філії № 1 за Планом рахунків 2