11.3. Автоматизація обліку витрат на виробництво засобами універсального програмного продукту
Розглянемо особливості використання модуля «Фактичні затрати» системи «Галактика». Він призначений для автоматичного розрахунку фактичних виробничих витрат за результатами виробничої діяльності підприємства за місяць. Цей модуль є компонентом Контура управління виробництвом і орієнтований на використання фахівцями виробничого бюро (сектора) бухгалтерії підприємства. Його функціонування можливе лише за функціонування на підприємстві модулів «Виробництво», «Зарплата», «Техніко-економічне планування на підприємстві».
Функціонально модуль охоплює: базу даних, що входить до складу інтегрованої бази даних системи «Галактика»; сукупність екранних форм для введення інформації; сукупність розрахункових задач, що реалізують оброблення інформації та отримання вихідних звітних форм; вбудовану довідкову систему та сервісні функції (текстовий редактор, калькулятор, драйвери налаштування монітора та принтерів). Доступ до цих ресурсів забезпечується через головне меню (рис. 24).
Налаштування передбачає: статті калькуляції, елементи витрат, кошториси витрат, варіанти обліку витрат, установлення року та місяця, службові звіти (налаштування статей калькуляції, налаштування елементів витрат, налаштування кошторисів витрат). Довідники складаються з каталогу матеріальних цінностей, типів і груп матеріальних цінностей, підрозділів, одиниць виміру.
Рис. 24. Структура модуля «Фактичні затрати»
Контрольні звіти передбачають обороти за рахунком, обороти за об'єктом, ставки поглинання накладних витрат. Звіти зі зведення витрат охоплюють зведення за статтями калькуляції, зведення за елементами витрат; зведення за статтями і елементами, відхилення плану та факту (за статтями калькуляції та за елементами витрат). Звіти за кошторисами витрат виокремлюють склад кошторису та розшифрування кошторису. Звіти за калькуляціями: калькуляція витрат за об'єктом (підприємством, цехом); калькуляція на виріб за підприємством; калькуляція на виріб за цехами; калькуляція на виробниче замовлення.
Модуль «Фактичні затрати» передбачає формування і підтримку в робочому стані таблиць, що налаштовуються, за розрахунками фактичних витрат; забезпечує взаємозв'язок з іншими модулями системи «Галактика».
Він забезпечує розрахунок:
сум прямих фактичних витрат за статтями калькуляції в розрізі цехів і на підприємстві;
фактичних кошторисів накладних витрат за комплексними статтями калькуляції;
сум фактичних витрат за економічними елементами;
фактичних витрат по підприємству;
сум прямих фактичних витрат за замовленнями або виробами;
калькуляцій фактичної собівартості виробів.
Основне джерело інформації для розрахунків — книга бухгалтерських проводок, яка формується модулями Контура бухгалтерського обліку протягом звітного періоду.
Щоб відібрати з книги бухгалтерських проводок інформацію про виробничі витрати, виконують налаштування статей калькуляції, елементів витрат, кошторисів накладних витрат на кореспонденцію рахунків. У системі зазначають, на яких проводках виконувати відбір даних про затрати з книги проводок. Таким чином, розраховується зведення фактичних витрат на виробництво за звітний період (місяць) та фактичне виконання кошторисів накладних витрат.
Для розрахунку калькуляцій фактичної собівартості виробів, напівфабрикатів або виробничих замовлень використовуються коди аналітичного обліку. Використовуючи дані аналітичного обліку, з книги бухгалтерських проводок вибираються суми прямих витрат (матеріальних і за оплатою праці) на вироби, напівфабрикати, виробничі замовлення або групи продукції. Розподіл прямих фактичних витрат і фактичних кошторисів накладних витрат на одиницю виміру кожного виробу виконується на основі фактичних обсягів випуску продукції за місяць. Для розподілу накладних витрат допоміжних цехів на основні цехи використовуються звітні дані про надані допоміжними цехами послуги основним цехам та іншим підрозділам.
Результатом роботи модуля є: фактичне зведення витрат на виробництво, фактичні кошториси накладних витрат по цехах і на підприємстві, фактичні калькуляції собівартості об'єктів аналітичного обліку (виробів, напівфабрикатів, виробничих замовлень, груп матеріальних цінностей).